Вопрос пользователя: «Получили от нашей организации передачу товаров и счет-фактуру к ней. В учете передача создалась автоматически. А счет-фактура где? Нужно его отдельно создавать?»
Суть проблемы
При получении документов важно понимать, как отражаются и передача, и связанный с ней счет-фактура. Нужно ли их обрабатывать отдельно или система всё делает сама.
Что может 1С ERP?
Обработка счетов-фактур при получении зависит от того, в каком виде они пришли: отдельно или в составе УПД.
Суть подхода:
Вариант 1: Пришел УПД (единый документ).
- Система создает один документ, который одновременно является и передачей товаров, и счетом-фактурой. В базе это может быть документ "Передача товаров между организациями" с заполненными данными счета-фактуры в специальных полях или отдельном разделе.
Вариант 2: Пришли отдельно передача и отдельно счет-фактура.
- Система создает документ "Передача товаров между организациями" на основании первого ЭДО.
- Когда приходит второй ЭДО (счет-фактура), система находит созданную ранее передачу по уникальному идентификатору и прикрепляет к ней счет-фактуру. В результате в базе появляется заполненный счет-фактура, связанный с этой передачей.
В обоих случаях вам не нужно создавать счет-фактуру вручную. Система создает его автоматически на основании полученных данных.
Решение и рекомендации
После получения документов проверьте, что счет-фактура привязался к передаче. Откройте документ передачи и посмотрите, есть ли там ссылка на счет-фактуру или заполнены ли соответствующие поля. Если есть — всё в порядке.
Итог простыми словами
Представьте, что вам пришла посылка и отдельно пришел счет на оплату. Курьер отдал посылку, а счет пришел по почте. Вы должны соединить их в своем учете: понять, что этот счет именно за эту посылку. В ЭДО система делает это автоматически — соединяет передачу и счет-фактуру в одну папку.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Раздельное поступление.
Ситуация: Сначала пришел ЭДО с передачей товаров. Бухгалтер его подписал, создалась передача. Через час пришел ЭДО со счетом-фактурой.
Решение: Система видит уникальный ID, находит уже созданную передачу, прикрепляет к ней счет-фактуру. Бухгалтер открывает передачу и видит, что теперь в ней заполнены данные счета-фактуры. Ничего создавать вручную не нужно.