Кадровый учет

Кадровый учет: как не запутаться в бумагах и не нарваться на штрафы

Привет, предприниматели! Вы открыли ИП или ООО, наняли первых сотрудников, а потом — бац! — инспектор труда на пороге с проверкой. "Где журналы? Где Трудовые книжки? А приказы на отпуска?" Знакомо? Кадровый учет — это не просто стопка бумаг в шкафу. Это ваша броня от штрафов до 50 000 руб. за каждого нарушителя. Давайте разберёмся по полочкам, как вести его правильно в 2026 году, без лишней бюрократии.

Что такое кадровый учет и зачем он нужен?

Кадровый учет — это фиксация всего, что связано с сотрудниками: от приёма на работу до увольнения. Закон (ТК РФ, ст. 22) требует хранить данные 50–75 лет! Почему? Чтобы защитить права работников и бизнеса. Штрафы за нарушения — от 1 000 руб. для ИП до 200 000 руб. для юрлиц. Плюс, без правильного учёта не получишь субсидии или льготы.

Представьте: сотрудник уволился, а вы не выплатили компенсацию за неиспользованный отпуск. Итог — жалоба в трудовую, суд и выплаты. Или хуже: дробление бизнеса с "теневыми" кадрами — ГИТ закроет схему на раз-два.

Основные документы: чек-лист для старта

Не паникуйте, вот базовый набор.

• Трудовой договор. Обязателен при приёме. Укажите оклад, график, обязанности. Шаблон есть на КонсультантПлюс.
• Приказ о приёме/увольнении. Форма Т-1/Т-8. Регистрируйте в журнале учёта.
• Личные карточки (Т-2). Храните 75 лет.
• Табель учёта времени (Т-12/Т-13). Фиксируйте явки, отпуска, больничные. Основа для зарплаты.
• Журналы: ознакомления с правилами, отпусков, инструктажей по ТБ.

Для самозанятых или фрилансеров — договор ГПХ, но не путайте с трудовым: иначе переведут в штат с доначислениями.

Шаг за шагом: как вести учет без ошибок

1. Приём на работу. Опубликуйте вакансию в HH.ru или Avito. Соберите документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом. Оформите договор в 3 дня, приказ — в тот же день. Вручите трудовую (если бумажная) или отметьте в ЭТК.
2. Ежемесячно: ведите табель, начисляйте зарплату (не ниже МРОТ 27 093 руб. в 2026). Выдавайте расчётные листки. Подавайте ЕФС-1 в СФР при приеме и увольнении.
3. Отпуска и больничные. Приказ за 2 недели до отпуска. Оплату — средним заработком. Больничный — через ФСС, электронно.
4. Увольнение. Возьмите заявление за 2 недели (или по соглашению). Выдайте документы: прика, выписку из ЭТК. Запись в журнал при выдачи бумажной трудовой — обязательно!

Совет от главного бухгалтера: автоматизируйте! 1С:Кадры сэкономят 10 часов в месяц.

Частые ошибки и как их избежать

• Нет табеля — штраф 30 000 руб. Решение: шаблон в Excel с автоподсчётом.
• Забыли отчет — блокировка счетов. Подавайте до 25-го числа.
• Дробление с кадрами — признак схемы. ГИТ смотрит на зарплаты ниже рынка и общие учредителей. Делайте штат реальным.
• Удалёнщики: договор с указанием удалёнки (ст. 312.1 ТК). Учёт времени — по скриншотам или логам.

Ведение кадрового учета — как свадьба. Сначала романтика (приём), потом быт (табель), развод (увольнение) с бумагами. Но без него — разорение!

Итог: простая система на 2026 год

Внедрите чек-лист в Яндекс Таблицы. Проверьте себя ежеквартально. Если штат >10 — нанимайте кадровиков или аутсорс (от 5 000 руб./мес.). Аудит от бухгалтера — 10 000 руб., сэкономит 100 000 на штрафах.

Вопросы? Пишите в комментах!