Кассовые разрывы — боль проектного бизнеса. Знакомо? Разбор от руководителя направления 1С, директора по экономике и автоматизации процессов ГК РТСофт Анастасии Вощановой.
Меня зовут Анастасия Вощанова, я представлю группу компаний РТСофт, где курирую процессы экономики, управления процессами и автоматизации. Мой опыт охватывает управление финансами, проектное и организационное бюджетирование, управленческий учет и отчетность, а также комплексное управление проектами. РТСофт – проектно-ориентированная компания, специализирующаяся на создании уникальных автоматизированных решений для каждого клиента, где каждый договор является отдельным проектом. Сегодня хочу поделиться практическим опытом мониторинга и прогнозирования кассовых разрывов и решения вопросов управления денежными потоками, которые возникают в такой организации с проектным управлением как наша, и которые мы решаем с помощью установленного у нас программного продукта «1С:ERP+PM Управление проектной организацией».
Анастасия Вощанова
Руководитель направления 1С
Директор по экономике и автоматизации процессов, РТСофт
✉ nast@rtsoft.ru | Telegram: @voschanova
Постановка задачи от финансового директора
От руководства нашей компании была поставлена целевая задача по мониторингу и прогнозированию кассовых разрывов как в долгосрочном, так среднесрочном и краткосрочном периодах.
Постановка задачи шла от собственника и руководителя бизнеса и была адресована финансовому директору. Требовалось своевременно и без задержек выплачивать зарплаты, налоги, переводить денежные средства поставщикам и подрядчикам. Сбои в выплатах были недопустимы, так как влекли за собой ухудшение репутации компании, возникновению рисков потери доверия контрагентов, инвесторов и кредиторов, штрафам, пени, уходу сотрудников, а также могли усложнить доступ к кредитным ресурсам и выгодным деловым сделкам.
Основные проблемы кассовых разрывов, которые возникали на практике:
- рост дебиторской задолженности, когда клиенты задерживали платежи, что истощало оборотные средства;
- неэффективное управление запасами, когда излишки комплектующих на складах снижали доступные денежные ресурсы, при этом заказы, под которые были закуплены комплектующие, были перенесены по срокам поставки или отменены;
- проектная специфика, длительные и сложные проекты с высоким риском кассовых разрывов из-за длинных циклов исполнения, необходимости предоплат и отсрочек, сдвижкой сроков исполнения и соответственно оплат.
Проблемы решались, но не так эффективно и системно, как хотелось, периодически возникали непредсказуемые кассовые разрывы. Требовалось выстроить новую систему, которая прежде всего решила бы две задачи:
1. Обеспечила точность и предсказание данных, чтобы вовремя предпринять действия по недопущению кассовых разрывов.
2. Указала на узкие места, какие конкретно действия и мероприятия на каком этапе требуется предпринять.
Необходимо было реализовать в информационной системе получение в онлайн-режиме достоверной и полной информации о денежных потоках, конечном сальдо и прогнозных кассовых разрывах по отчетным периодам.
При этом необходимо было учесть:
- специфику деятельности проектно-ориентированной организации (каждый договор с заказчиком рассматривается как отдельный проект);
- возможность прогнозирования движения, и особенно поступлений денежных средств по различным сценариям;
- реализовать разные походы к прогнозированию и мониторингу на долгосрочном (год), среднесрочном (месяц) и оперативном (неделя и день) периодах;
- связать информацию из учетного контура о фактических поступлениях денежных средств, остатках на счетах, взаиморасчетах с клиентами с проектным контуром;
- предиктивное выявление возможных причин появления кассовых разрывов, расстановка красных флагов с текстовыми комментариями по фактическим и прогнозным срывам поступлений денежных средств.
- учесть и подсветить влияние сдвижек заключения и выполнения договоров (проектов), а также договорные условия поступления денежных средств и сроки оплаты для балансировки денежных потоков.
- обеспечить пересчет валютных сумм и сумм в условных единицах в учетную валюту (рубли) для целей отчетности.
Потребители отчетности из информационной системы:
- руководители бизнес-блоков
- финансовый директор
- сотрудники казначейства
- сотрудники проектного офиса
Долгосрочное (годовое) прогнозирование движения денежных средств
Для проектно-ориентированной организации долгосрочное прогнозирование денежных потоков – это комплексный процесс, требующий учета специфики проектов для финансового управления.
Долгосрочное планирование денежных потоков обеспечивает финансовую устойчивость и ликвидность, отсутствие задержек в оплатах для успешного выполнения проектов.
Как правило, при подготовке годового БДДС (бюджета движения денежных средств) нет проблем с прогнозированием регулярных оплат на функционирование деятельности организации. Ключевым становится планирование поступлений и выбытий денежных средств по основной деятельности с привязкой к проектам, денежный поток прогнозируется отдельно по каждому проекту с учетом сроков заключения, выполнения договоров, графиков поступления и выбытия денежных средств.
1. Анализ портфеля проектов
Для долгосрочного управления финансами используется проектный контур.
Портфель проектов является базой для долгосрочного прогнозирования движения денежных средств. Основная деятельность компании планируется и управляется по отдельным проектам, которые включают в себя:
- Коммерческие договоры, заключаемые и финансируемые клиентами;
- Проекты на выполнение работ, полученных в счет субсидий и грантов;
- Инвестиционные проекты по созданию объектов НИОКР и НМА;
- Внутренние проекты, такие как крупные маркетинговые мероприятия.
Портфель проектов классифицируется по рыночным аналитикам бизнес и продуктовым направлениям, отраслям, и стадиям воронки продаж, заключения и исполнениям сделок. А также привязывается к менеджерам по продажам, кураторам и ответственным.
2. Прогнозирование поступлений и выбытий по проектам
По каждому проекту и при необходимости его этапу фиксируются срок выполнения проекта, прогнозная выручка и расходы.
Прогноз поступлений денежных средств формируется на базе прогнозной выручки (договорной цены) с учетом договорной схемы оплаты с привязкой к датам начала или завершения проектной задачи.
Прогноз выбытий денежных средств формируется на базе плановых расходов (за исключением регулярных оплат, таких как повременная оплата труда), по схемам оплаты в привязке к срокам начала и завершения выполнения проекта.
Пример вкладки «Финансовые планы» / «План движения денежных средств» по проекту представлен ниже на скрине «Пример вкладки «План движения денежных средств» по проектной задаче». Здесь и далее привожу скрины из системы «1С:ERP+РМ».
Для каждого договора (проекта) можно по умолчанию установить схему оплаты, в соответствии с которой в системе автоматически рассчитываются и пересчитывается БДДС по проекту и в целом по организации. Ниже на скрине приведен пример элемента справочника «Схемы оплаты» для проекта.
2. Сценарное планирование
После заполнения финансовых планов по каждому проекту сохраняется версия плана с выбранным сценарием бюджетирования.
Используемые сценарии бюджетирования:
- Пессимистичный — сделки в стадиях воронки продаж: на исполнении, в процессе заключения, преддоговорной этап
- Реалистичный — сделки в стадиях воронки продаж: на исполнении, в процессе заключения, преддоговорной этап, в проработке
- Оптимистичный — сделки во всех стадиях воронки продаж: на исполнении, в процессе заключения, преддоговорной этап, в проработке, просева и фильтрации потенциальных сделок, первичных запросов.
Проект включается в тот или иной сценарий бюджетирования в соответствии с текущей стадией воронки продаж, вероятностью заключения и исполнения, а также применяется экспертная оценка.
4. Формирование годового БДДС по проектной деятельности
На основе финансовых планов по проектам строится БДДС по проектной деятельности в различных сценариях.
Ниже на скрине приведен пример сценарного планирования поступления денежных средств от клиентов по проектам. Это типовой отчет проектного контура программного продукта «1С:ERP+PM», План-фактный анализ ДДС.
5. Формирование годового БДДС по всем видам деятельности
Финальный БДДС по компании строится на базе бюджета доходов и движения денежных средств по проектной деятельности с добавлением информации из учетного контура:
- бюджет текущих регулярных выбытий денежных средств (оплата аренды, труда, налогов и т.п.)
- остаток денежных средств компании на счетах на конец предыдущего года, который является начальным значением для отчета о движении денежных средств нового периода. Сальдо на начало периода рассчитывается путем суммирования всех поступлений и вычитания всех выплат за предыдущий год и отражается в самом начале отчета.
- прогнозные поступления и выбытия по финансовой деятельности
Для построения БДДС по компании может использоваться типовой модуль бюджетирования.
Ниже на скрине приведен пример годового прогнозного бюджета движения денежных средств по организации.
При построении годового БДДС был выявлен прогнозный кассовый разрыв в мае 2026 года на сумму 8.5 млн руб. Были предприняты мероприятия по устранению кассового разрыва — получение займа в рамках существующей кредитной линии банка.
Среднесрочное управление денежными потоками и предотвращение кассовых разрывов (ежемесячные и еженедельные действия)
1. Прогнозирование выбытий денежных средств по регулярным выплатам
Формируются заявки на оплату на весь год по регулярным выплатам (расходы на содержание офиса, оплата труда, налоги и т.п.) с ежемесячным уточнением при необходимости.
2. Прогнозирование выбытий денежных средств для исполнения проектов
Уточняются и актуализируются финансовые планы выбытия денежных средств по проектам: оплата подрядчикам, командировки, закупка комплектующих и другие. Вносятся заявки на оплату, которые при необходимости корректируются, сопоставляются с данными проектов.
Анализируется кредиторская задолженность поставщикам (счёт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»), договорные сроки оплаты и возможности по задержке оплаты.
Важно: При заключении коммерческих договоров составляется БДДС проекта. Задача БДДС — обеспечить отсутствие отрицательных денежных потоков для выполнения проекта, согласовать договорную схему оплату, позволяющую финансировать проект за счет средств клиента или транслировать условия оплаты на подрядчиков.
Ниже на скрине представлен пример бюджета движения денежных средств по проекту. В информационной системе «1С:ERP+PM» автоматизирована печатная форма, отражающая необходимую информацию по денежным потокам по проекту, в наглядном для руководства виде. Данная форма анализируется до заключения контракта в целях принятия решения о заключении на указанных условиях оплаты. В печатной форме отражаются:
- прогноз поступлений денежных средств по проекту,
- прогноз выбытий денежных средств по проекту,
- денежный поток нарастающим итогом,
- объем финансирования за счет собственных средств компании.
На данном примере видим возникающий кассовый разрыв в августе и в сентябре в размере 2,4 млн руб. в связи с тем, что по условиям договора авансовые платежи не предусмотрены, оплата проводится в два этапа после выполнения работ по заявкам.
На основе данной информации принимается решение о работе с кассовыми разрывами:
- проведение переговоров с заказчиком об изменении условий оплаты по договору
- финансирование за счет собственных средств (анализ такой возможности в соответствии с БДДС организации).
3. Прогнозирование поступлений денежных средств по договорам в портфеле
Анализируется портфель проектов по проектам в преддоговорной стадии и на стадии проработки на предмет вероятных поступлений денежных средств в ближайший месяц и квартал.
4. Прогнозирование поступлений денежных средств по заключенным договорам и договорам в стадии заключения
Авансовые платежи от клиентов
Анализируются плановые авансовые платежи:
- договорные сроки оплаты авансового платежа
- прогнозные сроки оплаты
При сдвигах сроков оплаты, фактических или прогнозных задержках поступлений авансовых платежей подключаются сотрудники проектного офиса для анализа.
Платежи за выполненные работы от клиентов
Анализируются плановые платежи:
- По плановым выполнениям работ и плановым закрытиям. Автоматически сдвигаются сроки поступления денежных средств при задержке выполнения проектов, договорных этапов.
- По фактическим закрытиям (от даты документов реализации). Проводится анализ текущей и просроченной дебиторской задолженности, сроки просрочек, подключение сотрудников проектного офиса для подготовки писем клиентам о задолженности, подключение юристов для досудебной и судебной работы по получению платежей.
Важно: Для анализа взаиморасчетов важно фиксировать как договорные даты по срокам оплаты авансовых платежей и платежей за выполненные работы, так и прогнозные. Нужно учитывать, что платежи от клиента при этом могут быть разбиты на части.
Анализ поступлений денежных средств по заключенным договорам проводится на базе типового отчета системы «1С:ERP+РМ» «Задолженность клиентов». Пример такого детального отчета приведен на скрине ниже.
Значения выверяются на соответствие данным оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Ниже на скрине приведен пример анализа и расшифровки дебиторской задолженности, сверки с данными взаиморасчетов бухгалтерского учета и оборотно-сальдовыми ведомостями. Построен на базе типового отчета системы «1С:ERP+РМ» «Ведомость расчетов с клиентами».
Расшифровка взаиморасчетов:
- Долг клиента (счета 62.01+ 62.31, «Расчеты с покупателями и заказчиками»)
- Наш долг, сумма полученных, но незакрытых авансов с заказчиками (счёт 62.02 «Расчеты по авансам полученным»)
Оперативная балансировка денежных потоков (ежедневные действия)
Оперативное финансовое планирование включает в себя еженедельный и ежедневный контур.
Основным инструментом оперативного планирования служит платежный календарь. Он включает график всех ожидаемых поступлений и платежей, разбитых по дням.
Платежный календарь помогает компании избегать кассовых разрывов, управлять денежными потоками, предпринимать меры для обеспечения платежеспособности.
- Формирование платежного календаря на неделю и текущий день. Финансовый менеджер работает с реестром оплат и поступлений, проектным офисом, уточняет причины сдвижек, выполняет перенос заявок.
- Утверждение платежного календаря. Финансовый директор утверждает реестр оплат, подготовленный финансовым менеджером, принимает решение о финансовых инструментах.
- Организация оплаты. Сотрудники казначейства организуют оплаты, получают и формируют платежные поручения.
- Рассылка информации об оплатах и поступлениях денежных средств:
a. Ежедневная рассылка директору и финансовому директору по состоянию по банковским счетам (ежедневное сальдо)
b. Адресная рассылка ответственным о произведенных оплатах и полученных поступлениях денежных средств.
Реестр платежей формируется на базе заведенных в информационную систему Заявок на расходование денежных средств. Пример заявки на расходование денежных средств представлен на скрине ниже.
Платежный календарь по дням формируется на базе остатков денежных средств по расчетным счетам, ближайших поступлений и заявок на расходование денежных средств.
Ниже на скрине приведен пример платежного календаря по дням с примером отрицательного остатка. Как видим, с учетом текущего остатка денежных средств на счетах и реестра заявок на оплату, по расчетному счету Совкомбанк через два дня ожидается кассовый разрыв в размере 3 млн руб. Возможное действие, которое можно предпринять — перевести часть денежных средств с расчетного счета в Альфе на расчетный счет Совкомбанка.
Эффекты от внедрения системы по предотвращению кассовых разрывов
Проработка и внедрение новой информационной системы по устранению кассовых разрывов в организации потребовала значительных организационных усилий:
- вовлечения многих подразделений компании для создания и поддержания точного планирования денежных потоков, бюджета движения денежных средств (БДДС), платежного календаря;
- разработки и внедрения внутренних регламентов и автоматизированных инструментов управления для контроля своевременной оплаты дебиторской задолженности, оптимизации сроков платежей и закупок, распределения оплат по приоритетам;
- построения вероятностных моделей для учета непредсказуемых факторов, таких как задержки платежей, сезонность доходов;
- серьезной подготовки сотрудников и изменения бизнес-процессов в работе.
Таким образов, устранение кассовых разрывов — это не только информационный вопрос, но и комплексный организационный процесс, включающий межфункциональное взаимодействие, изменения в управлении денежными потоками, платежной дисциплины компании.
Внедрение системы по предотвращению кассовых разрывов позволило:
- обеспечить большую точность и предсказание разрывов, так что теперь мы можем вовремя предпринять ответные действия;
- системно и точечно указывать на конкретные действия и мероприятия, которые следует предпринять, чтобы минимизировать или не допустить разрывы.
Вот конкретные показатели, которых мы достигли:
- исключили ситуации сбоев оплаты критических платежей (ранее возникали до двух раз в год);
- уменьшили сумму просроченной дебиторской задолженности почти в два раза;
- сократили количество договоров, заключенных на условиях финансирования за свой счет.
У финансового директора и руководителя бизнеса теперь на руках достоверная и точная финансовая картина с необходимой степенью детализации и вероятностными оценками на год, месяц и неделю, с помощью которой предпринимаются упреждающие управленческие решения.
Регистрируйтесь на бесплатный вебинар
26 марта 2026 года Анастасия Вощанова проводит вебинар "От годового планирования до управления денежными потоками. Пошаговая методика управления денежными потоками в 1С:РМ для ИТ и инжиниринга проектного типа". Будем разбирать, как обеспечить бесперебойное финансирование организации в сфере ИТ и Инжиниринга.
Для сотрудников проектно-ориентированных организаций участие бесплатно. Регистрируйтесь!
Подписывайтесь на наш канал на Дзен.
Подписывайтесь на наш Телеграм-канал.