Вопрос пользователя: «Сотрудник потратил свои деньги, подал авансовый отчет, но уже год не приходит за деньгами. Он работает, но говорит: "потом". Можем мы списать этот долг как доход?»
Суть проблемы
Ситуация, когда организация должна сотруднику, но деньги не востребованы, тоже встречается. Но здесь важно не перепутать с обычной кредиторской задолженностью.
Что может 1С ERP?
Новый документ можно использовать и для списания долга перед сотрудником, но с осторожностью.
Суть подхода:
Важное условие: списание долга перед сотрудником в доходы возможно только в исключительных случаях, когда нет иной возможности рассчитаться.
Если сотрудник работает и просто "забыл" получить деньги, это не исключительный случай. Нужно:
- Напомнить сотруднику о долге.
- Выплатить деньги через кассу или на карту.
- Если сотрудник отказывается (например, дарит деньги организации), взять с него письменное заявление.
Только если сотрудник уволен, и связаться с ним невозможно, или если он написал заявление об отказе от получения денег в пользу организации, можно использовать новый документ.
Решение и рекомендации
Не торопитесь списывать долги перед работающими сотрудниками. Это их деньги, и рано или поздно они могут за ними прийти. Лучше принудительно выплатить или оформить отказ документально.
Итог простыми словами
Если сотрудник работает и говорит "потом", это как должник, который каждый день проходит мимо вашего дома и обещает: "Завтра занесу". Вы же не будете списывать долг, пока он ходит мимо. Только когда должник исчез, можно махнуть рукой.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Отказ от получения.
Ситуация: Сотрудник потратил свои 2000 рублей, подал авансовый отчет, но написал заявление: "Прошу не выплачивать, это мой подарок организации на юбилей".
Решение: Есть заявление, есть приказ руководителя. Можно оформить документ на списание долга в доходы. Все законно и обоснованно.