Собственник: «Олег, у меня кассовый разрыв. Завтра платить зарплату, а денег нет. Что делать?»
Я: «А когда ты узнал, что денег нет?»
Он: «Сегодня. Посмотрел счета и офигел».
Я: «А отчеты ты когда последний раз смотрел?»
Он: «Ну... неделю назад. Вроде все нормально было».
Я открываю его отчет за прошлую неделю и вижу: три красных флага горели уже тогда. Он просто не настроил сигналы.
Коротко
Кассовый разрыв - это когда деньги есть сегодня, а завтра их нет.
Выручка вроде растет.
Клиенты платят.
А на счетах пусто.
Почему так происходит?
Потому что деньги уходят быстрее, чем приходят.
А вы этого не видите, пока не становится поздно.
Хорошая новость: кассовый разрыв никогда не случается внезапно.
Он всегда виден за 2-4 недели.
Плохая новость: вы не смотрите туда, где видны сигналы.
Почему возникают кассовые разрывы
Три главные причины.
Причина 1. Дебиторка растет быстрее выручки
Вы продаете, клиенты обещают заплатить, деньги висят в «скоро будут».
Вы уже потратились на закупку, производство, зарплату.
А клиенты тянут.
Причина 2. Сезонность или неравномерность продаж
В прошлом месяце было много денег - вы расслабились, потратили, инвестировали.
В этом месяце продаж мало, а расходы остались те же.
Причина 3. Крупные непредвиденные расходы
Сломалось оборудование.
Налоговая доначислила налоги.
Ключевой поставщик поднял цены.
Вы не закладывали это в бюджет.
Деньги ушли - назад не вернулись.
Сигнал 1. Дебиторка старше 30 дней растет
Что смотреть
Не общую сумму дебиторки, а просроченную дебиторку - те долги, которые висят больше 30 дней.
Если эта цифра растет две недели подряд - у вас проблема.
Как это выглядит в цифрах
На первой неделе дебиторка старше 30 дней составляла 500 тыс.
На второй неделе - уже 650 тыс, рост 30%.
На третьей - 800 тыс, рост еще 23%.
Собственник смотрит и думает: «Ну, клиенты подтянутся, заплатят».
А через месяц выясняется, что 300 тыс из этой суммы - это клиенты, которые уже не заплатят никогда.
Они ушли в банкротство, просто перестали отвечать или тянут до последнего.
Почему это сигнал
Просроченная дебиторка - это деньги, которых у вас нет.
Вы на них рассчитывали, но они не пришли.
А расходы вы уже сделали.
Если эта цифра растет - готовьтесь к тому, что через месяц-два у вас будет дыра.
Что делать
Поставьте лимит: дебиторка старше 30 дней не должна превышать 10% от месячной выручки.
Если превысили - стоп-сигнал собственнику.
Раз в неделю смотрите не сумму, а список имен.
По каждому должнику старше 45 дней - личный контакт собственника или коммерческого директора.
Сигнал 2. Разрыв между отгрузками и оплатами
Что смотреть
Соотношение трех цифр:
- сколько отгрузили
- сколько должны получить (дебиторка)
- сколько реально получили
Если отгрузки растут, а оплаты стоят - вы работаете в кредит.
Рано или поздно это закончится кассовым разрывом.
Как это выглядит в цифрах
В первом месяце отгрузки составили 5 млн, оплаты - 4,5 млн, дебиторка выросла на 500 тыс.
Во втором месяце отгрузки - 6 млн, оплаты - 4,5 млн, дебиторка выросла еще на 1,5 млн.
В третьем месяце отгрузки - 6 млн, оплаты - 4 млн, дебиторка достигла 2,5 млн.
Собственник смотрит: «О, отгрузки растут, все хорошо!»
А на самом деле он уже прокредитовал клиентов на 2,5 млн.
Своими деньгами. Беспроцентно.
Почему это сигнал
Рано или поздно вам нужно будет платить поставщикам, платить зарплату, платить налоги.
А денег нет - они у клиентов.
Если разрыв между отгрузками и оплатами растет 2-3 месяца подряд - кассовый разрыв неизбежен.
Что делать
Поставьте лимит: дебиторка не должна превышать 30% от месячной выручки.
Считайте не только общую дебиторку, но и динамику.
Если дебиторка растет быстрее выручки - останавливайте отгрузки неплательщикам.
Введите предоплату для новых клиентов.
Для старых - жесткие лимиты и контроль.
Сигнал 3. Постоянные расходы съедают маржинальную прибыль
Что смотреть
Маржинальная прибыль (выручка минус переменные расходы) против постоянных расходов (аренда, зарплата, налоги).
Если маржинальная прибыль падает ниже постоянных расходов - вы работаете в минус.
Если это длится больше месяца - кассовый разрыв неизбежен.
Как это выглядит в цифрах
В первом месяце выручка 5 млн, переменные расходы 3 млн, маржинальная прибыль 2 млн.
Постоянные расходы 1,8 млн, остаток 200 тыс - все хорошо.
Во втором месяце выручка упала до 4,5 млн, переменные расходы остались 3 млн, маржинальная прибыль 1,5 млн.
Постоянные расходы те же 1,8 млн - убыток 300 тыс.
Собственник думает: «Выручка чуть упала, бывает».
А на самом деле он уже ушел в минус.
Деньги на счетах еще есть, но их хватит на 3-4 месяца такого минуса.
Почему это сигнал
Когда маржинальная прибыль падает ниже постоянных расходов, вы начинаете есть свои оборотные средства.
Сначала это незаметно - деньги на счетах еще есть.
Потом резко - и денег нет.
Что делать
Считайте маржинальную прибыль не реже раза в неделю.
Сравнивайте с постоянными расходами.
Если маржинальная прибыль ниже постоянных расходов две недели подряд - ищите, где резать.
Режьте постоянные расходы сразу, не ждите «само рассосется».
История из практики
Производственная компания, где мы нашли все три сигнала одновременно.
Собственник жаловался на регулярные кассовые разрывы каждые 3-4 месяца.
Выручка вроде росла, а деньги кончались регулярно.
Мы открыли цифры за последние полгода.
Сигнал 1 горел красным: дебиторка старше 30 дней выросла с 1,2 млн до 3,2 млн за полгода.
Клиенты должны были компании почти треть месячной выручки.
Сигнал 2 тоже был в красной зоне: разрыв между отгрузками и оплатами составил 4,5 млн накопленным итогом.
Компания работала в кредит своим клиентам.
Сигнал 3 оказался самым страшным: уже два месяца подряд маржинальная прибыль (2,1 млн) была ниже постоянных расходов (2,3 млн).
Компания работала в минус, просто не замечала этого.
Что сделали
По сигналу 1 остановили отгрузки пяти крупным должникам.
Трое сразу заплатили - боялись потерять поставщика.
Двоих пришлось реструктуризировать долг, но деньги перестали терять.
По сигналу 2 ввели 50% предоплату для всех новых клиентов.
Потеряли 20% новых заказов, но оставшиеся приносят живые деньги, а не обещания.
По сигналу 3 срезали постоянные расходы на 400 тыс:
- сократили двух менеджеров, которые не давали результата
- переехали в офис поменьше
- оптимизировали логистику
Результат через 3 месяца
Дебиторка старше 30 дней снизилась до 1,8 млн.
Разрыв между отгрузками и оплатами сократился до 1,2 млн.
Маржинальная прибыль выросла до 2,4 млн при постоянных расходах 1,9 млн.
Кассовые разрывы прекратились.
Собственник спит спокойно.
Как настроить систему раннего оповещения
Шаг 1. Платежный календарь на месяц вперед
Самый простой и самый важный инструмент.
Это таблица, где по дням расписаны ожидаемые поступления, обязательные платежи и остаток на конец каждого дня.
Обновлять его нужно каждый день.
Это займет 10-15 минут, но спасет от миллионов потерь.
В календаре вы увидите, на какие числа приходятся пиковые нагрузки, где может образоваться кассовый разрыв и сколько денег нужно держать в запасе.
Шаг 2. Три сигнала на дашборде
Выведите на один экран три цифры:
Первый сигнал - дебиторка старше 30 дней и ее динамика за последние 4 недели.
Второй сигнал - разрыв отгрузки/оплаты накопленным итогом за последние 3 месяца.
Третий сигнал - маржинальная прибыль против постоянных расходов за последние 4 недели.
Если хоть одна цифра загорается красным - вы знаете, что через месяц будет проблема.
Шаг 3. Еженедельная встреча по деньгам
Раз в неделю - 30 минут с финдиром или бухгалтером.
Повестка только по делу:
- платежный календарь на следующую неделю
- три сигнала - как изменились
- что делаем, если сигналы красные
Запрещено обсуждать стратегию, жаловаться на жизнь и надеяться на авось.
Разрешены только цифры и действия.
Чек-лист. Поймаете ли вы кассовый разрыв заранее
Проверьте себя.
У вас есть платежный календарь на месяц вперед?
Вы обновляете его ежедневно?
Вы знаете сумму просроченной дебиторки (старше 30 дней) прямо сейчас?
Вы знаете динамику этой цифры за последний месяц?
Вы считаете разрыв между отгрузками и оплатами накопленным итогом?
Вы знаете маржинальную прибыль за последнюю неделю?
Вы сравниваете ее с постоянными расходами?
У вас есть еженедельная встреча по деньгам?
Если хоть на один вопрос ответ «нет» - вы в зоне риска.
Кассовый разрыв уже близко, просто вы его еще не видите.
P.S. Про MAX
В MAX я каждый день показываю, как настраивать такие системы раннего оповещения.
Приходите со своими цифрами - найдем ваши сигналы.
Там уже есть шаблон платежного календаря, формулы расчета сигналов, примеры дашбордов и разборы реальных кейсов.
P.S. Прямо сейчас.
Откройте свою дебиторку и посмотрите, сколько должны клиенты больше 30 дней.
Запишите цифру.
Теперь вспомните, сколько было месяц назад.
Если выросла - вы уже в зоне риска.
У вас есть ровно месяц, чтобы собрать эти деньги, пока они не стали безнадежными.