Вопрос пользователя: «У нас частая ситуация: сотрудник увольняется, а за ним висит небольшой долг по подотчету. Раньше мучились. Теперь, с новым документом, стало проще?»
Суть проблемы
Увольнение сотрудников с долгами — одна из самых частых причин использования нового документа.
Что может 1С ERP?
Да, новый документ идеально подходит для этой ситуации.
Суть подхода:
Пошаговый алгоритм для уволенного сотрудника-должника:
- Убедитесь, что нет иных способов. Проверьте, можно ли связаться с сотрудником, есть ли у него незакрытые авансы, можно ли удержать из зарплаты (если еще не уволен).
- Оформите приказ руководителя. Списание долга должно быть обосновано. Обычно издается приказ о списании безнадежной задолженности.
- Создайте документ «Корректировка расчетов с подотчетными лицами».
Выберите операцию «Списание долга подотчетного лица (расходы)».
Укажите сотрудника (даже если он уволен, он должен быть в справочнике).
Укажите сумму долга.
При необходимости заполните аналитику расходов. - Проведите документ. Система закроет долг и в бухгалтерском, и в оперативном учете.
Решение и рекомендации
Заведите правило: при увольнении сотрудника проверять его задолженность по подотчету. Если есть долг и нет возможности взыскать — сразу оформляйте списание новым документом, чтобы не тянуть "хвосты".
Итог простыми словами
Раньше уволенный сотрудник с долгом был как призрак: вроде нет человека, а долг висит. Новый документ проводит "обряд изгнания призраков" — долг исчезает из всех учетов, и бухгалтер спит спокойно.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Массовое увольнение.
Ситуация: В компании сокращение, увольняется 10 человек. У троих есть небольшие долги по подотчету (от 100 до 500 рублей). Связи с ними после увольнения не будет.
Действие: Бухгалтер собирает информацию, получает приказ руководителя на списание безнадежных долгов. Создает три документа (по каждому сотруднику), проводит их. Долги закрыты.