Собственник: «Олег, у меня магазин. Товар закупаю, на склад привожу, продаю. Вроде все как у людей. А денег нет. Выручка есть, а прибыли нет. Где дыра?»
Я: «А инвентаризацию когда последний раз проводили?»
Он: «Ну... месяц назад. Вроде все сходилось».
Я: «Вроде или точно?»
Он замялся.
Через час на складе мы нашли 5 дыр, через которые уходило 500 тыс в месяц.
Коротко
Склад в розничном бизнесе - это черная дыра для денег.
Товар приходит, лежит, портится, теряется, воруется.
Никто не знает точных остатков.
Заказы делают «на глаз».
Многие собственники списывают потери на «специфику бизнеса».
А на самом деле - это просто дыры в учете.
Мы зашли в магазин, который работал 5 лет и считал себя стабильным.
Нашли 500 тыс потерь в месяц. Вот где они были.
Дыра 1. Товар «терялся» на складе
Как было
Товар приходит от поставщика.
Кладовщик принимает, ставит галочку в накладной.
Часть товара «испортилась при транспортировке».
Часть «не довезли».
Никто не сверяет фактическое количество с заказанным.
Никто не считает потери.
Что увидели в цифрах
Мы пересчитали 10 последних поставок.
Расхождение между тем, что заказали, и тем, что реально пришло:
- в 6 поставках недовложение 5-15%
- в 2 поставках пересорт (не тот товар)
- в 1 поставке брак
Общая сумма недовложения за месяц - 180 000 руб.
Поставщики просто «теряли» товар по дороге.
А магазин оплачивал по накладным.
Потери: 180 000 руб в месяц.
Что сделали
Ввели правило: приемка товара только с пересчетом.
Кладовщик взвешивает и пересчитывает каждую позицию.
Расхождение больше 3% - акт о недостаче.
Поставщик платит.
Через месяц недовложение сократилось до 10 000 руб в месяц.
Дыра 2. Товар портился на складе
Как было
На складе бардак.
Скоропорт лежит рядом с долгоиграющим.
Товар с истекающим сроком - в глубине стеллажа.
Новый товар кладут перед старым.
Продукты портятся, списываются, деньги уходят в мусор.
Что увидели в цифрах
Собрали акты на списание за месяц.
- списано просроченных продуктов - 95 000 руб
- списано испорченных (неправильное хранение) - 45 000 руб
- списано побитых (неправильная укладка) - 30 000 руб
Итого: 170 000 руб в месяц выброшено.
Что сделали
Ввели систему FEFO (First Expired - First Out).
Товар с ближайшим сроком годности - на передний план.
Новый товар - в конец стеллажа.
Настроили контроль:
- товар с истекающим сроком (менее 7 дней) - уведомление продавцам
- товар с истекающим сроком (менее 3 дней) - скидка 30-50%
- товар с истекшим сроком - разбор с кладовщиком
Результат:
- списание просрочки сократилось на 80%
- экономия 136 000 руб в месяц
Дыра 3. Ошибки в заказах поставщикам
Как было
Закупщик смотрел остатки «на глаз».
Если кажется, что мало - заказывал больше.
Если кажется, что много - не заказывал.
То товар заканчивался - продажи терялись.
То лежал годами - деньги замораживались.
Что увидели в цифрах
Посчитали оборачиваемость товаров.
- 30% позиций - сверхнормативный запас (лежат больше 3 месяцев)
- 15% позиций - дефицит (постоянно заканчиваются)
В сверхнормативном запасе заморожено 2,5 млн руб.
При стоимости денег 15% годовых - 375 000 руб в год.
Плюс упущенная выгода от дефицита - еще 200 000 руб в месяц.
Потери: 375 000 руб в год + 200 000 руб в месяц.
Что сделали
Ввели систему автозаказа.
Задали норматив:
- минимальный остаток (страховой запас)
- точка заказа (когда пора заказывать)
- оптимальный размер заказа
Система сама подсказывает: «Товар Х - осталось 10 штук, норма 20, пора заказывать».
Закупщик только подтверждает.
Результат:
- дефицит сократился на 90%
- сверхнормативные запасы снизились на 60%
- высвободили 1,5 млн оборотных средств
Дыра 4. Воровство персонала
Как было
Списать товар «в брак» мог любой.
Продавец - «разбил упаковку».
Кладовщик - «испортилось при хранении».
Никто не проверял.
Товар выносили домой, продавали налево, дарили друзьям.
Что увидели в цифрах
Посмотрели акты на списание за месяц.
Сумма списаний - 120 000 руб.
Больше, чем чистая прибыль магазина.
Разобрали причины:
- 20% - реальная порча
- 30% - «испортилось» без доказательств
- 50% - «разбито» и «потеряно»
Поговорили с персоналом.
Признались: часть списаний - это «компенсация» за то, что мало платят.
Часть - просто выносили.
Потери: 100 000 руб в месяц.
Что сделали
- каждое списание - только с актом
- акт подписывает продавец и кладовщик
- раз в неделю проверяем 20% списаний
- если списание не подтверждено - вычет из зарплаты
Результат:
- списания сократились с 120 000 до 25 000 в месяц
- экономия 95 000 руб
Дыра 5. Инвентаризация раз в год
Как было
Инвентаризация - раз в год, перед отчетом.
Кладовщик готовится месяц.
Собственник подписывает акт.
Никто не вникает.
Что увидели
Сделали внеплановую инвентаризацию.
Расхождение между тем, что должно быть, и тем, что есть - 450 000 руб.
- на складе - недостача 250 000
- в торговом зале - расхождение 150 000
- в подсобке - 50 000
Куда ушло?
В одних случаях - не учли возвраты от клиентов.
В других - списали без акта.
В третьих - просто потеряли учет.
Потери: 450 000 руб (разово).
Что сделали
Ввели ежемесячную инвентаризацию.
- каждый последний день месяца - выборочная проверка (20% позиций)
- раз в квартал - полная инвентаризация
- собственник участвует лично
Расхождения больше 5% - разбор с кладовщиком.
Два месяца подряд с большими расхождениями - увольнение.
Результат:
- расхождения сократились до 1-2%
- товар перестал «теряться»
Что сказал собственник
«Я 5 лет думал, что потери на складе - это норма.
Все магазины так работают.
А оказалось, что мы просто не считали.
Товар недовозили поставщики - мы платили.
Товар портился - мы выбрасывали.
Заказы делали на глаз - то дефицит, то завал.
Персонал воровал - мы не видели.
Сейчас каждая единица товара на учете.
Приемка - только с пересчетом.
Списания - только с актом.
Инвентаризация - каждый месяц.
И знаете, товар перестал "теряться".
А прибыль выросла на 30%».
Чек-лист для розничного магазина
Приемка
- Товар принимаете с пересчетом?
- Расхождения фиксируете актом?
- Поставщик платит за недостачу?
Хранение
- Скоропорт отдельно?
- FEFO соблюдается?
- Товар с истекающим сроком - в продажу или на скидку?
Заказы
- Заказы по системе или «на глаз»?
- Есть нормативы остатков?
- Дефицит и сверхнорматив - считаете?
Списания
- Каждое списание с актом?
- Акты проверяются?
- Воровство контролируется?
Инвентаризация
- Проводите чаще 1 раза в год?
- Участвуете лично?
- Расхождения разбираете?
Если хоть на один вопрос ответ «нет» - вы теряете деньги.
P.S. Про MAX
В MAX я каждый день разбираю такие кейсы.
Приходите со своим магазином - найдем ваши дыры.
P.P.S. Прямо сейчас.
Зайдите на склад. Возьмите 10 любых товаров.
Сверьте остаток в системе с тем, что реально на полке.
Если расхождение больше 10% хотя бы по одному товару - вы теряете деньги.
Каждый день.