Раньше, чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно было потратить несколько дней на оформление документов, обзвон авиакомпаний и гостиниц, бронь трансферов и страховок. Бумажные билеты, распечатанные подтверждения бронирования, кипы документов — всё это было неотъемлемой частью организации деловых поездок.
Сегодня бизнес-туризм шагнул в цифровую эпоху: компании всё чаще отказываются от традиционного способа организации командировок в пользу современных онлайн-решений.
В этом материале мы расскажем, как запустили первый проект системы для самостоятельного онлайн-бронирования командировок (OBT) для компании Starliner, которая входит в топ-100 лидеров делового туризма в России.
О заказчике
Компания Starliner начала свою деятельность в 2008 году как часть крупного сетевого бизнес-тревел агентства. За годы интенсивного развития компания эволюционировала в независимую тревел-менеджмент компанию (TMC) с уникальной для российского рынка IT-инфраструктурой.
На сегодняшний день это одно из крупнейших российских бизнес-тревел агентств с собственной онлайн-системой бронирования и продажи авиа и ж/д билетов, номеров в отелях и других услуг. Starliner обслуживает сотни тысяч деловых туристов ежегодно, специализируясь на организации командировок, MICE‑поездок и комплексном управлении корпоративными поездками.
Специфика сегмента бизнес-тревел
Когда обычный путешественник планирует поездку, процесс бронирования предельно прост: он заходит на сайт авиакомпании или агрегатора, выбирает подходящий рейс и производит оплату. Но корпоративный сценарий принципиально отличается — организация деловой поездки превращается в многоэтапный процесс: бесконечный обмен письмами, телефонные согласования и ведение данных в Excel‑таблицах с привлечением армии посредников — тревел‑координаторов, секретарей и агентов.
Необходимость вручную проверять информацию, пересылать документы и согласовывать детали не только замедляет весь процесс, но и существенно повышает вероятность ошибок.
С развитием цифровых каналов и электронной коммерции бизнес-тревел активно переходит в онлайн: компании стремятся автоматизировать организацию командировок и внедрить самостоятельное онлайн-бронирование для своих сотрудников. Тревел-агентства также заинтересованы в автоматизации процессов для своих клиентов, чтобы снизить нагрузку на персонал, минимизировать ошибки при обработке запросов, повысить эффективность работы сотрудников и упростить взаимодействие с бухгалтерией.
Задачи проекта
Главной целью для команды NEXTA стала разработка полноценной B2B‑платформы онлайн‑бронирования полного спектра, которая позволяла бы корпоративным клиентам Starliner в одном окне управлять всем пакетом бизнес‑поездок: бронировать авиа и ж/д билеты, отели, трансферы, страховки и дополнительные услуги.
Одной из ключевых задач проекта стало внедрение определённых бизнес‑правил и корпоративных тревел‑политик, предоставление статистической отчётности и аналитических данных, а также учёт особенностей документооборота при организации командировок и MICE‑мероприятий.
Компания приняла решение разработать собственный OBT (online booking tool), чтобы не зависеть от внешних систем, выстроив удобный, стабильный и технологически независимый инструмент, работающий по стандартам современного бизнес‑туризма.
Команде NEXTA предстояло:
- С нуля разработать и построить онлайн-платформу
- Интегрировать туда основные GDS (Global Distribution System) системы бронирования, поставщиков услуг и контента
- Обеспечить постоянное развитие сервиса с учётом тенденций рынка бизнес-туризма и потребностей пользователей
За время активной разработки команда успешно выполнила глобальную задачу по запуску платформы и интеграции различных поставщиков услуг — от базовых GDS до VIP-залов в аэропортах.
Ниже мы подробно рассмотрим ключевые задачи, которые были решены в ходе реализации проекта.
Комплексные интеграционные решения
Для обеспечения полноценной работы корпоративного агентства полного цикла потребовалось выполнить значительный объём работ по интеграции с поставщиками услуг и специализированными сервисами. Это позволило предоставить клиентам широкие возможности для бронирования тревел‑услуг в рамках деловых поездок. Команда NEXTA успешно реализовала подключение следующих сервисов:
- GDS (Global Distribution System) Amadeus, Sirena, MixVel, Travelport;
- Различные NDC авиакомпаний (Аэрофлот, Уральские авиалинии, S7, Turkish Airlines и т.д.);
- Агрегаторы бронирования отелей (Островок, Броневик, Академ-Онлайн, A&A, CBooking, HBPro и т.д.);
- Трансферы (iWay);
- Система бронирования ж/д билетов и автобусов “РЖД-Цифровые пассажирские решения”
- Страховки от “АльфаСтрахование”
В результате клиенты получили доступ к мультисистемному поиску туристических услуг с возможностью фильтрации предложений по цене и иным параметрам поездки.
Разработка пользовательского интерфейса
- Платформа построена по принципу “одного окна”: весь заказ, от выбора авиабилета до трансфера и страховки, собирается в рамках одной сессии.
- Интерфейс спроектирован вокруг двух приоритетов — простота восприятия и сохранение функциональности. Использованы удобная боковая панель, гибкая система фильтров, логичная структура разделов и интуитивные подсказки, чтобы пользователь не терял ориентиры при выборе услуги.
- Для мобильных устройств реализован полностью адаптивный интерфейс, оптимизированный под работу с телефона и планшета, что особенно важно для сотрудников, которые оформляют или подтверждают поездки в дороге.
Инструменты тревел-политик и аналитики
Тревел‑политика — универсальный инструмент, который помогает одновременно контролировать расходы, вести учёт и поддерживать высокий уровень удовлетворённости сотрудников. Звучит многообещающе, однако на практике разработать эффективную тревел‑политику гораздо сложнее, чем перечислить её преимущества.
Нередко компании отказываются от чёткого свода командировочных правил, что в итоге приводит к росту расходов и недовольству сотрудников: им сложно распоряжаться корпоративными средствами без понимания того, какие траты допустимы, а какие — нет.
Осознавая эти сложности, мы разработали гибкие настройки и правила, которые позволяют учитывать индивидуальные правила и потребности клиента.
Система автоматически применяет установленные правила к сотрудникам — на основе критериев, которые клиент или сотрудник агентства вносит в профиль компании.
Также были внедрены Аналитики — параметры для разнесения расходов по статьям затрат и для указания любых других значений, необходимых компании для управления заказами: бюджетных кодов, названий проектов, отделов, кост-центров, адресов доставки, целей командировок и других параметров. Эти значения закрепляются за конкретным пользователем, что исключает ручную обработку и оптимизирует учёт расходов.
Автоматизация документооборота и финансовых процедур
Важным этапом проекта стала реализация финансового блока платформы Finex с функциями автоматического формирования командировочных документов. Система оперативного и управленческого учёта Finex предоставляет следующие возможности:
- Автоматическое формирование командировочной документации, включая приказы о командировании сотрудников и корректировке периодов поездок исходя из данных о выбранных услугах
- Механизм настройки документов с возможностью персонализации их форматов в соответствии со стандартами каждой организации
- Встроенная валидация, автоматически проверяющая синхронизацию дат командировки с периодами забронированных сервисов
- Формирование документов для финансовых служб клиента: счетов, актов сверки и закрывающих документов.
Внедрение автоматизации позволило значительно сократить время и затраты на ведение учёта, существенно оптимизировав рабочие процессы.
Многопользовательская архитектура
Для обеспечения работы внутрихолдинговых систем (структур) была разработана и внедрена многопользовательская архитектура. Она предоставила следующие функциональные возможности:
- Ведение учётных записей нескольких компаний в рамках единой системы;
- Настройку индивидуальных параметров для каждого клиента;
- Оперативное подключение новых корпоративных клиентов;
- Централизованное управление данными всех компаний без необходимости развёртывания дублирующих систем.
Это решение существенно оптимизировало процессы масштабирования платформы.
Коммуникационный модуль: мультиканальный контакт с клиентом
Интересной задачей для команды стала разработка и настройка функциональной системы коммуникации с клиентами. Реализованный коммуникационный модуль NEXTA обеспечивает мультиканальный формат взаимодействия: пользователи могут получать уведомления и обмениваться сообщениями через привычные каналы связи — электронную почту, WhatsApp, Telegram, Max. При этом вся информация строго привязана к конкретному заказу.
Дополнительно внедрён интегрированный чат NEXTA: он автоматически направляет сообщения в предпочитаемый клиентом мессенджер, обеспечивая бесшовный и комфортный опыт общения.
Результаты запуска OBT для Starliner
В результате многолетнего цикла разработки и интеграций команда NEXTA создала масштабную TravelTech‑экосистему с уникальными сервисами и возможностями, которая позволила корпоративным клиентам Starliner:
- Самостоятельно бронировать и оформлять различные тревел услуги;
- Автоматизировать документооборот;
- Настраивать тревел-политики и аналитики;
- Эффективно управлять расходами на командировки;
- Упростить взаимодействие между агентом и клиентами;
- Повысить эффективность работы бухгалтерии;
- Сократить количество ошибок при коммуникации;
- Гибко управлять сервисными сборами и маркапами.
Технические преимущества платформы:
- Полный технологический суверенитет: вся экосистема — отечественная разработка, гарантирующая независимость, безопасность и соответствие регуляторным требованиям
- Микросервисная архитектура: возможность независимого развития и масштабирования каждого модуля без остановки всей системы
- Глубокая автоматизация: сквозная автоматизация процессов от бронирования до финансовой отчётности в 1С
- Гибкость и адаптивность: тонкая настройка бизнес-логики под специфику каждого агентства и его клиентов (политики, правила маршрутизации, валюты)
- Решение “под ключ”: готовое комплексное решение без необходимости длительной разработки
- Экономия ресурсов: снижение операционных затрат и времени на рутинные операции до 80%
- Масштабируемость: адаптация платформы под растущий бизнес
- Круглосуточная поддержка: сервис доступен 24/7
Этот проект наглядно демонстрирует, как совмещение экспертизы TMC‑компании и современных IT‑решений позволяет создавать собственную уникальную, современную и удобную платформу, отвечающую актуальным требованиям рынка и задающую новые стандарты отрасли.