Электронный документооборот (ЭДО) становится стандартом деловой практики. Скорость обмена документами, экономия ресурсов и получение оригиналов в электронном виде делают этот способ взаимодействия предпочтительным для всё большего числа компаний.
Однако практика показывает, что многие предприниматели и бухгалтеры недостаточно осведомлены о правилах работы с ЭДО. Особую актуальность этот вопрос приобрел в связи с расширением круга плательщиков НДС.
На сегодняшний день Минфином разработаны следующие форматы:
- универсальный передаточный документ (УПД);
- счет-фактура;
- корректировочный счет-фактура;
- универсальный корректировочный документ (УКД);
- счет на оплату;
- акт сверки взаимных расчетов;
- ТОРГ-12 (товарная накладная);
- ТОРГ-2 (акт о приемке товаров);
- акт выполненных работ;
- транспортная накладная.
Для отдельных документов установлено требование об обязательном использовании формализованного формата. К ним относятся:
- УПД;
- УКД;
- счет-фактура;
- корректировочный счет-фактура.
Указанные документы должны передаваться по каналам ЭДО исключительно в формате XML. Использование скан-копий, PDF, DOC или XLSX не допускается. Документы, переданные в иных форматах, не могут быть приняты к учету.
Иные документы из приведенного выше перечня могут направляться как в формализованном виде (XML), так и в виде простых файлов (PDF, JPEG, DOC и др.). Выбор формата остается на усмотрение участников документооборота.
С 2026 года вступает в силу важное ограничение.
При электронном документообороте запрещается одновременное применение формализованных форм акта выполненных работ (или товарной накладной) и счета-фактуры.
В данной ситуации возможны два варианта оформления:
- Использование универсального передаточного документа (УПД), который объединяет функции акта (накладной) и счета-фактуры.
- Направление акта выполненных работ (накладной) в виде простого файла (например, PDF) при одновременной передаче счета-фактуры в формализованном виде (XML).
Соблюдение указанных требований позволит избежать ошибок в документообороте и претензий со стороны контролирующих органов.
Понимаю, что у предпринимателей задач и так хватает. Если нужна поддержка и помощь с бухгалтерией - обращайтесь!