На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Если в переходящем деле есть документы, которые утратили силу, можно ли их передать в архив на уничтожение? Например, есть дело, соответствующее ст. 55 Перечня 2019[1] «Лицензии и приложения к ним», которое хранится 5 лет после прекращения действия лицензий. Это дело переходящее с 2015 года, поскольку в нем есть действующие лицензии. Но также в нем есть лицензии, которые перестали действовать до 2018 года, соответственно, их можно уничтожить. Как изъять эти отдельные лицензии и как оформить на них акт о выделении к уничтожению?
Ответ
Документы, о которых идет речь в вопросе, относятся к категории документов с временным сроком хранения.
Дела постоянного (в том числе со сроком хранения «До ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов)[2].
Документы временных сроков хранения (до 10 лет) можно не подшивать (не переплетать), то есть оставить так, как они были сформированы в текущем делопроизводстве (в папках-регистраторах, скоросшивателях и т.д.). Это значит, что номенклатурное дело, в которое сформированы лицензии, может храниться в структурном подразделении непрошитым, с непронумерованными листами, без оформленных листов-заверителей и обложек.
Экспертиза ценности в организации, а значит, и в каждом структурном подразделении должна проводиться ежегодно[3]. К уничтожению документы (даже с истекшими сроками хранения) должны выделяться после проведения экспертизы ценности.
На основе указанных предложений работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (рекомендуемый образец приведен в приложении № 3 к Правилам 2023).
ВАЖНО
Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт[5].
С учетом нормативно-правовой базы после проведения экспертизы ценности в 2024 году вы имеете право выделить и физически обособить из дела «Лицензии на осуществление деятельности и приложения к ним» те лицензии, срок хранения которых в соответствии со ст. 55 Перечня 2019 истек. Далее необходимо включить эти документы в предложение к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Предложения к акту о выделении к уничтожению документов (Пример 1) – это рабочий документ, для составления которого может быть использована форма акта о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения (Приложение № 3 к Правилам 2023), в котором дополнительно указывается наименование структурного подразделения.
На основании предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. По сути, предложения к акту о выделении к уничтожению документов – это документ, на основании которых могут быть составлены акты о выделении документов к уничтожению всей организации в целом.
________________________________
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Пункт 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023).
[3] Пункт 20 Правил 2023.
[4] Здесь и далее выделено автором.
[5] Пункт 26 Правил 2023.