Как отелю выстроить работу с туристическими группами: практический взгляд с позиции доходности

Сразу обозначим рамки: речь идёт о классических туристических группах примерно по 30–50 человек. С меньшими группами подход немного отличается, поэтому сейчас сосредоточимся именно на массовом сегменте.

Кому подойдёт работа с тургруппами

1. Локация с устойчивым туристическим потоком

Первое, на что стоит обратить внимание — востребованность направления. Это легко проверить через поисковые запросы: если люди активно ищут поездки в ваш регион, значит, спрос есть. Дополнительно можно оценить динамику интереса по специализированным инструментам аналитики.

2. Достаточный номерной фонд

Оптимально — от 50 номеров. Почему? В группе обычно около 40–50 гостей, и размещаются они чаще всего по двое. Получается, что под одну группу нужно примерно 20–25 номеров. При этом важно сохранить часть номерного фонда для индивидуальных гостей.

3. Подходящая конфигурация номеров

Ключевой момент — наличие достаточного количества номеров, рассчитанных на двухместное размещение. Без этого эффективно работать с группами не получится.

4. Парковка для автобусов

Группы почти всегда передвигаются на автобусах. Важно обеспечить удобную парковку рядом с отелем — логистика у таких заездов обычно расписана по минутам.

Немного о категории отеля

Здесь прослеживается простая закономерность:

• иностранные туристы чаще выбирают отели уровня 4*

• внутренние группы чаще ориентируются на более доступные варианты — 3*

Как устроена работа с тургруппами

Как правило, взаимодействие идёт через туроператоров или агентства. У них часто выстроены так называемые «цепочки» бронирований — заранее запланированные заезды на протяжении года.

Отелю направляют предварительный график: даты, объёмы, примерное количество номеров. На основе этого формируются блоки или предварительные брони.

На что обратить особое внимание

Ключевой элемент — это заранее прописанные условия:

• ценовая политика

• правила отмены

• договор (обязателен)

Особенно важно чётко зафиксировать условия аннуляции: в какие сроки и какой объём номеров можно отменить без штрафов.

При формировании этих условий нужно учитывать:

• глубину бронирования

• загрузку отеля

• допустимость овербукинга

Причём правила могут отличаться в зависимости от сезона.

Хорошо работает ступенчатая система отмен:

• за 4 недели — возможно отменить до 100%

• за 3 недели — до 70–75%

• за 2 недели — около 40%

Такая схема позволяет снизить риски и при этом сохранить гибкость.

Как формировать цены для групп

Если речь о разовом заезде, обычно применяется скидка от открытого тарифа.

Но если это регулярные заезды (те самые «цепочки»), цены чаще всего согласовываются заранее — иногда сразу на год вперёд. В этом случае важно просчитать:

• планируемую выручку от сегмента

• целевую доходность

• исторические данные по тарифам

• долю загрузки, которую вы готовы отдать под группы

На основе этих данных формируется цена, которая:

• остаётся выгодной для отеля

• при этом ниже, чем тарифы для индивидуальных гостей

Итог

Работа с туристическими группами — это не просто способ загрузить номера, а полноценный инструмент управления доходом. При грамотной настройке процессов и условий можно обеспечить стабильную загрузку и предсказуемую выручку на длительный период.