Существует устойчивый миф, которым в курилках пугают молодых руководителей: «Внедрение 1С:ERP – это год страданий, сорванные сроки и бюджет, умноженный на три». Давайте честно: такое действительно случается. Но только тогда, когда автоматизацию начинают с установки программы, а не с наведения порядка в голове.
Если разложить процесс на понятные этапы, становится понятной четкая технология, и сюрпризов будет минимум.
Этап 1. Фундамент, или порядок в справочниках (НСИ)
Все начинается с аббревиатуры НСИ – нормативно-справочная информация. Это фундамент. Если у вас в базе три разных позиции: «Кирпич красный», «Красный кирпич» и «Кирпич кр.», никакая, даже самая умная система, не сможет посчитать вам правильные остатки.
Золотое правило автоматизации: нельзя автоматизировать бардак. Если вы зальете в новую 1С:ERP «грязные» данные из старых таблиц, вы получите автоматизированный хаос.
На этом этапе мы чистим дубли номенклатуры и приводим в порядок справочники партнеров. Важно зафиксировать условия работы с поставщиками прямо в карточках договоров: вид цен, валюту, сроки поставки, условия оплаты (предоплата или кредит). Это те самые правила, по которым система будет дальше работать сама.
Этап 2. Сначала на бумаге, потом в программе
Самая частая ошибка – сразу бросаться нажимать кнопки. Сначала нужно сесть и нарисовать схему.
Как мы работаем?
- Мы закупаем товар под конкретный заказ клиента?
- Мы держим страховой запас на складе, и нам нужно его пополнять?
- У нас есть импорт с таможенным оформлением?
В 1С:ERP есть разные хозяйственные операции под каждый случай. Если вы работаете с импортом, но пытаетесь провести это как обычную закупку у поставщика, потом бухгалтерия не сможет закрыть период.
Сначала моделируем процесс (на бумаге или доске), утверждаем его с вашими закупщиками, и только потом настраиваем вид операций в системе.
Этап 3. Магия автоматического расчета
Когда справочники чистые, а схемы настроены, начинается самое интересное – работа подсистемы «Обеспечение потребностей».
Это тот самый инструмент, ради которого все затевалось. Система смотрит на заказы клиентов, заказы на перемещение, заказы материалов в производство и прочие заказы, проверяет текущие остатки на складах и сама формирует рекомендации: «Сегодня нужно заказать 50 подшипников у поставщика А и 200 литров масла у поставщика Б».
Менеджеру по закупкам больше не нужно бегать по цехам и спрашивать: «Вам чего-нибудь нужно?». Он открывает «1С», видит уже сформированные системой потребности и одной кнопкой превращает их в заказы поставщикам. Это экономит часы (а иногда и дни) рабочего времени.
Этап 4. Разделяй и властвуй: приемка товара
В классическом учете накладная и фактический приход товара – это одно и то же. В жизни – нет. Документы могут прийти по «1С-ЭДО» сегодня, а фура приедет завтра. Или наоборот: товар выгрузили на склад ночью, а документы бухгалтер увидит только через неделю.
Для этого в 1С:ERP используется ордерная схема.
Мы разделяем потоки. Кладовщик отвечает только за количество (физический вес, штуки, коробки) и оформляет приходный ордер. Финансист или бухгалтер отвечает за деньги и документы (накладные, УПД).
Это дает прозрачный контроль: система сразу подсветит, если по документам мы купили 10 тонн, а на склад по факту заехало 9.5.
С чего начать?
Внедрение – это технология. Не нужно бояться сложности, нужно просто соблюдать последовательность шагов.
Если вы не знаете, готова ли ваша компания к переходу на 1С:ERP, или с какого этапа лучше начать именно вам – наши специалисты готовы помочь.