Часть 1. Инструменты
Итак, опишу свою систему планирования. Она пока далека от идеала, а я далек от идеала следования ей. Но я работаю и над ней и над собой. Возможно через год я буду думать, что сейчас занимался фигнёй, как обычно бывает при активном развитии. Но сейчас эта система кажется мне удобной и эффективной. Я писал это больше двух недель, наблюдая за своей системой и описывая происходящее, внося правки и улучшения.
Я пользуюсь и электронными инструментами, и обычным блокнотом. Они решают разные задачи, и у каждого свои преимущества.
🤖 Электронные - удобно получать напоминания, видеть занятость себя и других, работать в команде. У меня это синхронизированные гугл календарь и todoist.
- В Гугл календаре я вижу свою занятость на ближайшее время, а так же важные мне расписания, например чайной и семьи. Планирую время исходя из всех этих расписаний. Разные календари имеют разные цвета, и сразу понятно где у меня что. Я могу включать или убирать отдельные календари для наглядности.
- В Todoist я веду проекты - ставлю цели, строю планы, смотрю актуальные задачи и использую как хранилище идей. Есть несколько больших проектов - мой личный, семейный и чайный, синхронизированные с соответствующими Гугл календарями. Есть рабочие по направлениям, которые мы ведём совместно с другими членами команды.
Задачи имеют 4 приоритета, согласно матрице Эйзенхауэра.
📕1 - срочные важные
📙2 - срочные не важные
📘3 - не срочные важные
📓4 - не срочные не важные.
Так же есть проект по умолчанию, куда я закидываю мысли и идеи, чтобы потом разобрать, чтобы не мешали в голове и не потерялись. Новой идее лучше отлежаться несколько дней там, и если она не потеряет актуальность - начать встраивать её куда-то.
📒 Аналоговый блокнот помогает вести списки главных задач по самым актуальным проектам. В нем видно список выполненных задач, который мотивирует. А ещё полезно смотреть прошлые записи - можно найти интересные тенденции.
Интересно узнать про принципы и циклы планирования? Пишите вопросы и комментарии, делитесь своими инструментами.
Часть 2. Принципы.
Сначала стоит понять - для чего вам планирование? Может и так нормально? Внедрить планирование сложно, и если нет большого ЗАЧЕМ, то можно зря потратить время и силы, а ещё уронить самооценку. Вот какие задачи и как я решаю:
🏆 Первым делом планирую время на себя, в любой срок, а именно здоровье и отдых - это база. Окружающим не важно, что я делаю, важнее - какой я. Забота о себе позволяет мне наполняться, а затем делиться с другими, людьми или проектами - от изобилия а не вынужденности. После себя планирую другие в порядке приоритета - семья, работа и т.д.
🗓️ Составляю расписание обязательных задач, которые делаются в цикле день/неделя. Если они двигаются то с обязательством сделать их в другой, заранее определенный, день. Выходные с семьёй, тренировки, планерки, сон и обед, выполняемые по заранее известному расписанию, дают жизни предсказуемость и уменьшают стресс.
🤝 Я воспринимаю дела в расписании как данные себе обещания, которые важно выполнять. Даже более важно, чем данные другим. Это уменьшает вариативность в течение дня снимает нагрузку на голову. Если в расписании тренировка, то не стоит вопрос "делать или нет" - пошел и сделал, без сомнений и мучений. В конце концов верность слову поднимает самооценку.
📈 Следовать расписанию важно приверженно и дисциплинированно. Если дисциплины не хватает - используйте планирование как тренажёр для ее развития. Чем больше повторений тем больше сила воли. Без ошибок и неудач развитие невозможно. Если регулярно потакать слабостям или забивать на задачи - самые неприятные из них накопятся как снежный ком и развалят всю систему.
👁️ Я вижу ключевые цели и задачи, которые меня к ней приближают, отмечаю выполненные - это даёт ощущение управления процессом, возможность отслеживать динамику и приближение к результату.
🤯 Привычка записывать идеи и даже мелкие дела, которые я не делаю сиюминутно, позволяют разгрузить мозг - не нужно вспоминать что забыл - все важные задачи записаны. А ещё могу быстро просмотреть все дела по всем направлениям, или по наиболее важным, чтобы найти, чем заняться в свободное время.
🎯 Само планирование тоже должно быть запланировано, как и исправление ошибок планирования. В систему важно заложить гибкость и антихрупкость. Удобно вести планирование циклами разных масштабов, о которых будет в следующей части, и начинать с самых крупных. Я использую цикл PIZDETS - планирования https://t.me/meditation_plan/64 но вы можете выбрать любую другую методологию.
Часть 3. Циклы планирования
1️⃣ Долгосрочное планирование (год/жизнь)
Каждый год зимнее солнцестояния я провожу чайную практику из цикла #СолнечныеПрактики, которая позволяет убрать что мешает и выбрать ключевые направления и цели на год. Затем делаю стратегическую сессию со специалистом, и расписываю цели на год по всем направлениям - именно внешний человек задаст неудобные вопросы и направит внимание туда, куда я сам избегаю смотреть.
На ней я беру важные направления жизни: отношения, семья, финансы, реализация, здоровье, отдых, и по каждому из них ставлю по 3-4 ключевых важных цели на год. Цели я для наглядности записываю вот в такую таблицу https://t.me/meditation_plan/42, каждая оформлена по SMART. Раньше в этой таблице вел планирование и декомпозицию, но при масштабировании и для совместной работы она потеряла актуальность, но вы можете её попробовать. Сейчас декомпозицию по месяцам веду в Todoist - записываю цель в соответствующий проект как задачу с подзадачами, и каждой пишу первую подцель со сроком. Иногда делаю примерную декомпозицию, контрольные точки как подзадачи со сроками. У них потом тоже могут быть подзадачи, когда они станут рабочими процессами.
2️⃣ Среднесрочное планирование (месяц)
В начале месяца я выбираю по каждой цели ключевые задачи, на которых я акцентирую внимание. По некоторым направлениям проводим планерки - с командой, семьёй, наставником, врачом, тренером, в зависимости от актуальности. Стараюсь по каждой годовой цели брать месячную, хотя бы небольшую. Например на цель отпуск в июле я в январе составлю график отпусков, в марте - составлю бюджет, в мае - начну откладывать деньги, в июне - готовиться и передавать дела.
Месячных целей тоже не более 2-3 по каждому направлению, слежу за балансом всех направлений, и если в одном месяце что-то проседает то усиливаю это в другие. Все цели так же по SMART, с возможностью измерить процент выполнения каждой из них.
В конце месяца провожу разбор достижения целей. Смотрю какие сделал в первую очередь, а какие не сделал вообще и саботировал. Разбираю причины и принимаю по ним новые решения по ним - повторить, пересмотреть, отменить. Благодарю себя и всех причастных за выполнение сделанных.
Ключевые цели стараюсь вести на бумаге в ежедневнике, чтобы было приятно вычёркивать и удобно отслеживать выполненные. Последнее помогает увидеть прогресс и вдохновиться своим успехом.
3️⃣ Краткосрочное планирование (день, неделя)
Тут самое интересное и сложное. Когда нужно из огромного спектра возможностей выбрать то, что помещается в ближайший отрезок времени, взять на себя обязательство и выполнить его. Если выполнил - обязательно поблагодарить себя, а если нет - принять, найти и устранить причину, попробовать ещё раз.
🌅 Ежедневно после утренних дел - зарядки, завтрака, отведению детей в школу и сад - я просматриваю планы на сегодня. Сначала проверяю все фиксированные, затем расставляю по времени гибкие задачи, не привязанные ко времени но запланированные на сегодня. Стараюсь планировать кратно 30-минутам, если несколько быстрых задач - ставлю их на один промежуток. Обед тоже планирую.
🌇 Вечером просматриваю оставшиеся задачи и доделываю те, которые возможно. Оставшиеся критически оцениваю и пытаюсь понять - это излишний оптимизм при планировании или самосаботаж? Переписываю, переношу или удаляю все задачи с сегодня. Вижу надпись, что на сегодня больше нет задач и расслабляюсь
🌓 Я стараюсь, чтобы регулярных и плановых дел было не больше половины свободного времени на следующий день. Это закладывает возможность заполнять эти промежутки внезапными и срочными делами, а так же двигать основные при необходимости.
Это краткое описание того, что я делаю чтобы создать и наполнить удобный список задач. Однако за кадром осталось множество вопросов. Один из главных - как внедрить это в жизнь и следовать? Ответ краткий и простой - СЛОЖНО.
Часть 4. Теория по практике.
Как внедрить планирование в свою жизнь. Краткий ответ я написал выше, это СЛОЖНО. Действительно, простого способа нет. Однако я очень люблю систематизировать, поэтому выделил несколько инструментов, которые помогут на этом пути.
🥇 ПРИЧИНА. Я где-то находил статистику, что среди людей, которым сказали что они умрут если не поменяют образ жизни больше 70% ничего не поменяли. Пруф не нашёл, но, мне кажется, цифра занижена.
На эту тему есть анекдотичная притча. Лежит собака возле хозяина и скулит. У хозяина спрашивают:
- Почему скулит твоя собака?
- Она легла на колючку и ей больно
- Так почему она не встанет и не уйдет?
- Потому что ей больно настолько, чтобы скулить, но не настолько, чтобы ж*пу поднять.
Достаточно жизненно, согласитесь? Действительно, перемены наступают только тогда, когда дискомфорт перемен будет сильнее дискомфорта остаться на месте. К колючке можно привыкнуть, и так сойдёт. Чтобы начались перемены нужно создать разницу потенциалов, сделать текущее состояние настолько невыносимым, а целевое - настолько желанным, чтобы появилась энергия на перемены.
И для этого не обязательно рушить свою жизнь. Можно найти вдохновляющие примеры вокруг, почитать мотивирующую литературу в духе "Просто делай, делай просто" и начать. Раз за разом ошибаясь, делая выводы, учась на своих и чужих ошибках. При этом важно видеть реалистичный конечный результат и сверяться с ним. Если это есть - успех неизбежен. Хотя иногда дойти до крайности в текущем положении дел и всё разломать - самый простой путь, чтобы начать строить заново.
🥈 КОНТЕКСТ. Очень тяжело идти такой путь одному. Сложно идти в спортзал и держать диету, когда все друзья идут в пятницу пить пиво с чипсами и картошкой фри, зато попав в окружение спортсменов и чувствуя себя одним из них будет сложно жить как раньше. А ещё важен информационный фон - книги, подкасты, сообщества, тренинги. Я прошел достаточно много тренингов (самый мощный был Созидание, напишите, расскажу подробнее), состою в 5 бизнес клубах с периодической активностью, и веду свой мотивационно-исследовательский марафон медитативный запуск (хочу переименовать его в "медитативный бизнес") про который тоже много писал в последнее время.
Хорошо идти путь с учителем. Это может быть наставник - специалист в вашей области, который на уровень выше вас, например с доходом Х10 к вашему, который будет наставлять вас за деньги, или вы можете быть его помощником и учиться на его примере. Не идите к человеку на 2 и более уровня выше - для вас его навыки могут быть перебором и вы не можете их применить. Можете пойти к коучу-психологу, который не разбирается в вашей теме, но хорошо видит вас как личность, и может задать вопросы, дать упражнения и практики, которые помогут вам усилить сильные стороны и минимизировать воздействие слабых. Лучше всего совмещать оба варианта с разными специалистами.
🥉 СМЕЛОСТЬ и ГИБКОСТЬ. Пробовать новое, вставать после неудач, решаться на перемены, идти туда, где страшно, отстаивать свои ценности, меняться самому, видеть не работающие стратегии и выбирать новые. Не биться головой о стену, и не сдаваться при трудностях. Как говорилось в известной Лютеранской молитве: "Боже, дай мне душевный покой принять то, что я не могу изменить, мужество изменить то, что я могу, и мудрость отличить одно от другого".
Нет универсальной формулы успеха, которая сработает для всех и всегда. И даже то, что работало вчера, завтра потеряет актуальность. Поэтому важнее не инструменты, а ценности и качества. Именно это стоит воспитывать в себе и развивать, потому что они дают настоящую цель, формируют окружение, дают смелость, силу, и позволяют отличаться хорошее от плохого.