Если компания выбирает нового поставщика, подрядчика или исполнителя, одного только подписанного договора уже недостаточно. Налоговая и суды ждут от бизнеса, что перед сделкой компания проверит своего контрагента на предмет добросовестности и исполнения обязательств по сделке. Именно это и называется должной осмотрительностью.
Проще говоря, должная осмотрительность – это когда компания не работает вслепую, а заранее собирает и проверяет информацию о будущем партнере: кто он, реально ли ведет деятельность, есть ли у него сотрудники, имущество, репутация и возможность исполнить договор.
Это понятие давно используется в налоговой практике и по сути означает:
если вы заключили сделку, вы должны быть готовы объяснить, почему выбрали именно этого контрагента и как убедились в его надежности.
Почему это важно
Если налоговая установит, что контрагент оказался «технической» компанией, а сама организация не проявила должной осмотрительности, могут возникнуть серьезные последствия:
– доначисление налогов;
– начисление огромных штрафов и пеней;
– споры с налоговой и судом.
Особенно высоки риски, если проверяющие решат, что компания не проявила должную осмотрительность и не удостоверилась, что контрагент является действующей организацией и добросовестно исполняет свои налоговые обязательства.
Как проявить должную осмотрительность
Ниже основные шаги, которые помогут подтвердить, что выбор контрагента был осознанным и обоснованным.
1. Зафиксируйте, зачем вообще понадобилась сделка
Первый вопрос, который может возникнуть у налоговой: почему вы заключили именно эту сделку и почему именно с этим партнером?
Поэтому важно заранее собрать документы, которые объясняют деловую цель сделки.
Например:
Непредвиденная ситуация
Допустим, компания обычно сама доставляет товар, но один из автомобилей сломался, и срочно понадобился сторонний перевозчик. В таком случае пригодятся:
– договоры с покупателями;
– документы на ремонт автомобиля;
– служебные записки;
– внутренняя переписка.
Выход на новое направление бизнеса
Если компания запускает новый вид деятельности, логично подтвердить это:
– анализом рынка;
– коммерческими расчетами;
– внутренними обсуждениями;
– перепиской сотрудников;
– служебными записками и презентациями.
Контрагент сам вышел с предложением
Если предложение о сотрудничестве поступило от самого партнера, важно сохранить:
– письмо или заявку;
– переписку;
– запись, как именно пришел запрос – через сайт, телефон, почту;
– сведения о сотруднике, который вел первичную коммуникацию.
Почему выбран именно этот контрагент
Одного объяснения «он предложил хорошие условия» мало. Лучше, если у компании есть подтверждение, что она действительно сравнивала варианты.
Что может помочь:
– результаты поиска и отбора контрагентов;
– коммерческие предложения от нескольких компаний;
– протоколы согласования;
– документы по тендеру или внутреннему отбору;
– деловая переписка по условиям сделки;
– расчеты, показывающие экономическую выгоду.
Большой плюс, если в компании утвержден внутренний регламент проверки контрагентов. Такой документ показывает, что проверка партнеров – не формальность, а обычная бизнес-практика. Если такого регламента пока нет, «Правовой эксперт» может помочь с его подготовкой и адаптацией под процессы вашей компании.
2. Проверьте деловую репутацию
Надежность контрагента часто видна даже по открытым источникам. Сегодня у любой реальной компании обычно есть хотя бы минимальный цифровой след.
На что смотреть?
Официальный сайт
У компании должен быть сайт с понятным описанием деятельности, контактами и реквизитами.
Если сайт собирает персональные данные, можно дополнительно проверить наличие сведений через Роскомнадзор.
Социальные сети
Страницы в соцсетях помогают понять, ведет ли компания реальную деятельность, общается ли с клиентами, как давно существует и как выглядит со стороны рынка.
Отзывы и профильные площадки
Можно посмотреть отзывы клиентов, упоминания на сайтах с вакансиями, оценки сотрудников и партнеров. Это не абсолютное доказательство, но хороший дополнительный источник информации.
СМИ и публичные упоминания
Полезно проверить, не было ли у компании громких скандалов, банкротных историй, массовых жалоб или судебных конфликтов.
3. Используйте официальные сервисы для проверки
Открытые государственные базы – один из самых надежных способов проверки. Важно не просто посмотреть информацию, но и сохранить результаты: выгрузки, PDF, скриншоты, распечатки.
Где можно проверить контрагента:
Сервис ФНС – сведения о компании, недостоверные данные, отчетность, численность
pb.nalog.ru
Судебные споры – арбитражные дела и общая судебная активность:
arbitr.ru, sudact.ru
Исполнительные производства:
fssp.gov.ru
Участие в госзакупках:
zakupki.gov.ru
Сведения об обработке персональных данных:
pd.rkn.gov.ru
Банкротство и сообщения на Федресурсе:
bankrot.fedresurs.ru
Реестры Роструда:
rostrud.gov.ru
Кроме того, многие компании используют коммерческие сервисы, например, 1С, Контур.Фокус, Главбух и другие. Это удобно, но лучше сочетать их с официальными источниками.
4. Обратите внимание на налоговую оценку компании
С 2026 года у налоговых органов появилось право проводить автоматизированный анализ финансово-хозяйственного состояния организаций и ИП и предоставлять результаты такой оценки по запросу третьих лиц.
По сути, это еще один инструмент, который помогает понять, насколько компания выглядит устойчивой и добросовестной.
Что оценивается:
Сначала проверяются базовые критерии, например:
- нет ли записи о недостоверности сведений;
- не находится ли компания на стадии исключения из ЕГРЮЛ;
- не дисквалифицированы ли руководитель или учредитель;
- нет ли серьезных расхождений по НДС.
Затем смотрят на экономические показатели:
- уровень зарплаты;
- налоговую нагрузку;
- численность работников;
- ликвидность;
- платежеспособность;
- рентабельность и другие параметры.
По итогам формируется выписка с оценкой по критериям. Для бизнеса это становится важным аргументом при подтверждении должной осмотрительности.
5. Запросите документы напрямую у контрагента
Проверка по базам – это хорошо, но в реальной работе важно получить документы и от самого партнера.
Что обычно запрашивают
– выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
– сведения о средней численности сотрудников;
– бухгалтерский баланс и информацию о наличии имущества или основных средств;
– налоговые декларации за последние периоды и подтверждение их сдачи;
устав;
– приказ о назначении директора;
– доверенности, если документы подписывает представитель;
– договор аренды по юридическому адресу или сведения из ЕГРН, если помещение в собственности;
– лицензии, свидетельства, членство в СРО и другие разрешительные документы;
копию паспорта руководителя.
Что еще желательно сделать?
Если речь идет о значимой сделке, полезно проверить фактическое нахождение компании по адресу:
– выехать на место;
– сделать фото вывески и офиса;
– при необходимости уточнить у арендодателя, действительно ли помещение сдается этой компании.
Такая проверка особенно важна, если по документам все выглядит нормально, но есть сомнения в реальности бизнеса.
Что говорят суды?
Судебная практика показывает: если компания действительно проверяла контрагента и может это подтвердить документами, шансы отстоять свою позицию выше.
Суды обращают внимание на то, запрашивал ли налогоплательщик:
– уставные документы;
– выписки из ЕГРЮЛ;
– документы о постановке на налоговый учет;
– приказы о назначении директора;
– сведения о деловой репутации;
– информацию о ресурсах и возможностях исполнить договор.
Иными словами, важна не одна бумага, а совокупность действий, из которых видно, что компания действовала разумно и осторожно.
Главный вывод
Должная осмотрительность – это не формальная галочка и не папка для проверки «на всякий случай». Это нормальная деловая привычка:
понять, с кем вы работаете, зачем выбираете именно этого партнера и сможет ли он реально исполнить обязательства.
Чем лучше вы зафиксируете:
- причину сделки;
- логику выбора контрагента;
- результаты проверки по базам;
- полученные документы;
- переписку и внутренние согласования,
тем проще будет доказать, что вы действовали добросовестно.
Самым надежным способом проверить контрагентов – это передать данную задачу на аутсорс. ООО «Правовой эксперт» может помочь с проверкой контрагентов, анализом документов и подготовкой заключения по выявленным рискам. При необходимости специалисты также помогут выстроить внутренний порядок проверки и подготовить регламент с учетом процессов вашей компании.