Вопрос пользователя: «Пришел документ от нашей организации, а система пишет "Исходный документ не найден". Что это значит? Я что-то не то сделал?»
Суть проблемы
Ситуация, когда входящий документ не может быть автоматически сопоставлен с существующим в базе документом, вызывает тревогу у пользователя. Нужно объяснить причины и действия.
Что может 1С ERP?
При получении документа система ищет в базе исходный документ по уникальному идентификатору. Если не находит — возникает ситуация "Исходный документ не найден".
Суть подхода:
Почему такое может произойти:
- Документ был создан в другой базе. Если организации работают в разных информационных базах, то в базе получателя просто нет исходного документа. Система не может его найти.
- Исходный документ был удален. Если отправитель создал документ, отправил, а потом удалил его у себя, то при получении ответа система может не найти исходник.
- Сбой при обмене идентификаторами. Редкая ситуация, но возможна.
Что делать:
- Если организации работают в разных базах, нужно либо переходить на единую базу, либо принимать документы как "новые", без привязки к исходнику (возможно, потребуется ручная обработка).
- Если документ был удален, нужно восстановить его или принять решение о ручной обработке.
- В любом случае, можно создать документ вручную на основании полученных данных, сопоставив его с реальной поставкой.
Решение и рекомендации
При появлении такой ошибки не паникуйте. Свяжитесь с отправителем, выясните причину. Если организации в одной базе — возможно, технический сбой, и документ можно найти вручную. Если в разных — принимайте документ как новый, но имейте в виду, что полной автоматической связки не будет.
Итог простыми словами
Представьте, что вам пришло письмо от друга, но вы не помните, чтобы вы ему писали. Система говорит: "Я не знаю, на какое ваше письмо это ответ". Это может быть, потому что вы писали с другого адреса (другая база) или удалили свое письмо. В любом случае, письмо есть, его нужно прочитать и решить, что с ним делать.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Разные базы.
Ситуация: Организации холдинга работают в разных базах. Пришел документ из другой базы.
Проблема: Система не находит исходный документ в текущей базе.
Решение: Бухгалтер понимает причину. Он создает документ передачи вручную, используя данные из входящего ЭДО. Затем привязывает входящий ЭДО к этому созданному документу. Документооборот завершен, хоть и не полностью автоматически.