Компании налаживают бизнес-процессы, как правило, поэтапно. Например, начинают с автоматизации учета зарплаты и устанавливают «1С:ЗУП». Затем переходят к документам на электронных носителях и ставят «1С:Документооборот». А для постановки задач сотрудникам используют Битрикс24.
Обычно такой подход к автоматизации критикуют. Использование разрозненных программ не позволяет получать сквозную отчетность и видеть целостную картину бизнеса. Для интеграции разного ПО между собой приходится привлекать дополнительных сотрудников. Но давайте посмотрим на адресную цифровизацию по-другому.
Бюджетная автоматизация
Основная причина, по которой компании оптимизируют бизнес-процессы поэтапно — нехватка средств для внедрения комплексной системы планирования ресурсов. Через этап точечной автоматизации прошло большинство предприятий среднего бизнеса. Так компании повышают эффективность работы на проблемных участках, не выделяя при этом из бюджета неподъемных сумм.
Вот примеры успешной лоскутной автоматизации.
Оптимизация работы склада
Предприятие занимается поставками изделий из дерева. Учет операций организация ведет в «1С:УНФ». Проблемный участок — это склад, комплектование заказов и отгрузка. Ранее заказы на складе собирались на основе бумажной документации. Адресного хранения товаров по ячейкам не было. В итоге сотрудники искали необходимые изделия слишком долго. Количество ошибок при отгрузке доходило до 25%.
Более совершенную систему учета предприятие внедрять не стало. Работу склада руководство оптимизировало с помощью мобильного приложения для терминалов сбора данных (ТСД). Товар на складе стали хранить по адресному принципу, учет движения ценностей вести в электронном формате. Мобильное приложение для ТСД специалисты интегрировали с «1С:УНФ», предварительно доработав в системе учета функционал адресного хранения.
В итоге скорость сборки заказов в компании выросла в 3 раза. За счет нейтрализации человеческого фактора количество ошибок при отгрузке сократилось до нуля. Бумажный документооборот на складе уменьшился на 90%.
Автоматизация документооборота
Другой пример. Рекламное агентство со штатом более 400 человек вело учет в одной из популярных ERP-систем. Программу компания не обновляла, а модифицировала ее собственными силами. С ростом бизнеса количество заключаемых договоров увеличилось. Бумажный документооборот стал громоздким, а процесс согласования документов непрозрачным. Для оптимизации процессов компания решила добавить к своей ERP-системе «1С:Документооборот КОРП 3.0».
Новое ПО интегрировали с существующей системой планирования. Документы, созданные в ERP, автоматически появлялись в «Документообороте». И наоборот: изменения, внесенные в ДО, отражались в системе учета. «1С:Документооборот» подключили к Контур-Диадок, который, использовали для взаимодействия с юрлицами, а также к сервису Sign для контактов с физическими лицами.
В результате нововведений срок согласования документов сократился в 3 раза. Сотрудники компании получили автоматизированные рабочие места с возможностью поиска и фильтрации договоров. Каждый документ имеет карточку с историей согласований и необходимыми комментариями. Руководству стало удобнее контролировать все этапы работы.
Автоматическая передача данных в ЕГИС ОТБ
История компании по перевозке пассажиров и грузов речным транспортом. Деятельность организации автоматизирована на основе комплекса программ 1С. Бухгалтерский и налоговый учет предприятие ведет в «1С:Бухгалтерия 8», учет кадрового состава и начисление зарплаты — в «1С:ЗУП 8», питание пассажиров и членов экипажа учитывает в «1С:Общепит».
Проблемным местом была передача большого массива данных о пассажирах и членах экипажа в Единую государственную информационную систему обеспечения транспортной безопасности (ЕГИС ОТБ). Закон требует передавать такую информацию по каждому рейсу.
Компания не стала искать единое решение, которое автоматизировало бы все процессы. Вместо этого организация доработала конфигурацию «1С:ЗУП». Информация о членах экипажа в программе уже была. В функционал ПО добавили справочник «Маршруты», организовали выгрузку данных в ЕГИС ОТБ отдельно по каждому рейсу.
Для получения сведений о пассажирах настроили интеграцию «1С:ЗУП» с базами данных турагентств. В ЗУП добавили возможность прикреплять пассажиров к нужному рейсу и дате. Информацию о клиентах отправляли в ЕГИС ОТБ в совместимом формате. В результате процесс подготовки отчета для госорганов ускорился в 2,5 раза. Ошибки при формировании файлов исчезли.
Преимущества точечной автоматизации
Фрагментарную цифровизацию применяют, как правило, на самых проблемных участках. От эффективного решения задач здесь зависит прибыль по компании в целом. При этом:
- Цифровизация одного участка или процесса стоит дешевле, чем внедрение комплексной системы планирования ресурсов.
- Инвестиции в модульную оптимизацию окупаются быстрее. Риск финансовых потерь без получения практического результата здесь минимален.
- Внедрить ПО на отдельно взятом участке и обучить персонал можно в сравнительно короткие сроки.
- Как правило, не приходится менять бизнес-процессы под логику купленного ПО. Напротив, специализированные решения активно адаптируют под нужды предприятия.
- Иногда специализированное ПО лучше справляется с решением задач бизнеса, чем аналогичный модуль в пакетном решении.
Слабости фрагментарной автоматизации
Вместе с тем, распределение данных по разному ПО не позволяет проводить сквозную аналитику и видеть картину по компании в целом. Интеграция разрозненных программ потребует дополнительных усилий и средств.
Поэтому специалисты рекомендуют предпринимателям не затягивать с комплексной автоматизацией. И при появлении возможности внедрить единую систему планирования ресурсов.
Автор: Молчанов Рустам Партнер, руководитель проектов ООО "Велес Рисерч"