В статье разобрали, как организовать прием оплаты за бронирование отелей так, чтобы упростить путь клиента и избежать штрафов со стороны ФНС.
Где проходит оплата онлайн-брони номеров
Отельеры принимают оплату онлайн через разные каналы, выбор зависит от формата отеля, номерного фонда и наличия сайта.
Сайт
Самый распространенный сценарий. Гость выбирает даты, видит доступные номера и тарифы, оплачивает бронирование онлайн. После оплаты автоматически формируется электронный чек.
Подходит отелям с постоянным потоком гостей и собственной системой бронирования.
Мессенджеры и соцсети
Актуально для небольших объектов или при отсутствии сайта. В этом случае используется оплата по ссылке:
- администратор отправляет клиенту платежную ссылку;
- гость переходит на страницу оплаты и оплачивает бронь;
- чек формируется и отправляется автоматически.
Формат подходит также для глэмпингов, турбаз и баз отдыха.
Интернет-витрина
Альтернатива полноценному сайту — страница с номерами и тарифами. Для клиента это привычный интерфейс: он выбирает вариант проживания и сразу оплачивает бронирование.
Решение подходит отелям без сложной системы бронирования.
Какие способы оплаты использовать
Чем больше вариантов оплаты доступно клиенту, тем выше вероятность завершения бронирования. Какие способы популярны:
- Банковская карта – самый распространенный способ. Комиссия начинается примерно от 2,4%.
- СБП – более выгодный вариант с комиссией от 0,4%.
- Оплата по ссылке – может быть разовой или многоразовой, а комиссия зависит от подключенных способов оплаты.
Как проходит оплата онлайн-брони
В гостиничном бизнесе применяются три сценария расчетов: полная предоплата, частичная предоплата и оплата при заселении.
100% оплата при бронировании
Формируются два чека:
- первый — на «предоплату 100%» в момент оплаты;
- второй — «полный расчет» при или после заселения.
Рекомендуется указывать в чеке конкретную услугу (например, категорию номера).
Частичная предоплата при бронировании
Например, оплата первой ночи при бронировании. В этом случае также формируются два чека:
- на сумму предоплаты с признаком «предоплата»;
- на полный расчет с учетом ранее внесенной суммы.
Оплата на месте
Если гость оплачивает проживание при заселении или выезде, формируется один чек с признаком «полный расчет».
Как настроить прием оплаты
Для законного приема онлайн-платежей необходимо соблюдать требования 54-ФЗ.
Бизнесу потребуется:
- онлайн-касса (чаще используется облачная), которая автоматически формирует чеки и передает данные в ФНС через ОФД;
- фискальный накопитель;
- договор с ОФД для передачи чеков клиенту и в налоговую;
- интернет-эквайринг, который обрабатывает платеж и передает данные на кассу для фискализации.
Возвраты и отмены бронирования
При отмене бронирования возврат выполняется тем же способом, которым была произведена оплата.
При этом формируется чек возврата, который отправляется клиенту и передается в ФНС.
Главное
- Оплата бронирования может проходить через сайт, ссылки, витрину или мессенджеры.
- Используются разные сценарии расчетов: предоплата, частичная оплата или полный расчет.
- Основные способы оплаты — карта, СБП и ссылки.
- Для соблюдения 54-ФЗ необходимы облачная касса, ОФД и интернет-эквайринг.