Плохие встречи редко возникают из-за одной причины. Чаще это сочетание факторов: размытые ожидания, слабая подготовка, привычка «разобраться по ходу» и отсутствие общего понимания, зачем вообще все собрались.
На этом фоне идея кажется здравой: если перед встречей напомнить участникам о цели, качество встреч должно вырасти. Но так ли это на самом деле?
Разбираю результаты свежего исследования «Nudging Attention to Workplace Meeting Goals: A Large-Scale, Preregistered Field Experiment»,и делюсь выводами.
Автор статьи: Евгений Яров, фасилитатор стратегических и командных сессий
ВЛИЯЕТ ЛИ НАПОМИНАНИЕ О ЦЕЛИ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВСТРЕЧ?
Исследование провели в крупной технологической компании как полевой эксперимент: 361 участник, 7196 встреч, две рабочие недели наблюдения. Участники из основной группы перед встречами проходили короткий опрос: нужно было выбрать, что будет считаться успешным результатом предстоящей встречи. Контрольная группа опрос не проходила. После встречи обе группы заполняли короткий опрос об эффективности встречи. Опрос для основной группы приходил за 5 минут до начала встречи и через 2 минуты для обеих групп после ее запланированного окончания. В опросе о встречи можно было выбрать несколько целей из списка и при необходимости добавить свою.Вмешательство было минимальным, а исследование встроенным в рабочий процесс.
ВЫВОД ИЗ ИССЛЕДОВАНИЯ
В группе, которая проходила опрос до встречи и выбирала цели, эффективность встреч не стала выше, по сравнению с группой, которая опрос не проходила.
ЧТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ИЗМЕНИЛОСЬ:
Несмотря на это, исследование дало более важный побочный эффект. В обеих группах выросло понимание целей и качество коммуникации о целях встреч. Люди не начали резко считать встречи лучше, но начали четче понимать, зачем идут на встречу и как об этом говорить. Авторы прямо называют это более ранними, вводными факторами эффективной встречи. Гипотеза не подтвердилась, но судя по данным и качественной части, опросы после встречи начали работать как отдельное воздействие. Сотрудники, регулярная оценивая качество проведенных встреч, стали лучше замечать цели, качество обсуждения и собственные действия. И это происходило не только в основной группе, но и в контрольной.
ВАЖНО НЕ ПЕРЕГРУЗИТЬ СОТРУДНИКОВ
Есть и еще один инсайт. Более двух третей участников в целом были заинтересованы в таких инструментах рефлексии в будущем. При этом участники основной группы, которые получали больше опросов, были менее заинтересованы в новых подсказках, чем контрольная группа. Сама идея людям нужна, но перегружать ей рабочий процесс нельзя.
Важно оценивать не только полезность инструмента, но и стоимость внимания, затрат, которые он требует у сотрудника.
МОИ ВЫВОДЫ: КАК ПРОВОДИТЬ ЭФФЕКТИВНЫЕ ВСТРЕЧИ?
Первое. Качество встреч нельзя заметно улучшить одним коротким действием перед началом. Если в команде нет привычки готовиться, если цели не обсуждаются заранее, если участники не считают это своей зоной ответственности, одно напоминание перед созвоном ситуацию не изменит.
Второе. Более полезной точкой входа может быть не подготовка перед встречей, а короткая фиксация смысла после нее. Рефлексия после встречи в этом исследовании оказалась самостоятельным механизмом изменения поведения. Люди начали лучше замечать цели, яснее оценивать результат, а это уже про управленческую привычку.
Третье. Инструменты для встреч должны помогать действовать и продвигаться вперед. Если система просит человека подумать о цели, но дальше эта цель никуда не попадает и ни на что не влияет, ценность быстро теряется. Если же цель становится частью приглашения, договоренности, итогов встречи, списка решений или следующего шага, появляется реальная польза.
ЧТО СДЕЛАТЬ, ЧТОБЫ УЛУЧШИТЬ КАЧЕСТВО ВСТРЕЧ, УЖЕ СЕЙЧАС?
1. Работать не только с итоговой оценкой встречи. Смотрите, была ли цель понятна до встречи, совпадали ли ожидания участников, было ли ясно, какой результат нужен. Именно эти вещи в исследовании сдвигались раньше, чем общая оценка эффективности.
2. Не превращать подготовку к встречам в обязательный ритуал для всех подряд. Логичнее применять такие механики точечно: для встреч, где есть неопределенность, нужно решение, требуется согласование между функциями или есть риск потери фокуса. Для типовых встреч это может быть излишне, помните про стоимость внимания и затраты.
3. Делать рефлексию короткой, но привязанной к следующему действию. Сам вопрос про цели полезен, но слаб сам по себе. Сильнее работает связка: какая была цель, что по итогу получили, что делаем дальше. Если эта цепочка встроена в рабочий инструмент, она начинает влиять на поведение.
4. Вводить новую рабочую практику, это вопрос культуры: кто считает, что должен думать о цели; читают ли люди материалы заранее; есть ли привычка приходить на встречу с понятным ожиданием от результата