Тендеры — это эффективный способ снизить стоимость товаров и услуг, которые закупает компания, и прийти от 60-70% выручки, направляемых на закупки к 50%. Действительно, по данным исследования «Национальный рейтинг профессиональных закупок» за 2025 год, в среднем компаниям удается экономить на конкурентных закупках 10,3 % от общего закупочного бюджета. Однако нередки ситуации, когда внедренная в корпоративные закупки практика тендеров не приносит результата — и вместо того, чтобы экономить, компании переплачивают. Разберемся:
- Почему тендеры помогают экономить закупочный бюджет?
- В каких случаях тендеры либо бесполезны, либо не приводят к экономии, а наоборот, увеличивают закупочный бюджет?
- Что делать, чтобы тендеры помогали в оптимизации расходов и затрат в снабжении?
Выжать максимум из закупочных механик, основанных на конкуренции, можно, если автоматизировать тендеры. Но сначала посмотрим, стоит ли оно того?
Как тендеры могут принести пользу компании?
Главный механизм работы тендеров в пользу компании, которая их проводит — «сталкивание лбами» поставщиков, создание конкуренции между ними и провоцирование или снижения цены на ТМЦ, или улучшения условий поставки. Например, сокращения сроков доставки, увеличения гарантийного периода на поставленные товары. Победителем становится тот участник тендера, который предложит самую низкую цену и лучшие условия поставки. Однако этим возможности тендеров для экономии закупочного бюджета не ограничиваются.
Порядок в закупочной работе помогает экономить
Переход от прямых закупок у поставщиков к конкурентным закупкам, т.е. тендерам, предполагает разработку регламента и правил проведения торгов. В результате подход к работе с поставщиками становится упорядоченным:
- Для каждой закупки составляется ТЗ или спецификация с требованиями к товарам и условиями поставки. Спецификация и ТЗ становятся эталоном, с которым сравнивается каждое предложение.
- Появляется возможность подходить к оценке предложений поставщиков максимально объективно и утилитарно. Сравнение происходит по одинаковым параметрам. Это, в свою очередь, влияет на оценку стоимости предложений: легко увидеть, за счет чего выше или ниже цена у разных поставщиков, какие суммы они закладывают в прибыль, гарантии, обслуживание и доставку.
- Из сравнения становится легко исключить предложения с раздутой ценой и с явным демпингом — становится хорошо видно, если стоимость увеличена за счет дополнительных, не указанных в спецификации, услуг. Видно и то, за счет чего поставщик демпингует.
Наведение порядка в закупочной работе помогает вывести управление закупками на новый уровень, на котором видны потенциальные расходы — переплата за ненужные услуги и избыточные характеристики закупаемых товаров.
О том, как оптимизировать закупочные процессы и привести их в порядок с помощью категорийного подхода, можно узнать из статьи «Категорийный менеджмент: как закупки по категориям помогают бизнесу экономить?» на сайте компании «Фогсофт»
Использование исторических данных о закупках для определения цен
С каждым завершенным тендером компания накапливает данные о ценах на товары и услуги, о возможностях поставщиков «падать» в ходе торгов, о минимальной и максимальной стоимости того или иного товара. Эти данные становятся аргументом при переговорах с поставщиками о снижении цены, а также могут стать инструментом для проверки корректности предложений контрагентов. Прозе говоря, у поставщиков всегда можно спросить: «А почему сегодня по 5, а не по 3, как было месяц назад?» — и поставщику придется что-то отвечать, как-то обосновывать повышение цены или … снижать ее д уровня, который был на предыдущих тендерах.
В каких случаях тендеры бесполезны или провоцируют дополнительные расходы?
Оптимизация закупок, точнее — расходов на закупки, с помощью тендеров далеко не всегда срабатывает. В некоторых ситуациях использование конкурентных закупок не просто не оправдывается, но и приводит к увеличению расходов. Происходит это в следующих ситуациях:
- Небольшое количество поставщиков или полное отсутствие конкуренции.
Если нужный вам товар поставляют не более 2-3 поставщиков, не имеет смысла устраивать тендер — цена товара вряд ли уменьшится, поскольку поставщики либо повышают цены, либо оставляют их на стабильном уровне, просто копируя старые коммерческие предложения. И, поскольку выбора у заказчика нет, смысл проводить конкурентную закупку отсутствует.
- Нестандартный предмет закупки.
Когда речь о разработке или изделии под конкретную задачу, расчёт стоимости происходит с нуля. У поставщиков нет точки отсчета для оценки себестоимости, поэтому в цену каждый закладывает изрядный запас «за риск». Коммерческие предложения отличаются по структуре и логике расчёта, сравнивать их можно лишь весьма условно. Соревнования между поставщиками добиться сложно, поскольку каждый ориентируется не столько на предложения конкурентов, сколько на собственные оценки рисков.
- Малый объём закупок.
При небольших суммах сама организация торговой процедуры стоит дороже возможного выигрыша от снижения цены. Время сотрудников, работа комиссии, затраты на площадку перекрывают экономию. Эффекта, вероятней всего, не предвидится, зато дополнительные издержки гарантированы.
- Закупка дефицитного товара.
Когда предложение ограничено и значительно меньше спроса, поставщики не снижают цену. Участники тендера, в лучшем случае, будут делать сопоставимые предложения по завышенной цене. Тендер не повлияет на стоимость товара, но потребует ресурсов на проведение. В ряде случаев закупка может просто сорваться из-за отсутствия заявившихся участников.
При больших объемах закупок и часто проводимых торгах тендеры, увы, тоже мало помогают в оптимизации закупочных расходов. Все дело в том, что их организация проводится вручную. Рассылка приглашений и спецификаций, разбор КП и их сравнение, контроль за работой тендерной комиссии, да и взаимодействие внутри нее — все это происходит через письма, звонки, онлайн-совещания, сообщения в мессенджерах. И все это очень медленно, с потерями (документов и данных), риском упустить выгодного поставщика, нарваться на необоснованный демпинг или не заметить сговора контрагента с закупщиком.
Что делать, чтобы тендеры помогали в оптимизации расходов и затрат в снабжении?
Чтобы конкурентные закупки действительно приносили выгоду, приводили к оптимизации закупочных процессов, просто решить проводить тендеры недостаточно. Вручную тендеры проводятся медленно, в оценке поставщиков и их предложений могут проявиться субъективность или просто ошибки. Тендеры нужно автоматизировать — про есть перевести из состояния «рассылаем предложения по почте, ведем торги в мессенджере или очно, выбираем победителя в ходе переписки между членами конкурсной комиссии, а про аттестацию поставщиков забываем» в цифровой формат. И создание ЭТП — один из способов.
О том, как происходит переход от тендеров в ручном режиме к цифровым конкурентным закупкам, читайте в материале «Кейс компаний RG Gold и RG Processing (Казахстан)»
Вариант номер два — использование внешней электронной торговой площадки. Он удобен, если закупок мало, проводятся они редко, но пользоваться конкурентными механиками для снижения цены все же необходимо. Однако в этом случае ни о каких только создание собственной ЭТП поможет не только ускорить тендеры, но и сделать закупки максимально управляемыми, а также защитить данные компании.