Вопрос: если сотруднику выдали деньги под отчет, а он за наличный расчет купил запасную часть на автотранспорт, как он должен отчитаться за нее перед организацией и организация перед налоговой чтоб это не посчитали как доход у сотрудника?
Ответ:
Сотрудник должен отчитаться так, чтобы расходы были признаны целевыми (для нужд организации), а не личными. Тогда сумма под отчётом не признаётся доходом сотрудника, и НДФЛ с неё не удерживается (подтверждено Минфином, например, в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).
Что делает сотрудник
Сдаёт авансовый отчёт (форма АО-1 или ваша утверждённая форма) в срок, который установлен в локальном Положении о расчётах с подотчётными лицами (обычно 3 рабочих дня после покупки или окончания срока, на который выданы деньги — п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У).
Прикладывает подтверждающие документы (оригиналы или электронные с QR-кодом):
- Кассовый чек ККТ (основной документ, подтверждает оплату наличными).
- Товарный чек (или товарная накладная ТОРГ-12), если в кассовом чеке нет расшифровки: наименование запчасти, количество, цена, ИНН продавца (с 2019 года многие чеки уже содержат это). Без детализации налоговики и суды могут усомниться в расходах.
Внутренний акт для запчастей автомобиля (обязательно для надёжности):
- Акт приёмки материалов (М-4) или самостоятельно разработанный акт оприходования.
- Акт на списание запчастей (или дефектная ведомость + акт установки/замены) с указанием, на какой автомобиль и для каких целей установлена запчасть. Без этого суды часто снимают расходы (пример: Постановление АС Поволжского округа от 30.05.2024 по делу № А12-4016/2023 — отказали в учёте запчастей и ГСМ без актов списания и подтверждения использования авто в деятельности).
По желанию: путевой лист или служебная записка, подтверждающая, что автомобиль используется в бизнесе.
На оборотной стороне авансового отчёта сотрудник перечисляет все документы (дата, номер, наименование, сумма). Подписывает отчёт сам, потом утверждает руководитель.
Если есть остаток, важно чтобы сотрудник его вернул в кассу.
Что делает организация (бухгалтерия)
- Проверяет и утверждает авансовый отчёт руководителем.
- Отражает в учёте:
- Приход запчастей: Дт 10 — Кт 71.
- Списание в расходы: Дт 20/26/44 (или 25) — Кт 10 (на основании акта списания).
- Налоги:
- НДФЛ у сотрудника — не начисляется и не удерживается (сумма не доход, а возмещение расходов организации).
- Расходы принимаются в налоге на прибыль полностью, если документы подтверждают экономическую обоснованность (ст. 252 НК РФ).
- Страховые взносы — тоже не начисляются.
- НДС (если продавец плательщик) — принимается к вычету если ЕСТЬ УПД с признаком 1 на имя организации (об этом подробнее ниже после образцов документов)
Если отказали в УПД вам— НДС к вычету не принимайте. Включите его в стоимость запчастей:
Дт 10 Кт 19 (или Дт 20/26/44 Кт 19) — НДС в себестоимость.
В расходах по прибыли этот НДС не учитывается.
Перед налоговой ничего специального отчитывать не нужно — всё идёт через обычный бухучёт, декларацию по прибыли/УСН и 6-НДФЛ (где подотчёт просто не отражается как доход). Главное — хранить все первичные документы (их могут запросить при проверке).
Чтобы минимизировать риски
- Перед выдачей денег оформите приказ/распоряжение руководителя: «Выдать под отчёт на покупку запчастей для автотранспорта».
- В Положении о подотчёте пропишите обязательные документы именно для ТМЦ и запчастей (включая акты списания).
- Если сумма большая или магазин позволяет — лучше оформить доверенность от организации, чтобы документы были на юрлицо.
- Не допускайте систематических покупок «на себя» без документов — это красный флаг для налоговой.
Если всё оформить по этой схеме, риски доначисления НДФЛ и снятия расходов практически нулевые.
Приказ о выдаче подотчётных сумм (на покупку запчастей)
Общество с ограниченной ответственностью «АвтоТранс»
ПРИКАЗ № ___
г. Москва «___» ___________ 2026 г.
О выдаче денежных средств под отчёт
В связи с необходимостью приобретения запасных частей для ремонта автотранспорта
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Выдать под отчёт [ФИО сотрудника полностью, должность] сумму в размере ___ руб. 00 коп. (прописью: ____________________________ рублей 00 копеек) на срок до «___» ___________ 2026 г. для покупки запасных частей для автомобиля [марка, госномер].
- [ФИО сотрудника] представить авансовый отчёт и подтверждающие документы (кассовые чеки, товарные чеки, акты приёмки и списания) в течение 3 рабочих дней после окончания срока или совершения покупки.
- Бухгалтерии обеспечить выдачу наличных из кассы и контроль за отчётом.
Основание: служебная записка [ФИО] от «___» ___________ 2026 г., Положение о расчётах с подотчётными лицами.
Генеральный директор _______________ / [ФИО] /
(подпись)
Акт приёмки (оприходования) запасных частей
(внутренний акт приёмки материалов от подотчётного лица — аналог М-7 / простая форма)
Общество с ограниченной ответственностью «АвтоТранс»
АКТ № ___
о приёмке-передаче материальных ценностей
г. Москва «___» ___________ 2026 г.
Комиссия в составе:
Председатель — [должность, ФИО]
Члены комиссии: [должность, ФИО]; [должность, ФИО] составила настоящий акт о том, что от подотчётного лица [ФИО сотрудника полностью, должность] приняты следующие материальные ценности, приобретённые за наличный расчёт:
Итого принято на сумму: ___ руб. 00 коп. (прописью).
Ценности проверены, соответствуют чеку № ___ от «___» ___________ 2026 г. от продавца [наименование магазина / ИП].
Материально ответственное лицо (подотчётный) _______________ / [ФИО] /
Члены комиссии:
_______________ / [ФИО] /
_______________ / [ФИО] / Утверждаю:
Генеральный директор _______________ / [ФИО] /
(2 экземпляра: 1 — в бухгалтерию, 2 — подотчётному)
Акт на списание запчастей на автомобиль
(произвольная форма, рекомендованная для налогового учёта)
Общество с ограниченной ответственностью «АвтоТранс»
АКТ № ___
на списание запасных частей
г. Москва «___» ___________ 2026 г.
Основание: дефектная ведомость № ___ от «___» ___________ 2026 г., путевой лист № ___.
Комиссия в составе:
Председатель — главный механик [ФИО]
Члены: водитель [ФИО], бухгалтер [ФИО]составила настоящий акт о списании следующих запасных частей, установленных на автомобиль [марка, госномер, инв. номер]:
Итого списано на сумму: ___ руб. 00 коп.
Запчасти установлены в ремонтном акте № ___ и использованы исключительно в производственных целях организации.
Материально ответственное лицо _______________ / [ФИО водителя или механика] /
Члены комиссии:
_______________ / [ФИО] /
_______________ / [ФИО] / Утверждаю:
Генеральный директор _______________ / [ФИО] /
(После подписания — основание для проводки Дт 20/26/44 — Кт 10)
Доверенность на покупку / получение запасных частей
(типовая форма М-2 — однократная, с отрывным талоном)
ДОВЕРЕННОСТЬ № ___
г. Москва «___» ___________ 2026 г.
Выдана [ФИО сотрудника полностью], паспорт серия ___ № ___, выдан [кем и когда], зарегистрированному по адресу: _______________.
Доверенность выдана Обществом с ограниченной ответственностью «АвтоТранс» (ИНН ________, ОГРН _____) на получение / приобретение товарно-материальных ценностей у [наименование продавца или «любого поставщика»] по счёту / чеку № ___ от «» ___________ 2026 г.
Перечень ТМЦ:
запасные части для автотранспорта (фильтры, колодки, масла и т.д.) на сумму не более ___ руб.
Доверенность действительна по «___» ___________ 2026 г. включительно.
Без права передоверия.
Подпись доверенного лица _______________ / [ФИО] / удостоверяю.
Руководитель _______________ / [ФИО директора] / М.П.
Отрывной талон (остаётся в организации):
Доверенность № ___ выдана [ФИО], срок действия до «___».
Получено по доверенности: [дата, подпись получателя ТМЦ].
Дополнительная информация про НДС входящий на запчасти:
Чтобы принять НДС к вычету при покупке запчастей подотчётным лицом наличными, одного кассового чека (даже с выделенной суммой НДС) недостаточно.
Это позиция Минфина и ФНС, которая не изменилась в 2026 году (ставка НДС теперь 22 %, но правила вычета те же). Вычет возможен только при наличии счёта-фактуры или УПД со статусом «1» (он заменяет и накладную, и счёт-фактуру), оформленных на имя организации (ИНН юрлица, а не сотрудника).
Если продавец — плательщик НДС и выдал только чек, вычет снять при проверке (НДС придётся включить в стоимость запчастей). Суды иногда разрешают по чеку (ссылаясь на старое постановление ВАС РФ 2008 г.), но это рискованно — лучше не экспериментировать.
Пошагово: как принять НДС к вычету (самый безопасный вариант — УПД или счёт-фактура)
- Перед покупкой
- Выдайте сотруднику доверенность (форма М-2, как я давал в предыдущем ответе).
- В приказе/распоряжении укажите: «для приобретения запчастей от имени организации».
- Что должен получить сотрудник у продавца (продавец обязан выдать, если видит доверенность):
- Кассовый чек ККТ (подтверждает оплату наличными).
- УПД (универсальный передаточный документ) со статусом «1» (в верхнем левом углу) — идеальный вариант. Или
- Счёт-фактуру + товарную накладную (ТОРГ-12) / акт.
В УПД/СФ обязательно: - Покупатель — ваша организация (полное наименование, ИНН, КПП, адрес).
- Выделена сумма НДС (по ставке 20 % или 22 % в зависимости от даты покупки).
- Все реквизиты заполнены корректно.
- После покупки
- Сотрудник сдаёт авансовый отчёт + чек + УПД (или СФ + накладную) + акт приёмки запчастей + акт списания.
- Руководитель утверждает отчёт.
- Бухгалтерия принимает к вычету (в том квартале, когда получили УПД/СФ):
Проводки (на примере запчастей):
- Дт 10 Кт 71 — стоимость запчастей без НДС (оприходование).
- Дт 19 Кт 71 — входной НДС.
- Дт 68 (субсчёт «НДС») Кт 19 — принят НДС к вычету.
- УПД/СФ регистрируете в книге покупок (строка с реквизитами документа).
- В декларации по НДС вычет попадает автоматически.
Если УПД со статусом «1» — он полностью заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Одиндокумент — всё закрыто. УПД со статусом «2» для вычета не подходит (только для бухучёта).
Что делать, если уже купили и есть только чек?
- Вернитесь в магазин с доверенностью и попросите выдать УПД/СФ задним числом (продавец может это сделать).
- Если отказали в предоставлении УПД/СФ — НДС к вычету не принимайте. Включите его в стоимость запчастей:
Дт 10 Кт 19 (или Дт 20/26/44 Кт 19) — НДС в себестоимость.
Источник: https://www.xn----7sbrkkdieeibji5b1g.xn--p1ai/otvety-na-voprosy/3700-dengi-pod-otchet-sotrudniku
© Журнал «Помощник сельскому бухгалтеру»