В системе оплаты труда премия занимает особое место, являясь одной из ключевых стимулирующих выплат, направленных на поощрение работников за достижение высоких производственных показателей, добросовестное исполнение трудовых обязанностей или выполнение особо важных заданий.
Включение премии в состав заработной платы обязывает работодателя тщательно регламентировать основания, порядок и критерии ее начисления. В соответствии с требованиями трудового законодательства, все существенные условия премирования должны быть закреплены в локальном нормативном акте организации, например, в положении об оплате труда, положении о премировании или коллективном договоре.
Конкретный размер премии, подлежащей выплате каждому конкретному работнику, а также основание для поощрения, как правило, фиксируются в распорядительном документе — приказе (распоряжении) по личному составу.
Для унификации кадрового делопроизводства длительное время применялись формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Указанным постановлением предусмотрены унифицированные формы приказа (распоряжения) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказа (распоряжения) о поощрении работников (форма № Т-11а). Конструктивно данные формы содержат графу для ознакомления работника с приказом под подпись, что традиционно воспринимается кадровыми службами как обязательное требование к оформлению.
Однако на практике процедура ознакомления с приказом о премировании зачастую связана с рядом организационных и правовых сложностей.
Первая группа сложностей носит организационно-технический характер.
В условиях, когда работник выполняет трудовую функцию в подразделении, расположенном в другой местности, или трудится дистанционно, а кадровое делопроизводство ведется централизованно на бумажном носителе, обеспечение личного ознакомления работника с приказом в день его издания становится затруднительным.
Вторая, более существенная проблема связана с обеспечением режима защиты персональных данных работников.
При применении формы Т-11а, которая представляет собой сводный список поощряемых работников, в одном документе перечисляются сведения о фамилиях, должностях и, что критически важно, о размерах премий нескольких работников одновременно.
Процедура проставления подписи в таком приказе неизбежно приводит к тому, что работник получает доступ к персональным данным своих коллег, включая сведения о размере выплат.
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», разглашение таких сведений без согласия субъектов персональных данных является нарушением законодательства. Таким образом, следуя формальному требованию о наличии подписи в унифицированной форме, работодатель может непреднамеренно создать ситуацию, в которой будет допущено разглашение конфиденциальной информации.
Ну и к тому же, ничего так не ранит, как чужая зарплата. Разница в размерах премии может привести к конфликту.
Ключевым моментом, снимающим указанные противоречия, является отсутствие нормы закона, обязывающей знакомить работника с приказом о премировании.
Трудовой кодекс Российской Федерации не относит приказ о премировании к числу документов, с которыми работодатель обязан ознакомить работника под подпись в обязательном порядке. Более того, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установил, что формы первичных учетных документов утверждаются руководителем экономического субъекта. Постановление Госкомстата № 1, таким образом, носит рекомендательный характер, и работодатель вправе разрабатывать собственные формы приказов (или использовать унифицированные формы, исключив из них графу ознакомления).
Учитывая изложенное, работодатель при организации кадрового делопроизводства в части оформления премий может придерживаться следующего подхода: использование унифицированных форм Т-11 и Т-11а не влечет безусловной обязанности по ознакомлению работников с такими приказами под подпись.
Обеспечение прозрачности начисления заработной платы и уведомления работника о составных частях его дохода достигается способом, предусмотренным статьей 136 Трудового кодекса РФ — путем выдачи расчетных листков.
В расчетном листке в обязательном порядке отражаются сведения о составных частях заработной платы, включая размер начисленной премии, за соответствующий период. Именно этот документ является официальным подтверждением того, что работник проинформирован о своем поощрении, что исключает необходимость сбора подписей на приказе и минимизирует риски, связанные с разглашением персональных данных работников.
Автор Елена Пономарева/Ponomarela