Опрос провела М.В. Сипатова, редактор журналистского агентства СС 20
Как выбрать ассистента, который будет делать свою работу на высшем уровне и экономить ценное время шефа? Пунктуального, ответственного, знающего свое дело?.. Нам показалось интересным дать «взгляд с другой стороны». Мы попросили наших экспертов – руководителей – рассказать, как они искали своего ассистента или секретаря. Информация пригодится, если вы собираетесь уходить и вам нужно найти кандидатуру на свое место или управляете структурой, где много помощников и их требуется менять.
У меня есть персональный помощник. Он контактирует напрямую со мной и выполняет мои задачи.
Нехорошо, когда помощник совмещает эту работу с любой другой в компании. Таков мой личный опыт. Два предыдущих ассистента у меня совмещали функции с другими должностями в организации. Одна была рядовым сотрудником, в «догрузку» ей дали обязанности моего личного помощника. Но она росла и брала на себя все больше ответственности. Стало очевидно, что на должности заместителя директора по административным вопросам эта помощница даст компании больше. Почти такая же история повторилась со следующим личным помощником, молодым человеком. Мне с ним было комфортно, работали вместе два года. У него есть большая экспертиза в видеопродакшене. Если раскрутить, усилить данную область, можно обеспечить стратегическое развитие компании. Мы сделали моего помощника руководителем службы продакшена, теперь он полностью сфокусирован на этом.
Сейчас у нас с партнером по бизнесу одна помощница на двоих. Это очень удобно. У нас много вопросов, которые нужно обсуждать, а помощница обладает всей необходимой информацией. Ей проще все организовывать и состыковывать. К тому же она полностью загружена, и мы не привлекаем ее к ведению проектов компании и к оперативной деятельности. Но при этом помощница отмечена в функциональной организационной структуре.
При поиске помощника всегда нужно задавать четкие критерии и рамки. То есть максимально конкретно прописывать, какой функционал вы ему планируете передать. Например, мне нужен был такой сотрудник, который умел снимать и монтировать информацию для сторис. Это навык, и по нему уже можно отсортировать большое количество кандидатов, которые как минимум не умеют делать нормальное видео.
Поиск грамотного и релевантного персонального ассистента похож на процесс достижения целей. И здесь стоит упомянуть известную систему SMARТ. Она как раз позволяет определить и описать цель, которая должна быть конкретной, достижимой, адекватной, ограниченной по возможности и отвечающей вашим ценностям. Формулируйте свое намерение – и действуйте.
Одни из моих ключевых ценностей – реализация и инициативность. И помощников я ищу, проверяя их на эти два качества. Поэтому задаю соответствующие вопросы. Например: что вы читаете? Где учитесь? Как проводите свободное время? Что вам интересно? Чем гордитесь в своей жизни? Какие ситуации были, которые казались невозможными, но вы их решили?
Кроме этого, мне важен уровень энергии человека. Если со мной будет работать флегматик, его просто «снесет». Я же буду умирать от скуки рядом с ним и стремиться все время «поставить его на ускорение».
Люблю, когда информацию предоставляют тезисно, быстро, четко, мне всегда важен результат. Люди, которые много говорят не по сути, льют воду, выводят меня из себя. Я ставлю задачу и жду, чтобы мне честно и лаконично сказали, что есть вот такое решение, это получилось, а это – нет.
На собеседовании я всегда говорю максимально прямо, какой человек мне нужен. Ошибка многих лидеров бизнеса в том, что они сами не осознают, какой ассистент им требуется. Эти боссы считают, что уже достигли того уровня, когда кто-то может вести календарь, но по факту не способны делегировать даже такую работу. Честно говоря, я до сих пор сама его заполняю, но лишь потому, что мне не нравится чувствовать себя несвободной. При этом есть огромное количество задач, которые делегирую своему помощнику.
Для поиска помощника смело обращайтесь к официальным ресурсам – «Работа.ру», SuperJob, HeadHunter и т.д. Предлагаю использовать телеграм-каналы и онлайн-школы, в которых учатся пока еще зеленые помощники. В этом случае компания сможет сэкономить на зарплате. Таких онлайн-школ на самом деле очень много.
Опубликуйте вакансию в соцсетях компании и на странице руководителя. Тут сработает и сарафанное радио, особенно если аккаунт шефа раскручен и привлекает интерес людей. Если директор опубликует вакансию на своей странице – потенциальный ассистент получит возможность посмотреть фото и почитать посты будущего босса. Так он поймет, его ли это человек, готов ли быть под его руководством.
Также обратите внимание на телеграм-каналы и соцстраницы, которые рассказывают о стартапах. Отлично, когда помощник вообще понимает, что такое бизнес-система и как она построена.
Сформулируйте задачи, которые должен решать ассистент.Важно понимать, что будет входить в круг его обязанностей.
Используйте на собеседовании тест Адизеса (подробнее об этом см. далее).
1. Если нужен помощник, который освободит руководителя от рутинных, мелких, операционных дел, а также вопросов контроля, регламентов, лучше брать людей с хорошо прокачанной административной функцией А. Они умеют качественно выполнять повседневные операции. Такие помощники должны быть по психотипу администраторами.
2. Если требуется помощник, в задачи которого будет входить общение с клиентами, коллегами или даже расширение продаж, лучше нанимать людей с сильной функцией P – предпринимателей и производителей. Они отлично коммуницируют и достигают результатов.
3. Если нужен помощник, который выстроит работу, отладит бизнес-процессы, лучше брать людей с хорошо прокачанной функцией интеграции I. Они умеют создать такую атмосферу и систему ценностей, которые заставят сотрудников компании действовать сообща.
4. Если в команду требуется идейный, креативный ассистент, который будет вовлекаться в работу с конкурентами, анализировать, лучше нанимать кандидатов с творческой жилкой, т.е. прокачанной функцией Е. Они умеют определять действия, которые требуются для улучшения деятельности.
Чаще всего шефы ищут помощника с административными и системными, стабилизирующими функциями. Этот человек может выстроить план своего босса, напомнить ему о встречах. И тогда у лидера складывается впечатление, что о нем наконец-то позаботились, ведь такой ассистент все раскладывает по полочкам. Если для собственника, управленца важны стратегические результаты, ему нужен помощник-администратор.
Самая частая ошибка при поиске ассистента – неправильно поставленная задача. Тогда на выходе вы получите некачественную работу. Этим страдают новоиспеченные предприниматели и управленцы. Они не умеют формулировать и подробно проговаривать задачу с планируемым результатом. Им кажется, что это само собой разумеющееся. Бывает, что лидер, который не обладает таким навыком, увольняет помощника раз в два-три месяца, а то и чаще.
Поэтому осваивайте SMART и учитесь ставить четкие задачи. Только так можно достичь взаимопонимания и наладить эффективное взаимодействие между собственником, директором и помощником.