Татьяна Герасимова,
Специалист в области охраны труда, советник государственной службы 2 класса
Многие компании активно переходят на электронный документооборот (ЭДО) с целью экономии: денег, площадей архивных помещений, рабочего времени работников, а также ощутимых преимуществ в коммуникации с работниками. Цифровые технологии распространяются также и на сферу охраны труда, в частности на достаточно трудоемкий процесс обучения работников по вопросам охраны труда.
ЭДО в охране труда
Порядок обучения по вопросам охраны труда и проверки знаний по охране труда регулируется постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 (далее – Правила). По установленному правилу все виды обучения должны заканчиваться проверкой знания по охране труда. Результат оформляется протоколом проверки знаний по охране труда, форма и содержание которого должны соответствовать требованиям п. 92 Правил. Работник, не сдавший экзамен, не допускается к самостоятельному выполнению трудовых обязанностей (ст. 76 ТК РФ). Для повторной подготовки ему дается 30 календарных дней со дня проверки.
Согласно п. 91 Правил протокол может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Следует иметь ввиду, что если протокол подписан на бумаге, то подписать его в электронном виде нельзя, так как документ не будет иметь полноценной юридической силы ни в электронном, ни в бумажном виде.
В соответствии с п. 93 Правил протокол подписывается председателем (заместителем председателя) и членами комиссии по проверке знания требований охраны труда. Допускается возможность ведения протокола проверки знания требований охраны труда работников в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством РФ. Из этого следует, что Правила не устанавливают требований к видам электронной подписи.
Виды электронной подписи
Порядок электронного взаимодействия работодателя и работника определяется статьями 22.1–22.3 ТК РФ и Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Понятие об электронной подписи содержит ст. 6 этого закона - это информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП). Она признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
В соответствии с законом различают следующие виды электронных подписей, каждый со своей областью применения и юридической силой в ЭДО:
· квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Она придаёт электронному документу юридическую силу, равную бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (при её наличии у юридического лица или ИП), без необходимости дополнительных соглашений между контрагентами (прямое указание закона № 63-ФЗ). Квалифицированная электронная подпись считается наиболее надёжным вариантом для любых видов ЭДО (внутреннем и при взаимодействии с контрагентами).
· простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП – это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определённым лицом. Примеры ПЭП: пара логин-пароль, СМС-код, код из письма на email.
У ПЭП есть и ряд ограничений в ЭДО, она не придаёт электронному документу юридическую значимость. Для полноценного внешнего ЭДО с контрагентами и госорганами она недостаточна.
· усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Она создаётся с использованием средств криптографической защиты информации и позволяет не только идентифицировать подписанта, но и обнаружить факт внесения изменений в документ после подписания. УНЭП получают в удостоверяющих центрах. Применение УНЭП возможно как во внешнем, так и во внутреннем обмене документами.
· усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Это электронный аналог собственноручной подписи, обладающий юридической силой, подтверждённой государством. Создаётся с использованием сертификата ключа проверки электронной подписи, выданного аккредитованным удостоверяющим центром. УКЭП приравнивается к обычной подписи автоматически, без лишних условий.
Исходя из анализа закона делаем вывод, что для внутреннего взаимодействия внутри организации можно применять ПЭП, а для взаимодействия со сторонними организациями необходимо использовать УНЭП или УКЭП. Считается, что УНЭП гораздо дешевле и удобнее. Получение УНЭП не требует личного присутствия сотрудника, и она перевыпускается автоматически в случае любого изменения личных или рабочих данных пользователя.
Роструд о подписании протокола проверки знаний по охране труда
На портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» вопрос № 238854 надзорный орган поделился своей позицией по этому вопросу о правомерности применения УНЭП при подписании протоколов проверки знаний по охране труда в рамках требований Правил № 2464.
Ведомство отметило, что протокол проверки знаний может вестись в электронном виде с использованием электронной подписи любого вида, главное условие — технология должна позволять однозначно идентифицировать личность работника. Важно закрепить выбор способа электронного подписания протокола проверки знания по охране труда в локальном нормативном акте работодателя.