Подарочный сертификат, бартерная услуга для партнера, процедура по акции «третья бесплатно» или бесплатный приём в день рождения. Для клиента это приятные бонусы. Для администратора — головная боль, если система учёта не умеет работать с нестандартными оплатами.
Администратор закрывает смену, сверяет кассу и вдруг видит расхождения. Вроде все сходится, а итоговая сумма не та: «А, да, сегодня приходила клиентка по сертификату — я просто записала услугу, но деньги не брала». Или: «Мы делали бартер для косметолога из соседней клиники — я провела процедуру, а в отчете она висит как долг».
Во многих системах учета такие операции либо проходят мимо финансового учёта, либо учитываются криво. В результате отчеты перестают отражать реальность, и руководитель не понимает:
- сколько действительно заработала клиника;
- какие акции работают, а какие просто съедают прибыль;
- не «утекают» ли бесплатные услуги в минус.
Не сломайте учет: три типа нестандартных оплат
1. Подарочные сертификаты
Клиентка пришла с сертификатом на 5000 рублей, купленным подругой месяц назад. Услуга оказана, но живых денег в кассе нет. Если система просто списывает сертификат и забывает о нем, возникает вопрос: а когда и как учитывать доход? В момент продажи сертификата? В момент оказания услуги? И кто за это отвечает?
Правильный подход: сертификат — это предоплата. Деньги уже поступили, просто не в день процедуры. В Aurumline продажа сертификата фиксируется как доход, а при его активации услуга закрывается с обозначением способа оплаты. Все прозрачно и не выпадает из отчетов.
2. Бартер
Вы договариваетесь с поставщиком косметики: вы проводите процедуры для его сотрудников, а он поставляет вам расходные материалы со скидкой или вообще без оплаты. Услуги оказаны, товар получен, деньги никто друг другу не переводил.
Как это провести в учете? Если просто записать процедуры как «оказано» без оплаты, они повиснут мертвым грузом. А поставщик потом пришлет акт сверки, и вы полдня будете вспоминать, кому и за что должны.
В Aurumline бартер с поставщиком — это такой же тип оплаты, как наличные или карта. Вы закрываете процедуру с отметкой «бартер», и система автоматически:
- учитывает оказанную услугу и позволяет отфильтровать в общем потоке оплат
- фиксирует, что оплата прошла не деньгами, а товаром или услугой
- сохраняет информацию для сверки с контрагентом
В конце месяца руководитель видит: сколько процедур мы сделали по бартеру и на какую сумму, сколько материалов получили взамен и на какую сумму. Это не только порядок в учете, но и аргумент при переговорах с поставщиками — вы на цифрах можете показать объем взаимных услуг.
3. Акции «бесплатно»
«Третья процедура в подарок», «Приведи подругу — получи скидку», «Бесплатная консультация в день рождения». Красивые маркетинговые ходы, которые часто выпадают из учета. Администратор просто не бьет чек, и услуга исчезает из статистики.
У нас администратор проводит расчет без оплаты, и информация об оказанной услуги попадает в статистику.
Но маркетингу же нужно знать, сработала ли акция? Сколько человек пришло по ней? Какие затраты клиника понесла? Если бесплатные услуги не учитываются, оценить эффективность акции невозможно.
Ручной счет — это всегда риск ошибки и потеря времени, которого у администратора и так нет.
Как должно быть
В современной системе учета каждый тип оплаты — это просто строка в отчете. Неважно, пришел клиент с живыми деньгами, сертификатом, бартером или по акции «бесплатно». Важно, что система позволяет:
- выбрать нужный тип оплаты при закрытии визита
- автоматически учесть его в финансовой отчетности
- не терять информацию о том, сколько и каких «нестандартных» оплат внесено
- анализировать эффективность акций и бартерных соглашений
Гибкие настройки оплат позволяют добавить любой нужный вам вариант: будь то «благотворительная процедура», «тест-драйв для блогера» или «подарок от клиники». Главное, чтобы это не превращалось в чёрную дыру, куда проваливаются деньги.
➡️Тест системы бесплатно — снизьте количество ошибок на 20% за неделю. ➡️Мы в Telegram ➡️Вконтакте