Собственник: «Олег, у меня 50 отчетов в неделю. Финдир присылает километровые таблицы. Я ничего не понимаю, но киваю».
Я: «А какие 5 цифр ты смотришь каждое утро?»
Он: «Ну... выручку за вчера смотрю».
Я: «А остальные 49 отчетов зачем?»
Тишина.
Коротко
Собственники любят сложные отчеты.
Им кажется, что чем больше цифр - тем лучше они управляют.
На самом деле наоборот.
Когда вы тонете в данных, вы не видите главного.
Вы смотрите на графики, но не принимаете решений.
Вы читаете отчеты, но не понимаете, что делать.
Я перепробовал десятки дашбордов.
Пересмотрел сотни отчетов у клиентов.
И вывел 7 показателей, которые реально нужны собственнику.
Ничего лишнего.
Только то, на основе чего вы принимаете решения.
Показатель 1. Деньги на счетах прямо сейчас
Самый простой, самый важный.
Не «оборот в этом месяце».
Не «прибыль по отгрузкам».
Не «дебиторка с разбивкой».
А просто: сколько денег лежит на расчетных счетах прямо сейчас.
Я открываю банк и смотрю остаток.
10 секунд.
Зачем:
Если денег меньше, чем нужно на зарплату + налоги + аренду на ближайшие 2 недели - у меня проблема.
Я просыпаюсь и начинаю решать ее до обеда.
Если денег достаточно - я могу спокойно смотреть дальше.
Норма:
Остаток не ниже 2-недельного операционного бюджета.
Тревога:
Вы не знаете точную сумму.
Вы думаете: «где-то миллион, плюс дебиторка подъедет».
Показатель 2. Оплаты вчера vs план
Я не смотрю «выручка с начала месяца».
Я смотрю: сколько денег пришло вчера и сколько должно было прийти по плану.
Почему вчера?
Потому что сегодня еще не закончилось.
Вчера - это последний закрытый факт.
Зачем:
Если вчера пришло меньше плана - я смотрю, почему.
Это может быть разовый сбой (клиент перевел сегодня утром).
А может быть системная проблема (отгрузки встали, менеджеры не работают).
Я узнаю об этом сегодня утром, а не через неделю, когда финдир соберет отчет.
Норма:
Отклонение не более 10% в минус.
Или понятная причина (праздники, выходные, специфика месяца).
Тревога:
«Мы посмотрим в конце месяца».
Показатель 3. Треугольник: заказы / отгрузки / оплаты
Три цифры в одной строке:
- Сколько клиентов заказали (новые сделки в CRM)
- Сколько мы отгрузили (закрыли нашу часть)
- Сколько клиенты оплатили (деньги пришли)
Если заказы растут, а отгрузки стоят - у вас проблемы с производством или логистикой.
Если отгрузки растут, а оплаты нет - у вас проблемы с финансированием клиентов или с договорами.
Если заказы падают - у вас проблемы с продажами.
Зачем:
Эта тройка показывает, где именно рвется цепочка «деньги пришли - деньги ушли».
Норма:
Все три цифры движутся синхронно.
Если одна выпадает - у вас есть ровно один день, чтобы понять почему.
Тревога:
Вы смотрите только выручку.
«Оборот растет, все хорошо».
Показатель 4. Дебиторка - список должников
Не общая сумма.
А список клиентов, которые должны вам больше 30 дней.
Я смотрю не отчет, а живые карточки.
Три имени. Три суммы. Три срока.
Зачем:
Деньги, которые вам должны больше месяца - это уже не ваши деньги.
Это подарок клиенту за ваш счет.
Если в списке появляется новое имя - я звоню коммерческому: «Что с этим клиентом? Почему не платит?»
Если имя висит дольше 45 дней - я подключаюсь лично.
Не чтобы давить. Чтобы понять: клиент попал в сложную ситуацию или просто наглеет.
Норма:
Доля просроченной дебиторки не выше 5% от оборота.
Ни одного клиента с долгом больше 60 дней без личного контакта.
Тревога:
Вы знаете общую сумму, но не знаете имена.
Показатель 5. Маржинальность по направлениям
Не средняя температура по больнице.
А реальная маржа по каждому продукту, услуге, направлению.
Вы должны видеть:
- какие продукты реально приносят деньги
- какие работают в ноль
- какие убыточные, но вы их держите «для ассортимента»
Зачем:
Без этого вы не можете принимать решения.
Вы не знаете, что развивать, а что сворачивать.
Вы не знаете, на чем можно давать скидки, а на чем нельзя.
Норма:
У вас есть таблица с маржинальностью по каждому направлению.
Она обновляется раз в неделю.
Тревога:
«У нас все примерно одинаково».
Нет, не одинаково. Вы просто не считали.
Показатель 6. Просроченные задачи
Не все задачи, а только те, которые:
- поставили вы лично
- или которые влияют на ключевые процессы
Я смотрю дашборд «Поручения собственника».
Там висит все, что я сказал за последнее время.
Столбцы:
- что нужно сделать
- кто должен
- срок
- статус
Если статус «просрочено» - система подсвечивает красным.
Зачем:
Если вы не контролируете свои поручения - их не контролирует никто.
Сотрудники быстро понимают: можно не делать, Олег все равно забудет.
Норма:
У вас нет просроченных задач больше 3 дней.
Или есть, но вы знаете почему и приняли решение.
Тревога:
«Я же говорил им сто раз!»
Если нет в системе - не говорили.
Показатель 7. Один стоп-сигнал на сегодня
Это не цифра, а вопрос.
Что сегодня может пойти не так?
Я открываю список рисков, который мы ведем с командой.
Там может быть:
- поставщик поднял цены - надо искать нового
- ключевой сотрудник предупредил об уходе
- налоговая запросила документы за 3 года
- сломалась линия, запчасти везут 2 недели
- крупный клиент задерживает оплату
Я смотрю не все риски.
Я смотрю один, самый горячий.
И думаю: что я сделаю сегодня, чтобы он не сгорел завтра?
Зачем:
Стратегия - это не про «куда мы идем».
Стратегия - это про «что нам мешает идти».
Если вы каждый день убираете по одному препятствию - через год вы будете неуязвимы.
Норма:
У вас есть список рисков, который вы ведете регулярно.
Не в голове, а в системе.
Тревога:
Вы узнаете о проблемах, когда они уже горят.
Как это выглядит в моем телефоне
Утром я открываю одно приложение.
Первый экран:
Деньги на счетах - 4 200 000 ₽.
Оплаты вчера - 870 000 ₽, план был 1 200 000.
Отклонение минус 27%.
Второй экран:
Заказы за вчера - 3.
Отгрузки вчера - 2.
Оплаты вчера - 870 000.
Картинка: заказы упали, отгрузки тоже, оплаты чуть ниже плана.
Вывод: смотрим продажи.
Третий экран:
Дебиторка больше 30 дней - 450 000 ₽.
Имена: ООО «Ромашка» (45 дней, 180 000), ИП Смирнов (38 дней, 270 000).
Вывод: после планерки звоню коммерческому по Смирнову.
Четвертый экран:
Маржинальность по направлениям:
- Направление А - 32%
- Направление Б - 18%
- Направление В - 5% (убыточное, держим для ассортимента)
Вывод: думаем, что делать с направлением В.
Пятый экран:
Просроченные задачи - 2:
- договор с поставщиком (Иванов, просрочено 3 дня)
- обновить прайс (Петрова, просрочено 1 день)
Вывод: после планерки дергаю Иванова.
Шестой экран:
Стоп-сигнал дня: сломалась гофролиния, запуск через 3 дня.
Вывод: звоним клиентам, переносим отгрузки, не ждем претензий.
5 минут. Все решения приняты.
Дальше я могу пить кофе, читать новости, ехать на встречу с партнером или просто тупить в окно.
Бизнес не развалится, потому что я не открыл 50 отчетов.
Разваливается он как раз от того, что я открываю 50 отчетов и ничего в них не понимаю.
Чек-лист. Ваши 7 показателей
Проверьте себя.
Вы знаете остаток на счетах прямо сейчас?
Вы знаете, сколько пришло денег вчера и сколько должно было прийти?
Вы видите соотношение заказов, отгрузок и оплат?
У вас есть список должников с именами и сроками?
Вы знаете маржинальность каждого продукта или направления?
Вы видите свои просроченные поручения?
У вас есть список главных рисков на сегодня?
Если хотя бы на один вопрос ответ «нет» - у вас не 7 показателей.
У вас просто куча данных.
P.S. Про MAX
В MAX я каждый день показываю, как выглядит дашборд с этими 7 показателями.
Без сложных настроек.
Без программистов.
Просто берете свою CRM и выводите нужные цифры на один экран.
Там уже есть:
- шаблоны дашбордов
- инструкции по настройке
- примеры для разных бизнесов
- разборы, как считать маржинальность
P.P.S. Прямо сейчас.
Откройте свой банк.
Посмотрите остаток.
Запишите на бумажку.
Теперь откройте CRM.
Посмотрите, сколько должны клиенты больше 30 дней.
Запишите имена.
Это займет 2 минуты.
А завтра утром вы уже будете знать на 2 цифры больше, чем вчера.