Многие руководители считают стратегическую сессию «большим совещанием», это распространенное заблуждение, которое приводит к двум одинаково плохим результатам: либо сессия превращается в затянутое совещание без итогов, либо совещание апгрейдят до сессии, не меняя по сути ничего, только тратя целый день участников впустую.
Разница между этими форматами — принципиальная, и она начинается не с длительности и не с состава участников, а с вопроса: зачем мы собираемся?
Совещание: что это и для чего
Совещание — это координация, целью которой является синхронизация статусов, тактические решения, распределение задач. Горизонт планирования измеряется днями или неделями, участниками являются исполнители и менеджеры, связанные с конкретным вопросом, а типичным результатом — протокол с поручениями.
Обсуждается то, что уже известно и требует координации: статусы проектов, оперативные решения, распределение ресурсов на краткосрочном горизонте. Ведущий совещания — руководитель подразделения или организации.
Совещание — полезный и необходимый инструмент, но проблема начинается тогда, когда с его помощью пытаются решить задачи, для которых он не предназначен. К примеру, на совещании нельзя выработать стратегию — по той же причине, по которой нельзя поставить диагноз в приемном покое скорой помощи. Другие условия, другие люди, другая задача.
Стратегическая сессия: что это и для чего
Стратегическая сессия — инструмент мышления, цель которого выработать общее видение будущего, найти новые возможности, переосмыслить приоритеты. Горизонт: 1–3 года, иногда больше, участники — владельцы, топ-менеджмент, ключевые эксперты. Типичный результат — стратегические приоритеты и дорожная карта изменений.
Обсуждается то, чего еще нет, но должно быть создано: новые рынки, новые продукты, изменения в бизнес-модели, ответы на стратегические вызовы.
Почему внешний фасилитатор критичен
На совещании руководитель может одновременно вести дискуссию и участвовать в ней — это допустимо, потому что повестка техническая: кто что делает, к какому сроку, какие ресурсы нужны. На стратегической сессии это невозможно.
Когда руководитель ведет сессию, он только управляет процессом и не может активно принимать в ней участие. Лучший стратегический результат приходит тогда, когда первое лицо полностью погружено в содержание дискуссии, а не в ее управление.
Вторая причина — иерархия, которая может подавить честное мнение участников, и это не вопрос корпоративной культуры или «токсичности». Сотрудники говорят то, что «хочет услышать шеф», причем часто неосознанно: они считывают невербальные реакции руководителя и корректируют свою позицию. В результате на такой стратегической сессии под управлением CEO компания получает консенсус вокруг того, что CEO уже решил.
Внешний фасилитатор снимает этот иерархический барьер, поскольку его задача только в обеспечении качества процесса. Он может задать неудобный вопрос, не опасаясь последствий, может остановить уходящую в сторону дискуссию, не нарушая субординацию. Он обеспечивает равное участие всех, включая тех, кто в подобной обстановке предпочитает молчать.
Именно эти неудобные разговоры и дают стратегический результат. Идеи, которые никогда не прозвучат на совещании под руководством директора, спокойно возникают на сессии с внешним ведущим.
Практические признаки перепутанных форматов
Как понять, что ваша стратегическая сессия на самом деле является совещанием? По ряду признаков:
● Повестка сформирована за день до встречи;
● Ведущий — внутренний сотрудник;
● Участники получают «правильные ответы» после презентации менеджмента, а не вырабатывают их совместно;
● Результат — список поручений, а не стратегические приоритеты. Продолжительность — 3 часа или меньше.
И обратное: как понять, что совещание пытаются сделать стратегическим?
● Повестка включает вопросы одновременно на горизонтах «сегодня» и «через 2 года»;
● Половина времени уходит на оперативные вопросы, которые «пока открыты»;
● Участники уходят с ощущением, что «поговорили о важном», но без четкого понимания, что изменится.
Когда нужна сессия, а когда — совещание
Правило простое: если вопрос требует координации — это совещание. Если вопрос требует мышления — это стратегическая сессия. Попытка решить стратегические вопросы в формате совещания — потеря времени. Попытка координировать оперативную работу через стратегическую сессию — дорогостоящий формат для простой задачи.
Tess Technology проводит стратегические сессии для топ-команд и советов директоров. Формат, продолжительность и подготовка корректируются под именно вашу задачу.