Хаос в компании — это не просто суета, а системный сбой. Когда сотрудники «горят» дедлайнами, а результаты остаются на месте, причин хаоса можно назвать много: и низкая производительность труда, и отсутствие необходимых компетенций у сотрудников, и слабая мотивация. Однако основная проблема почти всегда лежит на уровне управления. Для руководителей важно понимать: вы не просто участник процесса, вы его архитектор. Давайте разберёмся, какие типы хаоса существуют, почему они возникают и как с ними бороться.
1. Тактический Хаос: «Семь пятниц на неделе»
Это хаос импульсивных решений. Вы, как энергичный лидер, загораетесь новой идеей и тут же перебрасываете команду на её реализацию, забывая о текущих задачах. Последствия предсказуемы: сотрудники либо имитируют деятельность, либо работают на износ, но без результата.
Заместитель директора одной компании, как-то сказал мне: «Я никогда не тороплюсь сразу выполнять поручение шефа – у него семь пятниц на неделе. Жду до вечера или до завтра, а потом уточняю актуальность. 8 из 10, что отменит».
2. Структурный Хаос: «Пастух своих задач»
Вы превращаетесь в узкого исполнителя, решая рутинные вопросы вместо того, чтобы выстраивать систему. Микроменеджмент, отсутствие делегирования, работа сверхурочно и «на поток» вопросов убивают вашу способность заниматься развитием бизнеса.
В одной компании директор по продажам всегда была чрезмерно загружена. Она руководила управляющими филиалов в разных регионах. В течение всего рабочего дня руководительница «висела» на телефоне, отвечая на одни и те же вопросы своих подчинённых по очереди. С утра – Владивосток, вечером – Калининград, в промежутке все остальные регионы нашей страны. Этой руководительнице даже в голову не приходило, какой ущерб она наносила своей компании.
3. Стратегический Хаос: «Некогда думать, делать надо»
Компания растёт, но растёт хаотично. Отсутствие чёткой организационной структуры и стратегии приводит к постоянным переделкам, ошибкам и демотивации. Расширение штата вместо оптимизации процессов — классический признак этого типа хаоса.
Кадровик одной компании систематически задерживалась на работе, не успевая выполнять все функции в срок. Сотрудников постоянно перемещали из одного юридического лица в другое, а потом обратно, переводили с должности на должность, из подразделения в подразделение. Это происходило из-за того, что в компании не было чёткой организационной структуры, поэтому решения принимались по предложению кого-либо из руководителей, без оценки последствий для компании в целом. Сизифов труд, демотивация кадровика и ошибки в документах из-за спешки и текучки.
4. Роль Помощника: Партнёр, а не Спасатель
Часто встречаю жалобы HR на то, что топ-менеджеры возлагают на помощников, а именно секретарей, референтов, функции по избавлению компании от хаоса. Большинство помощников с такими задачами не справляются, чем вызывают недовольство у своих руководителей. Помните: помощник руководителя — мощный инструмент наведения порядка, но только в рамках своих полномочий. Он не может решить системные проблемы, но может стать вашим внешним процессным контролёром.
Чёткое разграничение ответственности:
- Руководитель: Определяет приоритеты, принимает решения, устанавливает правила.
- Помощник: Фиксирует эти решения, ведёт единый план/календарь, отслеживает статусы задач, напоминает о дедлайнах и фильтрует входящую информацию.
Превратите помощника в «шерифа» ваших процессов. Его задача — не делать за вас, а не давать вам и команде сбиваться с курса.
Что делать в случае системного хаоса руководителю?
Универсального рецепта, подходящего всем организациям, нет, но есть алгоритм:
· Если компания быстро растёт, хватается за всех клиентов, реализует много проектов и растёт экстенсивно: сделать паузу, сформулировать цели и определить стратегию.
· Если в компании все делают всё, а спросить не с кого: разграничить зоны ответственности и упорядочить процессы.
· Если рабочее время тратится на устранение одних и тех же ошибок: систематизировать их и выработать правила профилактики.
· Если сотрудники конфликтуют и перекладывают друг на друга ответственность: устранить причины разногласий и обучить командному взаимодействию.
· Если сотрудники вручную делают то, что давно можно автоматизировать: подобрать необходимое программное обеспечение.
· Если у сотрудников не хватает квалификации для оперативного решения задач: обучить или заменить.
Как говорилось в одном старом фильме, чистота бывает не там, где постоянно подметают, а там, где не разбрасывают мусор. Поддерживать порядок придётся постоянно, прививая всем сотрудникам культуру бережливого менеджмента: без потерь, ненужной работы и необходимости постоянно устранять порождённые хаосом проблемы.
Ваша главная задача как лидера — создать систему, которая сама поддерживает этот порядок, освобождая вас от рутины для решения стратегических задач.