Подписывайтесь, на наш канал
в MAX: https://max.ru/join/DGzfo5SL-3vaHFuy3xfd4Xh89Fte9OJGssdw1B7J1_o
И в Telegram https://t.me/bizjurist
Ведомство выпустило письмо, которое ставит точку в спорах о том, как именно работодатель должен фиксировать факт ознакомления сотрудника с документами. Разбираемся, почему формулировка «под роспись» теперь трактуется шире и как это влияет на кадровое делопроизводство.
Минтруд России в своем письме от 18 февраля 2026 г. № 14-6/ООГ-609 разъяснил, как следует понимать ключевую формулировку «под роспись», которая встречается в различных статьях Трудового кодекса. Документ, по сути, синхронизирует юридическую технику трудового законодательства с современными правилами делопроизводства и стандартизации.
Когда закон требует «росписи»
Ведомство напомнило, что обязанность знакомить работника «под роспись» возникает у работодателя в нескольких ключевых ситуациях, закрепленных в ТК РФ:
- При приеме на работу. До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника (под роспись) с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
- В процессе работы. С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ст. 22 ТК РФ).
- При увольнении. С приказом о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
До настоящего момента у кадровиков и юристов возникали вопросы: является ли обязательным наличие «живой» собственноручной подписи на бумажном листе ознакомления, или допустимы иные способы подтверждения?
Подпись, роспись и электронный документооборот
В своем письме Минтруд обращает внимание на системную связь терминов. В Трудовом кодексе наряду с выражением «под роспись» используются термины «подпись», «электронная подпись», «подписание» и «подписать».
Чтобы устранить противоречия, чиновники обратились к национальному стандарту — ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Согласно данному ГОСТу:
- Подписание документа — это удостоверение документа собственноручной или электронной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
- Подпись — это реквизит документа на бумажном носителе, подтверждающий его подписание.
Исходя из этого, Минтруд делает ключевой вывод: формулировка «под роспись» связана с подтверждением ознакомления подписью. При этом сама подпись не обязательно должна быть исключительно собственноручной (чернилами на бумаге), если иное не установлено специальными нормами или локальными актами работодателя, регулирующими электронный документооборот.
Смена акцентов: от филологии к практике
Это разъяснение интересно рассматривать в динамике. Ранее, в июле 2025 года, Минтруд уже высказывался на смежную тему, но тогда дискуссия касалась корректности употребления самого слова «роспись» в Трудовом кодексе. Словари указывали на то, что «роспись» — это перечень или список, в то время как собственноручное подтверждение правильнее называть «подписью».
В новом же письме от 18 февраля 2026 года ведомство отказалось от филологических споров в пользу практического смысла. Теперь акцент сделан не на том, как называется действие, а на том, как именно оно фиксируется.
Значение для работодателей
Разъяснение Минтруда имеет важное практическое значение для компаний, особенно в части внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО).
- Легитимизация электронного ознакомления. Если у работодателя внедрен КЭДО в соответствии с требованиями ТК РФ, ознакомление работника под усиленной электронной подписью (или с использованием иных способов, предусмотренных системой) будет признаваться надлежащим исполнением обязанности ознакомить сотрудника «под роспись».
- Снижение рисков. Работодатели могут спокойно использовать листы ознакомления в электронной форме, не опасаясь, что суд или проверяющие органы признают это нарушением из-за отсутствия «мокрой» печати или физического автографа на бумаге, при условии соблюдения законодательства об электронной подписи.
- Унификация подходов. Письмо позволяет унифицировать документооборот: понятия «подпись» и «роспись» в кадровых процедурах признаются связанными, а подтверждение ознакомления теперь трактуется как юридически значимое действие, совершенное с использованием любых допустимых законом средств идентификации лица.
Вывод
Письмо Минтруда от 18 февраля 2026 г. № 14-6/ООГ-609 фактически разъясняет, что современное трудовое законодательство не требует возврата к исключительно бумажным носителям для подтверждения факта ознакомления. Требование «под роспись» означает требование «под подтверждение подписью», форма которой (собственноручная или электронная) зависит от способа документооборота, установленного у конкретного работодателя.