Наполеону приписывают привычку не разбирать часть писем сразу, а возвращаться к ним позже. По одной из версий, он считал, что за это время часть проблем исчезает сама.
Секретарь Бурьенн, по воспоминаниям современников, несколько раз пытался обратить на это внимание. Мол, там срочное, там важное, там ждут ответа. Наполеон отмахивался. А когда добирался до стопки, обнаруживал такую вещь: больше половины писем уже потеряли смысл. Проблемы решились сами, конфликты угасли, вопросы, которые казались неотложными могли еще подождать.
Красивая история. Но зачем она нам?
А вот зачем. Потому что у вас на работе, возможно, происходит то же самое, только наоборот. Вы хватаете все подряд: письма, сообщения, задачи, и пытаетесь решить их одновременно. А к вечеру голова устала, и ощущение, что ничего толком не сделано.
Марина, менеджер из Екатеринбурга, знает это чувство до мельчайших подробностей.
Вторник
В тот вторник у нее было 14 непрочитанных писем к девяти утра. Три из них с пометкой «срочно». Еще в рабочем чате висело 6 сообщений, два от начальника. Телефон звонил, пока она парковалась. На столе лежала записка от коллеги: «Нужно поговорить, это важно».
Марина села за стол и почувствовала знакомое: внутри как будто что-то сжалось. Скорее ощущение, что все надо сделать прямо сейчас и одновременно. И от этого руки хватаются за первое попавшееся.
Она открыла почту, начала читать первое сообщение. На середине прилетело уведомление в чат, она переключилась. Ответила на вопрос, вернулась к почте, забыла, на чем остановилась. Тут позвонил телефон. Пока разговаривала, увидела, что пришло еще два письма с пометкой «срочно».
К одиннадцати утра Марина обнаружила, что ответила на восемь сообщений, начала четыре задачи, не закончила ни одной и уже чувствует себя так, будто работает с шести утра.
Коллега Игорь, тот самый, который оставил записку, заглянул в 12 часов.
— Ты поговорить можешь?
— Сейчас вообще не могу. У меня тут все горит.
— Обычное дело, — сказал Игорь. Без упрека, просто как факт.
И ушел к себе.
Марина посмотрела ему вслед и поняла, что он прав. У нее действительно всегда все горит. И она уже не помнит, когда было иначе.
На заметку: когда задач слишком много и все кажутся срочными, мозг переходит в режим сужения внимания. Работает как фонарик с узким лучом: вы видите только то, что прямо перед вами, и теряете общую картину. А каждое переключение между делами тратит ресурсы. Частые прыжки между задачами могут съедать до четверти рабочего дня. Вроде бы все время заняты, но к вечеру оказывается, что ничего толком не сделано.
Обед
В тот же день Марина пошла на обед с Леной из соседнего отдела. Лена руководила проектом втрое больше Марининого и при этом выглядела подозрительно спокойной. Марине хотелось понять, как она это делает.
За супом Марина не выдержала и спросила напрямую.
— Лен, у тебя проект в три раза больше моего. Как ты не сходишь с ума?
Лена помолчала и ответила:
— Я утром делаю одну вещь. Сажусь и записываю все, что крутится в голове. Вообще все. Прямо на бумажку. Звонок клиенту, отчет, сломанный принтер, купить корм коту, написать маме. Все подряд, без сортировки.
— И что ты с этим делаешь дальше?
— Смотрю на список и вычеркиваю все, что подождет до завтра и ничего от этого не изменится. Обычно это больше половины.
Марина подумала. Звучало слишком просто.
— И больше ничего, просто список?
— Ну, не совсем. После вычеркивания остается обычно 3-4 вещи. Из них я выбираю одну, которая самая неприятная. И делаю ее первой. Пока в голове свежо.
— А остальные задачи как?
— Ждут.
Марина молчала. Она думала про свои 14 писем и 3 пометки «срочно». И про то, что большинство ее «срочных» дел, если честно, спокойно ждали бы до завтра. Просто красная пометка в почте создает ощущение, что дом горит.
— Знаешь, что мне помогло это понять? — сказала Лена. — Я однажды заболела и пролежала дома три дня. Вообще не открывала почту. Когда вернулась, половина вопросов уже была неактуальна. Люди решили все сами. А я три дня мучилась, что все развалится.
На заметку: прием «выгрузить все из головы на бумагу» работает не только на бытовом уровне. Исследование, опубликованное в журнале Science в 2011 году, показало, что студенты, записавшие свои тревоги перед экзаменом, сдали его заметно лучше, чем те, кто просто сидел и волновался. Записывание освобождает рабочую память. Пока тревожные мысли крутятся внутри, они занимают ресурс, который нужен для работы. Выписали на бумагу, и мозг может думать о задаче, а не о страхе.
Как Марина попробовала
На следующее утро Марина пришла на работу на десять минут раньше. Еще до того, как включила компьютер, взяла лист бумаги и записала все, что крутилось в голове.
Список получился на семнадцать пунктов. От «согласовать отчет» до «записаться к стоматологу» и «узнать, почему Кирилл опять получил двойку по английскому». Все вперемешку, рабочее с домашним, важное с ерундой.
Она посмотрела на список и стала вычеркивать. «Записаться к стоматологу» подождет до выходных. «Узнать про Кирилла» — это вечером. «Поменять картридж в принтере» — вообще не ее задача, надо просто написать заявку. «Ответить на запрос клиента, которому нужна информация от другого отдела» — она все равно не может ответить, пока те не пришлют данные.
Из семнадцати осталось пять. Из пяти самым неприятным было согласование бюджета с финансовым директором, который любил задавать вопросы, на которые нет хороших ответов.
Марина посмотрела на этот пункт. На часах девять утра, в голове свежо. И она набрала номер финансового.
Разговор занял 20 минут. Прошел нормально. И когда Марина положила трубку, она почувствовала что-то непривычное. Легкость. Самое тяжелое дело дня уже было позади, а на часах еще не было десяти.
К обеду она закрыла 4 задачи из 5. Пятая ждала ответа от другого отдела, и Марина впервые за долгое время спокойно подождала, не дергая людей каждые полчаса.
Игорь снова заглянул.
— Ты можешь поговорить?
— Могу. Заходи.
И сама удивилась тому, что это правда.
На заметку: то, что сделала Марина утром, похоже на прием Наполеона, адаптированный для офисной жизни. Наполеон ждал неделю, и проблемы отпадали сами. Марина не ждала, но отсеяла все, что не требовало внимания прямо сейчас. Принцип один: не все срочное действительно срочное. Большинство «пожаров» в рабочей почте тухнут сами или оказываются задачами для кого-то другого.
Три недели спустя
Марина не стала другим человеком. Она по-прежнему иногда хватается за все подряд, особенно когда прилетает сообщение с пометкой «срочно» от начальника. Но теперь у нее есть ритуал.
Каждое утро, до почты и чатов, лист бумаги. Все из головы на бумагу. Вычеркнуть лишнее. Одна задача, самая неприятная, идет первой. Остальное после нее.
Простая штука. Но когда мозг освобожден от 17 пунктов, которые крутятся одновременно, думается заметно лучше. И решения получаются другие.
Кстати, с обедами тоже стало проще. Раньше Марина ела за рабочим столом, одной рукой жуя бутерброд, другой отвечая на сообщения. Теперь она выходит на 15 минут. Просто проходит квартал и возвращается. Она заметила, что после прогулки мысли становятся ощутимо яснее. Как будто кто-то протер лобовое стекло.
Сергей, ее муж, тоже заметил, что она стала спокойнее вечерами. И это хорошо.
А Наполеон, между прочим, со своими нераспечатанными донесениями выиграл большинство сражений, в которых участвовал. Видимо, не все из них были по-настоящему срочными.