С 1 апреля 2026 года вместо привычных уведомлений об уточнении (УоУ) и извещений о получении (ИоП) будут использоваться Универсальные служебные сообщения (УС). Новый тип сообщений будет обязателен при обмене любыми документами: формализованными и неформализованными. Исключение — электронная транспортная накладная. В статье расскажем подробности.
Изменения в ЭДО с 01.04.2026
С апреля 2026 года извещения о получении (ИоП) и уведомления об уточнении (УоУ) перестанут действовать. При обмене электронными счетами‑фактурами и другими документами компании будут формировать универсальное сообщение (УС), которое заменит собой ИоП и УоУ.
По мнению ФНС, переход на УС ускорит взаимодействие между контрагентами при приеме электронного документа и при внесении изменений в его содержание.
Первоначально переход на УС планировался на октябрь 2025 года, но ФНС перенесла сроки — предварительно на 1 апреля 2026. Новые правила еще не приняты.
Saby уже давно тестирует новый порядок обмена электронными документами. Система одновременно формирует ИоП/УоУ и универсальные сообщения.
Что такое универсальное служебное сообщение
Универсальное сообщение — это XML‑файл с утвержденным форматом, которым информируют о получении документов, ошибках и других событиях в документообороте.
Основные различия между ИоП (УоУ) и универсальным сообщением — в таблице ниже.
Разница между универсальными сообщениями и ИоП/УоУ в Saby:
Как сейчас работает ЭДО с контрагентами
Многие компании и ИП пересылают контрагентам документы по ЭДО: счета‑фактуры, УПД и другие формализованные и неформализованные документы.
Что относится к формализованным и неформализованным документам
Формализованные электронные документы — это файлы с расширением XML, формат которых утвержден налоговой. Такие документы могут быть:
- обязательны к применению: счет‑фактура, УПД, их корректировочные формы;
- необязательны к применению: акты, в том числе и для сверки взаиморасчетов, документы по страхованию.
Перечень всех формализованных документов можно посмотреть на сайте ФНС.
Неформализованный электронный документ — это любой документ, который разрабатывают компании и ИП для обмена с поставщиками или для внутренних перемещений. Он может быть оформлен в разных форматах, например, в PDF, DOC, TIFF, JPG и прочих.
К неформализованным документам относятся служебные записки, деловая переписка, внутренние отчеты компании.
Для приемки электронного документа нужно:
- изучить полученный документ: информацию о покупателе и продавце, данные по товарам, работам, услугам, стоимость и прочие данные;
- утвердить или уточнить полученный документ с помощью извещения о получении (ИоП) или уведомления об уточнении (УоУ) соответственно;
- подтвердить дату получения документа;
- подписать извещение или уведомление с помощью электронной подписи.
После подписания ИоП или УоУ поступает оператору ЭДО, а затем — самому продавцу. Срок каждого этапа пересылки — в течение одного рабочего дня на каждом этапе. В совокупности такая процедура может занимать около недели с учетом выходных.
В Saby принять или уточнить полученный документ просто — выберите нужный ответ. При отклонении укажите причину. Когда сделка будет подтверждена, у обеих сторон появится комплект юридически значимых документов, заверенных электронными подписями.
С Saby легко узнать, утвержден или нет электронный документ. Система показывает статус, а при наведении на нужный пункт выдает пояснения.