Пока бизнес маленький, все просто: посчитал расходы в таблице и понял прибыль. Но как только появляются закупки в Китае, валюта, таможня и доставка, все начинает путаться. Один станок дорожает на сотни тысяч, а где именно эти деньги потерялись — непонятно. С такой ситуацией столкнулась компания «Маштехника», когда учет перестал давать ясность.
Немного о компании и специфике бизнеса
Компания работает с 2009 года. Она поставляет плазменные станки и расходные материалы к ним. Модель бизнеса типична для производственных и торговых компаний:
- Закупка оборудования в Китае.
- Доставка и таможенное оформление.
- Продажа в России.
- Валютные платежи и банковские комиссии.
Особенность модели — наценка и прибыль рассчитываются не по складу в целом, а по каждой единице оборудования. Чтобы понять, была ли прибыль на конкретном станке, нужно учитывать десятки факторов: курс валюты на день покупки, стоимость доставки, таможенные сборы и комиссии банков.
Проблемы до внедрения Аспро.Финансы
Ранее компания использовала 1С и параллельно Excel:
- В 1С фиксировались все хозяйственные операции.
- В Excel вручную собирали данные по каждой сделке, так как 1С не позволяет связать все расходы с одной единицей товара.
- В банк-клиенте проверяли остатки и сверяли их с учетными данными.
- В мессенджерах и почте хранились документы от поставщиков и переписка по логистике.
Такой подход работал на старте, но с ростом числа проектов и усложнением валютных операций он перестал быть эффективным.
Ограничения 1С
Система дает корректный бухгалтерский учет, но для управленческих задач неудобна. Чтобы собрать полную себестоимость одного станка, приходилось вручную выбирать все связанные операции:
- оплату поставщику;
- таможенные платежи;
- доставку до клиента;
- банковские комиссии за валюту.
Это занимало много времени и не гарантировало полной точности.
Нет единой картины по счетам
Компания использует несколько расчетных счетов в разных банках. Чтобы узнать актуальные остатки, финансовому директору приходилось заходить в каждый банк отдельно, вводить пароли и собирать информацию частями. Если нужно было понять не только остатки, но и детали операций — задача усложнялась в разы.
В оперативной работе приходилось либо довольствоваться обрывочными данными, либо тратить часы на ручной сбор информации.
Почему выбрали Аспро.Финансы
Компания искала сервис, который собирает все расходы по сделке в одном месте. Главные требования:
- учет по проектам, где проект = одна проданная единица;
- детализация по статьям расходов: таможня, логистика, банковские комиссии;
- контроль остатков на счетах в режиме реального времени;
- платежный календарь с фактическими данными.
Аспро.Финансы закрыл все эти потребности.
Как выстроили работу в системе
Внедрение прошло постепенно, полный переход занял около месяца. Настройку компания выполняла самостоятельно, обращаясь в техподдержку по сложным вопросам.
Важный момент — руководству не нужны стандартные отчеты ДДС и ПиУ. Главное — прозрачная картина по каждой сделке и актуальные остатки на счетах. Основу работы составили три инструмента:
- Проект = одна сделка. В системе заведены проекты для каждой единицы оборудования. Внутри проекта собираются все расходы: закупка валюты, таможенные платежи, логистика, банковские комиссии. Так можно открыть проект и увидеть полную себестоимость единицы.
- Раздел «Деньги». Все счета компании отображаются в одном окне. Данные загружаются автоматически или вручную, видны реестр операций и актуальные остатки в реальном времени.
3. Платежный календарь. Календарь служит инструментом планирования обязательств: налоги, зарплата, предоплаты, таможенные платежи. Он позволяет заранее видеть пиковые нагрузки, избегать кассовых разрывов и контролировать резервирование средств.
Результаты после внедрения
- Реальная себестоимость каждой единицы стала видна сразу, не нужно собирать данные из разных источников.
- Актуальные остатки на счетах вызывают доверие, ежедневная сверка с банком дает уверенность.
- Платежный календарь превратился в рабочий инструмент контроля обязательств.
Этот кейс показывает, что управленческий учет бывает разным: кому-то нужны отчеты ДДС и ПиУ, а кому-то — как «Маштехнике» — важна прозрачность каждой сделки и реальных денег на счетах. Система закрыла ключевую боль компании: она позволяет видеть деньги по каждой единице товара, не теряя контроль над общими остатками и будущими платежами.