Юридическая компания платила 92 000 рублей в месяц за облачную почту на 200 сотрудников. Конфиденциальная переписка с клиентами хранилась на чужих серверах. Мы в IT For Prof перенесли все ящики на собственный сервер — расходы упали до 15 000 рублей, а компания получила полный контроль над данными.
Почему компания решилась на миграцию
Юридическая фирма со штатом более 200 человек. Электронная почта — основной рабочий инструмент: переписка с клиентами, обмен договорами, координация между подразделениями. Для юридического бизнеса конфиденциальность переписки и соблюдение 152-ФЗ — обязательное требование, а не пожелание.
Компания использовала VK Workspace (бывший Mail.ru для бизнеса). Проблемы копились:
- 92 000 рублей в месяц — тарифы индексировались каждый год
- Лимиты хранилища — квоты не позволяли хранить полный архив, сотрудники удаляли важные письма
- Нет контроля — конфиденциальная переписка и персональные данные клиентов лежали на чужих серверах
- Негибкие настройки — нельзя задать собственные правила фильтрации и политики безопасности
Руководство решило: переносим почту на свой сервер.
Что мы построили
Развернули выделенный сервер в дата-центре Selectel и собрали полный почтовый стек на open-source:
- Postfix — отправка и приём почты
- Dovecot — доступ к ящикам по IMAP и POP3
- SOGo — веб-клиент с календарями и контактами (плюс Roundcube и SnappyMail как альтернативы)
- Rspamd + ClamAV — антиспам с автообучением и антивирусная проверка
- Veeam Backup — ежедневное резервное копирование на отдельный носитель
Для защиты настроили SPF, DKIM, DMARC, двухфакторную аутентификацию через TOTP. Мониторинг 24/7 с оповещениями в Telegram: состояние сервера, очередь почты, дисковое пространство, SSL-сертификаты.
Как проходила миграция 4 ТБ данных
Перенос 200 ящиков с 4 ТБ архивов по протоколу IMAP занимает несколько суток. Мы разбили процесс на два этапа:
- Фоновая синхронизация — массовый перенос архивов в несколько потоков. Сотрудники продолжали работать в VK Workspace без перебоев
- Финальное переключение — досинхронизация и смена MX-записей в ночное окно
После переноса каждого ящика — автоматическая проверка: количество папок и сообщений совпадает с оригиналом.
Отдельная сложность — блокировка домена на стороне Mail.ru. После переключения MX-записей письма от пользователей @mail.ru, @inbox.ru, @bk.ru не доставлялись. VK Workspace продолжал считать домен «своим» и маршрутизировал почту внутри собственной системы. Мы обратились в техподдержку Mail.ru и добились полного удаления домена. На время ожидания настроили временную переадресацию.
Ещё один нюанс — репутация нового IP-адреса. Новый сервер — новый IP без почтовой истории. Мы заранее настроили все DNS-записи, выполнили «прогрев» IP постепенным наращиванием объёма отправки и зарегистрировали домен в постмастерах Яндекса, Mail.ru и Gmail.
Результаты
- Расходы: с 92 000 до 15 000 рублей в месяц — экономия 77 000 рублей ежемесячно
- Экономия за год: почти миллион рублей
- Окупаемость: стоимость проекта вернулась за первый месяц
- Хранилище: 4 ТБ без ограничений тарифа, расширяемое
- Доставляемость: оценка mail-tester.com — 10 из 10
- Потерянных писем: ноль
- Соответствие 152-ФЗ: все данные на выделенном сервере в российском дата-центре
Кому подойдёт такой переход
Миграция корпоративной почты на свой сервер — решение не для всех. Оно оправдано, если:
- Штат от 50 сотрудников и расходы на облачную почту растут каждый год
- Юридический или финансовый бизнес с требованиями 152-ФЗ к хранению персональных данных
- Нужен полный контроль над конфиденциальной перепиской
- Требуется интеграция почты с Битрикс24, 1С или другими корпоративными системами
Для компании собственный сервер закрыл все задачи: расходы упали в 6 раз, данные под контролем, а почта работает с любого устройства и клиента — Outlook, Thunderbird, мобильные приложения на iOS и Android.