Этот инструмент для бухгалтерского бизнеса решит вашу проблему🙌🏼.
Делюсь подробным разбором одного из регламентов для бухгалтерской компании.
Взяла самый простой но важный регламент «Составление списка недостающих документов».
В этом месяце вопрос недостающих документов висит как никогда остро ☝🏼.
❗️ Много нововведений.
❗️ Много документов надо переделать, запросить, найти.
❗️Никто не хочет этим заниматься.
Типичный сценарий:
Собственник бухгалтерской компаний пытается собрать у клиента документы — клиент не выходит на связь.
Сотрудники клиента перенаправляют вас друг к другу, и вы ходите по кругу.
Можно ли по-другому? Нужно!
Во-первых, нужно, чтобы было всё вовремя. Во-вторых, чтобы этим занимались ваши сотрудники, а не вы.
Разбор регламента (сжатый):
📌Цель:
Обеспечить своевременный сбор и контроль закрывающих документов по расчетам с поставщиками и покупателями, выявить недостающие документы и направить клиенту список для устранения разрывов.
📌 Результат
Сформирован и согласован с клиентом список недостающих документов по счетам 60 и 62.
Все выявленные расхождения устранены (закрывающие документы получены или подтверждены).
📑 Алгоритм действий
Шаг 1. Формирование данных
В 1С формируем ОСВ по счетам 60 и 62 за прошлый месяц.
Выгружаем в Excel.
Убираем лишние столбцы: Остатки на начало, Обороты за месяц.
Шаг 2. Подготовка списка
По счету 60:
• В графе «Дебет» пишем: «Нам должны вернуть/закрыть (не хватает документов)».
• В графе «Кредит» пишем: «Мы должны (не оплачено)».
По счету 62:
• В графе «Дебет» пишем: «Нам должны (нет оплаты)».
• В графе «Кредит» пишем: «Мы должны (нет акта/товарной накладной/УПД)».
Составляем итоговую таблицу с пометками, какие документы отсутствуют (счета-фактуры, акты, накладные и др.).
Основная информация
Настроить повторение
Дополнительные настройки
- Таймеры
Шаг 3. Согласование с клиентом
Отправляем таблицу клиенту на согласование.
Клиент должен:
- подтвердить правильность данных, предоставить недостающие документы, либо пояснить особые условия (бартер, взаимозачет, корректировка).
Шаг 4. Дополнительные сверки
Если клиент просит сделать акт сверки с контрагентом:
- запускаем дополнительную задачу из шаблона №24 «Сверка с контрагентом по запросу клиента».
Шаг 5. Финализация
После получения недостающих документов вносим их в 1С.
Проверяем вопрос
ОСВ по 60 и 62 счетам.
Формируем финальный список закрытых и открытых позиций.
⚠️ Контроль
Проверка, что все счета 60 и 62 закрыты корректными документами.
Список согласован с клиентом.
Нет разрывов по сальдо, неподтвержденных остатков.
Чек-лист
✅ Отправить список недостающих документов клиенту
✅ Получить недостающие документы
✅ Получить обратную связь, что все остатки по 60, 62 счетам соответствуют действительности
👉🏼В ЭТОМ ВИДЕО подробно разобрала, как этот регламенты выглядит в CRM системе, как он работает и почему он должен быть именно в с CRM, а не "на бумажке" или в WORD.
Вы видите, какой объемный процесс получился? А теперь представьте, что таких процессов в бухкомпании около 200 и все их надо делать идеально.
Сможет ли бухгалтер удержать всё в голове? Не думаю 😉.
Именно поэтому я и сделала регламенты под каждый процесс. Чтобы сотрудники меньше задач держали в голове, а я меньше переживала, что они что-то упустят ❤️.
Больше инструментов для бухбизнеса есть в:
- Телеграм https://t.me/larisamagafurova