Минздрав РФ подготовил изменения в правила регистрации операций с препаратами, подлежащими предметно-количественному учету (ПКУ). Проект приказа предлагает разрешить аптекам, медицинским учреждениям и фармпроизводителям вести учетные журналы в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге.
Электронный документооборот и подписи
Действующий порядок учета регламентирован приказом Минздрава № 378н от 2013 года. Новый проект разработан для актуализации этих требований.
Согласно документу, организации смогут вести учетные журналы в информационных системах. Записи в электронном журнале будут заверяться простой электронной подписью (ЭП) ответственного сотрудника. По окончании отчетного периода журнал также заверяется ЭП руководителя организации.
Используемые IT-системы должны соответствовать законодательству о защите информации и обеспечивать сохранность данных. Система должна фиксировать информацию о действиях лиц, допущенных к ведению журнала. Внесение исправлений в электронном виде допускается при их заверении электронной подписью.
Требования к бумажному учету
При сохранении бумажного документооборота журнал до начала ведения должен быть сброшюрован, пронумерован, скреплен подписью руководителя и печатью. Записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой с синими или черными чернилами. Исправления заверяются подписью ответственного лица. Хранить документы необходимо в металлических шкафах или сейфах.
Стандарты учета и инвентаризации
Независимо от формата ведения журнала, сохраняются следующие требования:
- Своевременность: Операции прихода и расхода регистрируются в день их совершения на основании подтверждающих документов.
- Детализация: Учет ведется по каждому торговому наименованию лекарства с учетом дозировки и формы. Проект утверждает три формы журналов: для производителей и оптовиков, для аптек и для медицинских организаций.
- Ежемесячный контроль: В последний день месяца проводится инвентаризация — сверка фактического наличия препаратов с остатком по журналу.
Сроки хранения и вступление в силу
Журналы учета заводятся на один календарный год. По истечении года документы передаются в архив организации. Срок их хранения составляет 5 лет, после чего они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Публичное обсуждение документа продлится до 14 апреля 2026 года. В случае принятия проекта новые правила вступят в силу 1 марта 2027 года и будут действовать до 1 марта 2033 года.