Excel против сервисов финансового учета: сравниваем возможности и стоимость

Некоторые предприниматели ведут финучет в Excel-таблицах. Это привычно и не требует больших затрат. Но с ростом компании такой учет становится все более рискованным: одна случайная ошибка может испортить весь отчет, а на ее поиск уходят часы.

Избежать таких проблем можно, если перейти на сервис финучета — автоматизированную альтернативу Excel-таблицам. В статье мы честно сравним оба способа ведения финучета, посчитаем их реальную стоимость и поможем понять, в каких случаях стоит использовать каждый из вариантов.

Сравнение сервисов финучета и табличного учета

Внесение данных и распределение на статьи учета

Excel. Все денежные операции нужно регулярно вносить вручную — лучше всего ежедневно, чтобы ничего не забыть. При этом каждую операцию нужно также вручную разносить по статьям учета.

Если сделок много, приходится углубляться в каждую из них и вспоминать, откуда пришли деньги или на что они были потрачены. В результате на ручной ввод данных уходит много времени.

Сервисы финучета. Все операции автоматически попадают в сервис благодаря интеграции с банками. Если вы выставили счет, его оплата также автоматически отразится в отчетах. Вручную нужно вводить только операции с наличными деньгами.

Также можно настроить правила автоматического разнесения операций по статьям учета, чтобы каждый раз не тратить время на ручную работу. Кроме этого, можно детализировать каждую операцию, например, указывать плательщика, получателя и ответственного.

А в некоторых сервисах можно привязывать операции к проектам и конкретным счетам. Это позволяет отслеживать прибыльность каждого направления и вести точную отчетность по договорам.

Расчет показателей и отчеты

Excel. Чтобы получить отчетность в Excel, нужно вручную настраивать формулы для автоматического расчета ключевых показателей — прибыли, рентабельности, оборачиваемости.

Для визуализации данных можно создавать диаграммы и графики, которые наглядно отображают динамику выручки, структуру расходов или другие важные метрики. Но на настройку формул и поддержание актуальности данных уходит много времени.

Сервисы финучета. Пользоваться финансовыми отчетами и виджетами в сервисах можно сразу, без долгих настроек. Системы финучета уже содержат готовые отчеты и виджеты. Вы просто выбираете из списка показатель или статистику, а сервис сам подтягивает информацию и визуализирует данные в виде графика.

Отчеты и виджеты в сервисе всегда актуальные, потому что обновляются в режиме реального времени. В результате вместо настройки формул вы сосредотачиваетесь на анализе данных и принятии управленческих решений.

Вероятность ошибок

Excel. Чем больше ручных операций, тем выше вероятность ошибок. Случайно удаленный столбец, смещенные ячейки или неправильная формула — все это приводит к некорректным отчетам.

Дополнительная сложность возникает при работе в команде: документ регулярно обновляют и пересылают между сотрудниками, из-за чего трудно отследить, кто и когда внес ошибку. В результате приходится тратить много времени на поиск неточностей или принимать решения на основе недостоверных данных.

Сервисы финучета. Автоматизация процессов сводит вероятность ошибок практически к нулю. Человеческий фактор минимизирован — основную работу по вводу и обработке данных выполняет система.

Кроме того, в сервисах есть настройки прав доступа. Это важно, если в работе с финансами участвует не один человек, а несколько. Можно открыть доступ сотруднику или партнеру, но ограничить его возможности. Например, он сможет просматривать отчеты, но не редактировать их. Так вы избежите ошибок, которые могут появиться, если цифры финучета правят сразу много человек.

Объем данных

Excel. Программу сложно адаптировать под большой объем данных. Когда таблицы разрастаются, они начинают медленно загружаться и зависать.

Дополнительная проблема — поиск нужных показателей усложняется, поскольку все операции необходимо структурировать и категоризировать вручную. Чем больше данных, тем труднее в них ориентироваться.

Сервисы финучета. Все данные в системе хранятся структурировано по статьям учета. Можно быстро отфильтровать операции по дате, банковскому счету или организации, чтобы сфокусироваться только на тех данных, которые сейчас нужны, без лишних цифр.

Благодаря тому, что система хранит всю информацию за прошедшие периоды, можно быстро сравнить финансовые результаты. Например, в пару кликов вывести виджет со статистикой прибыли за несколько лет. Кроме того, сервисы лучше справляются с большими объемами данных благодаря мощным серверам.

Стоимость

Excel. Программа входит в пакет инструментов Microsoft Office. Есть подписки для бизнеса от Microsoft, которые также включают Excel. Кроме стандартных офисных приложений в подписку включены дополнительные сервисы, корпоративная почта, ИИ-чат и другие инструменты для бизнеса. Цена на бессрочную лицензию зависит от версии и комплектации — от 1 990 ₽* на один ПК.

Кроме фактической оплаты лицензии, есть скрытая стоимость табличного финучета — цена ошибок и затраченного на ручные действия времени. Если вы не знаете, как посчитать в деньгах время, которое вы тратите на финучет, воспользуйтесь калькулятором:

Сколько стоит финансовый учет в Excel

Сервисы финучета. Большинство сервисов — облачные. Нужно регулярно оплачивать подписку, а не пользоваться бессрочной лицензией. Зато работать в системе можно не только с того ПК, на котором установлен Excel, а с любого устройства.

Специализированные сервисы работают по модели подписки, цена зависит от функционала и количества пользователей. Поэтому можно не покупать лишний функционал, как в пакете Office, а выбрать тариф с минимумом инструментов. При этом экономия времени сотрудников часто покрывает стоимость подписки.

Все обновления, которые происходят в системе, для пользователей тоже бесплатные. Например, если в тариф добавили новый функционал, платить за это не нужно.

Что лучше: Excel или сервисы для финучета

Оба варианта подходят, чтобы вести финансовый учет. Но в одних случаях целесообразнее пользоваться таблицами, а в других — специализированными сервисами.

Когда вам может подойти для финучета Excel:

• у вас — небольшая компания или стартап с ограниченным бюджетом;
• вы совершаете мало финансовых операций в месяц;
• все оплаты — наличные, их нужно вводить вручную;
• вы хорошо разбираетесь в формулах Excel;
• финучет ведет один специалист.

Когда лучше использовать сервис для финучета:

• финансами в компании занимается несколько человек;
• у вас много денежных операций;
• вы планируете масштабировать бизнес;
• вы преимущественно работаете с безналичной оплатой — нужна интеграция с банками;
• у вас более одного юридического лица и несколько разных направлений работы;
• вы регулярно показываете отчеты о финансовых результатах инвесторам, или соучредителям.

Какие сервисы использовать для финучета вместо Excel

Если вы сейчас выбираете сервис для финучета, посмотрите нашу сравнительную подборку с онлайн-системами, чтобы вам было легче определиться.

Аспро.Финансы

Аспро.Финансы — российский облачный сервис для финансового учета от аккредитованной ИТ-компании.

Возможности:

1. Отчет ДДС. Контролируйте денежный поток, чтобы понимать, куда уходят деньги и откуда они поступают.
2. Платежный календарь. Отслеживайте предстоящие платежи и поступления и избегайте кассовые разрывы.
3. Отчет ПиУ. Оценивайте рентабельность направлений и масштабируйте наиболее прибыльные из них.
4. Счета и акты. Создавайте документы в конструкторе, учитывайте НДС и скидки, отправляйте счета клиентам прямо из системы и контролируйте их статус оплаты.
5. Бюджетирование. Составляйте финансовые планы на разные периоды и отслеживайте план/факт.
6. Складской учет. Отслеживайте размер запасов и планируйте закупки без ошибок.

Стоимость за команду из 5 пользователей — от 1 790 ₽* в месяц.

Adesk

Adesk — сервис финансовой аналитики, который входит в реестр Российского ПО.

Возможности:

1. Движение денег. Контролируйте остатки на счетах и находите статьи для сокращения расходов.
2. Прибыли и убытки. Отслеживайте чистую прибыль, чтобы выводить дивиденды.
3. Баланс. Распоряжайтесь активами и пассивами компании, чтобы оценить закредитованность и ликвидность организации.
4. Отчет дебиторской и кредиторской задолженности. Управляйте долгами и предупреждайте кассовые разрывы.
5. Бюджетирование. Создавайте бюджеты по направлениям работы и контролируйте план/факт, чтобы вовремя устранять причины отклонений.
6. Согласование платежей. Согласовывайте все заявки на оплаты, чтобы контролировать расходы компании.

Стоимость подписки за команду из 5 пользователей — от 5 990 ₽* в месяц.

ПланФакт

ПланФакт — онлайн-сервис для автоматизации финансового и управленческого учета.

Возможности:

1. Интерактивные информационные панели (дашборды). Отслеживайте актуальные показатели бизнеса в динамике и быстро принимайте управленческие решения.
2. Анализ сделок. Сохраняйте данные по каждой сделке, чтобы оценивать ее прибыльность и контролировать обязательства сторон.
3. Бюджет ДДС. Планируйте поступления и списания, чтобы не уйти в кассовый разрыв и вовремя привлечь дополнительные источники финансирования.
4. Бюджет доходов и расходов. Определяйте финансовую цель направления или всей компании и контролируйте ее достижение.
5. Учет обязательств. Анализируйте дебиторку и кредиторку, чтобы предотвращать просрочки долгов.
6. Баланс. Учитывайте амортизацию основных средств, чтобы оценивать реальную стоимость активов.

Стоимость подписки на команду из 5 человек — от 2 050 ₽* в месяц.

Финтабло

Финтабло — сервис финансового и управленческого учета с ИИ-аналитикой.

Возможности:

1. Бюджетирование. Составьте БДР и БДДС, чтобы обеспечить рост прибыли и стабильный денежный поток.
2. Платежный календарь. Планируйте денежный поток на неделю или месяц вперед, чтобы не попасть в кассовый разрыв.
3. Учет зарплат. Рассчитывайте ФОТ для отчисления налогов и контролируйте задолженность перед сотрудниками.
4. Виджеты. Следите за финансовыми показателями на одной панели приборов, чтобы не углубляться каждый раз в отчеты ДДС и ПиУ.
5. Учет сделок. Анализируйте прибыльность проектов и контролируйте обязательства по каждому отдельному договору.
6. ИИ-аналитик. Получайте финансовые бизнес-советы от искусственного интеллекта на основе ваших данных.

Стоимость подписки на команду из 5 человек — от 3 375 ₽* в месяц.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — облачный сервис для комплексного управления бизнесом.

Возможности:

1. Счета на оплату. Формируйте и отправляйте счета контрагентам напрямую из системы, а потом отслеживайте их статус в сервисе.
2. Денежный поток по проектам. Проводите бюджетирование каждого проекта, отслеживайте план/факт и предупреждайте перерасход денег.
3. Наглядные информационные панели (дашборды). Выведите на рабочий стол виджеты и следите за деньгами компании в режиме онлайн.
4. Финансовые отчеты. Анализируйте финансовые результаты компании в ОПиУ, а объем операций по направлениям и остатки на счетах — в отчете ДДС.
5. Платежный календарь. Планируйте операции на ближайший месяц и контролируйте исполнение обязательств, чтобы не попасть в кассовый разрыв.
6. Мультивалютность. Ведите финансовый учет в разных валютах и сводите все данные по международным сделкам в один отчет по курсу ЦБ.

Отслеживать поступления и затраты, а также создавать подотчеты денежных средств можно в бесплатном тарифе из 5 пользователей. Дополнительный функционал можно получить в платной подписке.

Минимальная стоимость платного тарифа для команды из 5 человек — от 2 090 ₽ в месяц.

Сравнительная таблица

Как выбрать систему для финучета

Критерии подходящего сервиса можно разделить на две категории: функционал и условия использования. Определите, что из этого имеет значение именно для вас, чтобы найти подходящий софт.

Функциональные возможности:

1. Бесшовные интеграции с сервисами для бизнеса, которые вы используете. Так не придется переносить информацию вручную.
2. Открытый API. Нужен, если хотите подружить сервис финучета со своими программами.
3. Мультивалютность. Важно, если вы работаете не только с рублями.
4. Поддержка нескольких счетов и юрлиц. Актуально для управления группой компаний.
5. Гибкая настройка прав доступа. Нужна, чтобы скрыть информацию, открыть ее для чтения или редактирования сотрудникам, клиентам или подрядчикам. Этим вы защитите данные от утечки и некорректных изменений.
6. Визуализация. Виджеты для наглядности и быстрого принятия решений.

Локальные требования:

1. Русскоязычный интерфейс и техподдержка. Гарантирует быстрое освоение сервиса сотрудниками.
2. Оплата в рублях с российской карты. Без конвертации валюты и блокировки зарубежных карт.
3. Гибкая тарификация по количеству пользователей и функционалу. Чтобы не переплачивать за лишние инструменты, а платить только за то, что действительно необходимо.
4. Сервис включен в Российский реестр программного обеспечения. Важно, если работаете с госструктурами.
5. Тестовый период для изучения функций. Чтобы бесплатно протестировать сервис и принять взвешенное решение о покупке.
6. Мобильное приложение. Данные с разных устройств мгновенно синхронизируются, поэтому вы всегда получаете актуальную информацию.
7. Облачное решение. Софт развертывается на серверах разработчика, чтобы гарантировать защиту от утечки данных и программных ошибок.

Итоги

Выбирайте для финучета Excel, если:

• у вас стартап, и начального капитала не хватает для оплаты подписки;
• вы ведете весь бизнес наличными, и суммы нужно вводить в таблицу вручную;
• у компании маленькое количество платежей в месяц, на их обработку уходит не более часа.

Переходите на сервис финучета, если:

• у вас много контрагентов и платежей ежемесячно;
• вы хотите масштабироваться, и вам нужно следить за показателями в динамике;
• в финансовом учете участвует не один, а несколько сотрудников.

Excel удобный на старте, но растущему бизнесу нужна автоматизация. Сервисы экономят время и защищают от ошибок. Перед началом работы сравните сервисы по функционалу, а потом протестируйте их самостоятельно, чтобы найти самый удобный для вас вариант.

*Цены актуальны на момент публикации