В любой организации возникают ситуации, когда сотруднику необходимо передать свои задачи другому специалисту: отпуск, смена проекта, организационные изменения.
В системе электронного документооборота Docs5 эту задачу решает модуль «Передача дел».
Как это работает?
При подключении модуля в вашем личном кабинете в папке «Все доступные» появляется подпапка «Документы для передачи».
Вы отмечаете нужные документы (можно выбрать сразу несколько), кликаете кнопку принятия решения и система запускает процедуру передачи.
Необходимо указать несколько параметров:
- Кому передаете документы (выбираете коллегу из списка действующих сотрудников).
- Роль для передачи (подписант, согласующий, исполнитель и т.д.).
- Заменяемый сотрудник (поле появляется, если передается роль Согласующего или Адресата рассылки). Система предложит выбрать из списка вас самих или тех коллег, для которых вы являетесь заместителем.
- Сохранять ли доступ к документу или нет.
Сценарии передачи дел
Функционал работает по-разному в зависимости от роли участника в документе.
1. Передача ключевой роли (инициатор, подписант, исполнитель, контролер)
Когда использовать: вы были исполнителем по документу, но уходите в отпуск и хотите передать работу коллеге.
Система ищет среди выбранных документов те, где вы являетесь обладателем выбранной роли. После подтверждения:
- в документе вы заменяетесь новым сотрудником;
- новому сотруднику отправляется уведомление со списком переданных документов.
Если вы выбрали режим «С сохранением доступа»: вы сможете просматривать поля карточки документа, но не сможете принимать решения или редактировать файлы.
Если вы выбрали режим «Без сохранения доступа»: вы исключаетесь из процесса и теряете доступ к документу.
2. Передача роли согласующего
Когда использовать: руководитель должен согласовать договор, но у него отпуск. Документ должен согласовать кто-то вместо него.
Система ищет документы, где руководитель значится является согласующим по ФИО. В найденных документах принимается решение «Передать документ» и комментарием к решению записывается информация о делегировании согласования:
- У вашего руководителя остается доступ к документу, так как ему важно контролировать процесс.
- Новому сотруднику приходит уведомление, что он должен согласовать документ вместо руководителя.
Важно: если согласование назначено не конкретному человеку, а роли, передача в таких документах не выполняется.
3. Передача роли «Адресат рассылки»
Когда использовать: Документ отправлен на ознакомление сотруднику Иванову, но он в командировке и просит передать ознакомление коллеге.
Система находит документы, где в списке на ознакомление указан Иванов (заменяемый сотрудник).
- Иванов удаляется из списка рассылки.
- Петров (Сотрудник для передачи) добавляется в этот список.
- Петров получает доступ к документу и уведомление.
- Иванов доступ к документу теряет.
Таким образом, ответственность за ознакомление переходит к новому сотруднику.
4. Передача функции ознакомления через роль в группе рассылки «Адресат рассылки»
Иногда сотрудник получает документ не напрямую, а как участник группы рассылки (например, «Руководители отделов»).
Когда использовать: Иванов получил документ как участник группы, но просит, чтобы с ним ознакомился Петров.
- Среди выбранных документов выполняется поиск тех, в которых Иванов является адресатом рассылки на ознакомление. В найденных документах принимается решение «Передать документ» и комментарием к решению записывается информация о передаче.
- Петрову предоставляются права и доступ к документу и решениям, аналогичные роли Иванова. Петров добавляется в список для ознакомления по ссылке «С документом ознакомлены».
- У Иванова сохраняется доступ к карточке.
При этом:
- Иванов не отображается в списке пользователей по ссылке «С документом ознакомлены»;
- но доступ к документу у него сохраняется, поскольку он входит в группу рассылки.
Итог:
Петров знакомится с документом и подтверждает ознакомление, при этом структура группы рассылки остается неизменной.
Благодаря модулю «Передача дел» документы всегда остаются под контролем, а сотрудники могут быстро и безопасно передавать ответственность без остановки рабочих процессов.