Контроль просроченной продукции — это отлаженная механика, запускающаяся не в торговом зале, а на стадии оформления заказа и приёмки груза.
Проблема 1. Поставщики нередко привозят товар, остаточный срок которого составляет менее 70% от общего (точка невозврата).
Проблема 2. Перемещения внутри магазинов при открытии или закрытии смены провоцируют появление продукции с истекающим сроком и последующую просрочку.
Проблема 3. Перенасыщение акционными позициями и разовая отгрузка товара с подходящими к концу сроками.
Проблема 4. Отсутствие ротации продукции на витрине (игнорирование принципа FIFO).
Если выстроить процессы последовательно, долю списаний удаётся сократить до минимума — менее 0,5% от оборота. Ниже представлен пошаговый алгоритм, разбитый на четыре ключевых этапа.
Этап 1. Работа с поставками: входной контроль
Устраняем проблемы 1 и 2. Просрочка нередко оказывается на полке уже на стадии приёмки.
Шаг 1. Проверка сроков при приёмке
Введите жёсткое правило: «Товар с истекшим сроком годности либо с остаточным ресурсом менее ___% от общего периода хранения (для скоропорта — менее 80%) не подлежит приёмке».
Шаг 2. FIFO при закладке на склад
Новую партию запрещено ставить перед старой. Обучите сотрудников действовать так:
- Изъять старый паллет/коробку.
- Разместить свежую партию в глубине стеллажа.
- Старую партию выдвинуть вперёд (на ближний край).
Этап 2. Организация хранения и ротация: FIFO + FEFO
FIFO (первым пришёл — первым ушёл) — основа. Однако для скоропортящихся продуктов важнее принцип FEFO (первым истекает — первым уходит): в реализацию отправляется то, что портится раньше, даже если поступило позже.
Шаг 3. Система цветовых кодов (визуализация)
Если учётная система не отслеживает сроки по каждой единице, используйте физические маркеры:
- Красный стикер — продать сегодня-завтра (уценка или товар на грани истечения).
- Жёлтый стикер — срок заканчивается на текущей неделе.
- Зелёный / без стикера — обычная продукция.
Шаг 4. Правило «Золотой полки»
На витрине покупатель берёт товар с переднего края. Сотрудник, выкладывая продукцию, обязан помнить о FIFO.
Этап 3. Мониторинг и инвентаризация: контроль
Просрочку следует выявлять до её появления, а не после жалобы проверяющих органов. Мы для своих клиентов выстраиваем системную работу ежемесячно или ежеквартально с чётким графиком.
Шаг 5. Ежедневный мониторинг «Стоп-листов» (ТОП-10)
Каждое утро менеджер или администратор распечатывает отчёт из кассовой системы по позициям, у которых срок годности истекает в ближайшие 3–5 дней.
Эти позиции:
- пересчитываются физически;
- выносятся на отдельный стеллаж с уценкой;
- добавляются в «Меню дня» (для кулинарии или кафе) либо предлагаются кассирами.
Этап 4. Работа с остатками и списаниями
Просроченный товар продавать категорически запрещено. Однако необходим регламент, позволяющий минимизировать убытки до наступления этого момента.
Чек-лист ответственности
- Кладовщик / Приёмщик — отвечает за FIFO на складе. Не принимает товар с «горящими» сроками без отдельного согласования.
- Продавец / Мерчандайзер — отвечает за FIFO на полке. Проверяет сроки при выкладке. Немедленно убирает продукцию с истекшим сроком.
- Администратор / Управляющий — ежедневно контролирует отчёт по срокам. Организует уценку. Проводит инвентаризации.
- Директор / Закупщик — управляет поставками. Не заказывает избыточные объёмы при низкой скорости продаж. Договаривается о возвратах.
Автоматизация
Для крупного магазина настоятельно рекомендую внедрить EDI (электронный обмен данными) и WMS (система управления складом). Такое решение самостоятельно подсказывает сотруднику, какую именно паллету или ячейку отгружать в зал в первую очередь по принципу FEFO, практически исключая человеческий фактор.