Вопрос, как и когда можно передавать персональные данные сотрудников, возникает у многих компаний. От этого зависит не только соблюдение закона, но и безопасность данных, и риск штрафов. Расскажу, когда согласие работника нужно, а когда можно обойтись без него, и на что обратить внимание, чтобы не получить проблемы с надзорными органами.
Когда согласие работника не требуется
Есть ситуации, когда закон прямо обязывает работодателя передавать персональные данные. Согласие в этом случае не нужно. Основные примеры:
- Сведения о работнике передаются в Пенсионный фонд, налоговую, трудовую инспекцию, военкомат, судебным приставам, правоохранительным органам.
- Информация нужна для специальной оценки условий труда.
- Обработка данных требуется для выполнения других обязанностей, закреплённых федеральными законами (ст. 6 и 10.1 ФЗ № 152-ФЗ).
То есть если обязанность передачи установлена законом — работодатель обязан выполнить её вне зависимости от желания работника.
Когда требуется согласие работника
В общем случае, когда данные передаются третьим лицам, нужно письменное согласие (ст. 88 ТК, ст. 10.1 ФЗ № 152-ФЗ).
Под «третьими лицами» понимаются любые организации или физические лица, не являющиеся государственными органами или уполномоченными ведомствами. Исключение — доверенное лицо с соответствующей доверенностью.
Согласие должно быть:
- Письменным, по каждому конкретному случаю передачи.
- С возможностью сотрудника отметить, какие данные разрешает передавать, а какие нет.
- Не ограничиваться общей фразой «согласен на передачу данных», иначе документ не будет считаться действительным.
Примеры ситуаций, когда требуется согласие:
- Банк зарплатного проекта — для оформления зарплатной карты.
Сотрудник может разрешить передавать данные конкретному банку или любому банку.
Исключения, когда согласие не нужно: договор заключён напрямую с сотрудником, есть доверенность на представление интересов сотрудника, или процедура прописана в коллективном договоре (ст. 41 ТК). - Банк-кредитор сотрудника — о факте работы и зарплате.
Если запрос устный — передача данных запрещена.
Если запрос письменный — потребуется согласие работника. - Сторонняя бухгалтерия — при ведении учёта по договору аутсорсинга.
- Учредители компании — если они запрашивают персональные данные сотрудников.
- Страховые компании — для оформления полиса ДМС.
- Новый работодатель уволенного сотрудника — для подтверждения опыта работы.
- Бывший работодатель — по просьбе сотрудника, с его согласия.
- Работодатель сотрудника-совместителя — для подтверждения основной работы.
- Коллеги сотрудника — адрес электронной почты, личный телефон.
Для организации работы достаточно оформить внутренний допуск к персональным данным тем сотрудникам, кому это необходимо в рамках должностных обязанностей. - Бывший супруг/супруга — например, для подтверждения отпуска по уходу за ребёнком.
- Передача возможна только с письменного согласия сотрудника.
💡 Важно: все случаи передачи персональных данных должны быть оформлены ЛНА (локальными нормативными актами) и отражены в правилах компании.
Обязательные меры для компаний
- Внутренние документы по персональным данным: политика обработки, инструкции, должностные регламенты.
- Регистрация на сайте Роскомнадзора как оператора персональных данных.
- Контроль доступа к персональным данным сотрудников: кто и при каких условиях может получать информацию.
- Письменные согласия работников на передачу данных третьим лицам, если это требуется законом.
Эти меры помогут компании избежать крупных штрафов и претензий контролирующих органов.
Вывод
Передавать персональные данные работника можно только строго в рамках закона: либо без согласия, если этого требует закон, либо с письменного согласия сотрудника. Важно иметь все внутренние документы и регистрироваться как оператор персональных данных.
Наша компания готова подготовить весь пакет документов, зарегистрировать компанию на сайте Роскомнадзора и настроить внутренние процедуры, чтобы ваши сотрудники и бизнес были защищены, а штрафы и претензии — исключены.
Об авторе
Попова Инна — налоговый консультант и руководитель аутсорсинговой компании «Финанс Контролит». Более 15 лет помогает компаниям снижать риски, правильно оформлять документацию и безопасно взаимодействовать с государственными органами и банками.
тел.:+7-978-257-57-26 Попова Инна
