Исследования Harvard Business Review говорят о том, что 71% руководителей считают совещания малоэффективными либо бесполезными. Обычная ситуация – низкая вовлеченность сотрудников.
Почему так происходит:
- Каждому выделено 5 минут, чтобы рассказать свою часть, обсуждение не предусмотрено. Остальное время сотрудник занят своими делами.
- Большой красный флаг совещаний: руководитель дает оценку фразам и комментариям каждого сотрудника. Это создает пространство, в котором творческие идеи не будут возникать.
- Нет преемственности совещаний, раз за разом меняются правила его проведения. Люди не понимают, что можно, а что нельзя.
Особенности совещаний в коучинговом формате
- Повестка известна заранее, чтобы люди могли сформировать свое мнение. На совещании для этого также выделяется время.
- Игромеханика. Чтобы люди могли высказаться, их можно вовлекать в малые группы, делать информационную электронную доску, создавать пространство с флипчартами. Так формируется совместное видение.
- Руководитель воздерживается от того, чтобы расставлять оценки каждой идее, он находится в режиме вопросов.
Практика показывает, что люди готовы брать ответственность за выполнение задач, если они принимали активное участие в их формулировании. Это называется горизонтальное лидерство, распределенная ответственность. Люди ощущают свой вклад и иначе относятся к выполнению задач.
Всегда ли важно знать мнение команды
Важно помнить, что есть вопросы, по которым не нужно спрашивать мнение команды. Например, когда есть ОКR, smart-цели на год или полугодие, их не нужно пересверять на каждой встрече. Тогда коучинговые вопросы будут заужены под те места, где необходимо поговорить и придумать совместно.
Задача руководителя – дать людям возможность проявляться в максимально безопасной среде по тем темам, где они увидят связку между беседой, решениями и инновациями, которые были после этого внедрены.
Иногда руководитель может НЕ задавать коучинговые вопросы, чтобы не открыть ими дверь в обсуждение неактуальных вопросов. Беседа может пойти в неконструктивное русло, и руководитель становится режиссером таких бесед.
В конце совещания важно подытожить идеи и распределить ответственных за выполнение задач. Другими словами, обязательно выйти на action-plan, кто и что будет делать.
3 способа отследить эффективность совещаний в коучинговом формате:
- Количество открытых окошек в зуме. Это показатель вовлеченности. Можно попросить участников показать наклоном руки (влево-вправо) уровень их вовлеченности. Можно запросить комментарии участников.
- Тайминг и соответствие повестке.
- Отсутствие необходимости топ-менеджера или первого лица принимать решение в процессе.
Бывает так, что во время совещания люди начинают «уходить в сторону», отвлекаться от основного предмета обсуждения. Тогда вы можете задать команде такие вопросы:
- Какую самую важную задачу мы прямо сейчас решаем?
- Если озаглавить нашу сегодняшнюю сессию или беседу — о чем самом важном мы здесь сейчас говорим?
Это поможет сфокусировать людей на том, на чем сейчас важно сосредоточиться, и не уходить в сторону от обсуждения главных вопросов.
Анна Лебедева,
мастер-коуч МСС ICF, директор Международного Эриксоновского Университета коучинга