Неэффективный ручной труд, некорректный учет и избыточные запасы на складах повышают издержки бизнеса. Цифровые технологии, напротив, минимизируют расходы и увеличивают прибыль. В статье расскажем, как оптимизировать работу склада на базе решений 1С, а также покажем реальный кейс внедрения адресного склада.
Цели автоматизации складского учета
1. Сокращение доли ручного труда
Чем дольше сотрудники выполняют обычные складские операции, тем дороже это обходится бизнесу. Работая по старинке, кладовщики вручную вводят данные о приходе товаров в систему учета. Собирая заказы по бумажным документам, персонал склада долго ищет нужные позиции. В результате владельцы бизнеса оплачивают переработки и нанимают дополнительных сотрудников.
Автоматизация работы склада и переход на электронные документы сокращают время на приемку, размещение, отбор и отправку товаров приблизительно в 2 раза.
2. Прозрачность и точность данных учета
Ошибки при отгрузке на складах без адресного хранения и электронного документооборота достигают 20%. В результате появляется пересорт. Номенклатура, хранящаяся на складе, не соответствует данным в системе учета. Покупатели не могут получить заказанный товар по причине его физического отсутствия на складе.
Бывает, что партии с более поздним сроком изготовления сотрудники отгружают раньше, чем товары с истекающим сроком годности. В итоге приходится списывать «просрочку». Кто из сотрудников допустил ошибку и причинил компании ущерб, при таком подходе неясно.
Цифровизация работы склада сводит ошибки при отгрузке до минимума и уменьшает пересортицу. После настройки алгоритма FEFO (первый истекает — первый уходит) система при отправке отдает приоритет партии с более ранней датой изготовления.
3. Оперативное получение информации об остатках на складе
При бумажном документообороте трудно отслеживать оборачиваемость товаров. Как следствие, деньги «замораживаются» в неликвидных позициях либо возникает дефицит товаров повышенного спроса.
После автоматизации склада учетная система будет формировать отчеты об остатках и оборачиваемости товаров, прогнозировать спрос, сигнализировать о необходимости закупок. Как итог: количество неликвида на складе уменьшается на 25-35%. Использование ПО предотвращает дефицит критически важных позиций.
4. Формирование единого информационного поля для всех сотрудников
Когда коллеги из смежных подразделений (производство, склад, отделы закупок и продаж, бухгалтерия) работают в одной системе комплексной автоматизации предприятия, они видят одни и те же данные. Сюда относятся и актуальные остатки по складу. После проведения любой операции данные мгновенно поступают всем заинтересованным сотрудникам. Руководство компании получает контроль над процессами, начиная от закупок и заканчивая реализацией товара.
Кроме того, персоналу «оцифрованного» склада не нужно держать в голове информацию о местонахождении тех или иных позиций. Срок адаптации новых работников сокращается с нескольких недель до нескольких дней.
Как автоматизировать склад организации: цифровые платформы
Избежать финансовых потерь и повысить эффективность работы позволят решения на базе «1С:Предприятие»: «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP Управление предприятием». «1С:УТ» и «1С:КА» обычно внедряют малые и средние компании из сферы торговли или простого производства на уровне сборки из комплектующих. «1С:ERP» подойдет средним и крупным предприятиям, которые занимаются сложным многоэтапным производством.
Комплексные системы учета разбиты на отдельные блоки: «Продажи», «Закупки», «Управление производством», «Бухгалтерский и налоговый учет» и т.д.
Пользователи подсистемы «Склад» при помощи приходных и расходных ордеров фиксируют операции с товарами: приемку ценностей, перемещение их внутри или между складами, отгрузку. Сотрудники из смежных подразделений оперативно получают информацию о фактических остатках на складе. После настройки система автоматически отражает складские ордера в бухгалтерском и налоговом учете.
Инвентаризация на «оцифрованном» складе проходит более оперативно. Кладовщик получает сведения об остатках товара на определенном участке и вводит в систему данные о фактическом наличии номенклатуры. В ходе инвентаризации в 1С автоматически формируются отчеты с излишками и недостачами. Затем программа оприходует обнаруженные излишки или списывает недостачи в бухгалтерском и управленческом учете.
Складской учет в 1С: внедрение, настройка и доработка ПО
Однако самостоятельное внедрение типовых решений «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» редко решает все проблемы компании. Неправильная или неполная настройка ПО нивелирует те преимущества, которые заложили в него разработчики. Учетная система требует профессиональной настройки в соответствии с потребностями пользователя, а также разработки дополнительного функционала на уровне программного кода.
Наш реальный кейс: компания по производству электрооборудования внедрила систему планирования ресурсов «1С:ERP», но без настройки адресного хранения товаров. Остатки заготовок и полуфабрикатов предприятие учитывало в общем по складу. При этом руководители ставили цель: сократить время, которые сотрудники тратят на поиск необходимых компонентов. Также компания была заинтересована в оперативной и прозрачной инвентаризации остатков.
Решение проблем производитель нашел совместно интегратором 1С. Оптимальным выходом оказалась настройка функций адресного склада, заложенных в типовой версии «1С:ERP», и последующая доработка возможностей программы.
На первом этапе аналитик компании-интегратора Велес Рисерч совместно с руководством и ведущими пользователями заказчика изучили движение товаров по складу. Складское пространство было разделено на функциональные зоны, определены оптимальные маршруты передвижения сотрудников.
Специалист по 1С настроил в системе учета адресное хранение: создал иерархическую структуру ячеек, разработал правила размещения номенклатуры по адресам, настроил приоритеты при отборе товара.
На уровне программного кода разработчики 1С добавили в функционал программы контроль, запрещающий размещать номенклатуру вне заданной зоны хранения. А также доработали механизм создания цепочки связанных складских документов, которые автоматически формируются во время приемки.
Результат автоматизации складского учета
На этапе приемки товара «1С:ERP» стала рекомендовать кладовщикам подходящие ячейки для размещения номенклатуры. Это предотвратило «рассыпание» однотипных заготовок по складу. Связанные документы система создает автоматически, без участия человека.
При передаче полуфабрикатов на производство ПО показывает персоналу адреса ячеек с нужными компонентами. Сотрудники не ходят по складу в поисках заготовок. Риск потери товара минимизирован.
В ходе инвентаризации кладовщик быстро сверяет фактическое количество заготовок, хранящихся в нужных ячейках, с данными из описи.
Таким образом, после обращения к профессиональной команде Велес Рисерч (аналитикам, настройщикам, разработчикам ПО), предприятие наладило работу с отбором товаров и инвентаризацией остатков.
Автоматизация склада 1С: помощь специалистов
Если вы хотите обсудить оптимизацию работы своего склада, свяжитесь с нами. Вместе мы найдем проблемы, которые влекут за собой ненужные издержки. Специалисты подберут для вас комплексную систему учета с оптимальной конфигурацией, а затем настроят и доработают базовый функционал ПО в соответствии с потребностями вашего склада.
Автор: Рустам Молчанов, управляющий партнер ООО "Велес Рисерч"