Многие руководители сталкиваются с одной и той же ситуацией.
- Задача поставлена;
- Сотрудник согласился;
- Через несколько дней выясняется, что она просто забыта.
Приходится снова напоминать, уточнять и контролировать.
В какой-то момент руководитель начинает держать половину задач компании в голове.
Но чаще всего проблема не в сотрудниках. Проблема в том, как именно устроена система работы с задачами.
Есть довольно простая схема из четырёх правил, которая резко снижает количество забытых задач. Обычно её реализуют через систему управления задачами — например, через Битрикс24.
Правило 1. Все задачи фиксируются в системе
Очень часто задачи ставятся:
- устно;
- в личных чатах;
- в переписке, которая потом теряется.
В результате часть задач просто исчезает.
Поэтому первое правило — любая рабочая задача фиксируется в системе.
В Битрикс24 это выглядит так:
- руководитель создаёт задачу;
- у задачи появляется карточка;
- вся переписка и комментарии сохраняются внутри неё.
В итоге задача не теряется среди сообщений.
Правило 2. У задачи один ответственный
Частая проблема — коллективная ответственность.
Например:
«Нужно подготовить коммерческое предложение».
Все понимают задачу, но никто не отвечает за результат.
В системе задач это решается просто:
- у задачи есть один ответственный;
- остальные могут быть наблюдателями или соисполнителями.
В Битрикс24 это настраивается прямо в карточке задачи.
Правило 3. У задачи есть срок и напоминание
Без срока задача превращается в пожелание.
Поэтому каждая задача должна иметь:
- срок выполнения;
- автоматическое напоминание.
В Битрикс24 система сама уведомляет сотрудника о приближении срока и показывает просроченные задачи.
Руководителю уже не нужно вручную напоминать о каждой задаче.
Правило 4. Результат фиксируется в задаче
Важно фиксировать не только постановку задачи, но и её результат.
Например:
- документ;
- комментарий;
- выполненное действие.
Когда результат закрепляется внутри задачи, руководитель может быстро понять, что именно было сделано.
Что происходит после внедрения такой системы
Когда задачи начинают работать по этой схеме, обычно происходит три изменения:
- задачи перестают теряться;
- руководитель видит загрузку команды;
- управление становится спокойнее.
Потому что задачи, обсуждения и результаты находятся в одной системе.
Именно поэтому многие компании используют Битрикс24 не только как CRM, но и как систему управления задачами и процессами.
Я подготовил небольшой чек-лист:
«Как навести порядок в бизнесе через Битрикс24 за 7 шагов»
Получить его можно бесплатно здесь.
Разборы настройки Битрикс24 публикую в каналах:
Если хотите разобрать вашу систему задач или процессов — можно написать мне напрямую:
И интересно узнать:
Как у вас сейчас ставятся задачи в компании?
- через систему;
- чаще в чатах;
- чаще устно.
Напишите в комментариях.