Специалисты «МКСКОМ» автоматизировали процессы консолидации отчетности для крупнейшего почтового оператора. В единую систему интегрирован 91 филиал, автоматизировано 127 форм отчетности, обеспечена обработка до 3 млн записей в налоговых регистрах.
Задача
Автоматизировать процессы сбора и консолидации отчетности по РСБУ, МСФО, налоговому и статистическому учету для 91 подразделения «Почты России».
Причины
- Ручной перенос данных между системами приводил к высокой трудоемкости и ошибкам.
- Отсутствие автоматизированного контроля качества не позволяло оперативно получать достоверную информацию.
- Длительные сроки подготовки отчетности сдерживали цифровую трансформацию компании.
Реализация решения
В 2014 году «Почта России» приступила к масштабной реформе, направленной на повышение операционной эффективности. Одной из ключевых задач стала автоматизация бизнес-процессов и переход от бумажной отчетности к электронным системам. Существовавшая практика сбора данных не отвечала потребностям компании: высокая трудоемкость, отсутствие автоматического контроля и длительные сроки подготовки консолидированной отчетности ограничивали возможность принятия управленческих решений.
Специалистам компании «МКСКОМ» предстояло создать Единую информационную систему консолидированной отчетности на платформе «1С:Управление холдингом». Проект охватил 91 территориально распределенный филиал, общее количество пользователей системы превысило 2000 человек.
Архитектура решения
В ходе проекта разработано 127 форм отчетности, включая 57 форм бухгалтерского и налогового учета, 21 форму статистической отчетности и 49 форм МСФО. Ключевые компоненты системы:
— Автоматический сбор данных через веб-сервисы. Реализован фоновый контроль доступности филиалов с ежечасной отправкой предупреждений до полного устранения проблем.
— Ускорение обработки данных. Время формирования детальной аналитической оборотно-сальдовой ведомости по одному филиалу сокращено до 5-10 минут.
— Ночной пересчет отчетности. Настроены регламентные задания для ежедневного подъема данных, что позволяет пользователям начинать рабочий день с готовыми отчетами.
— Контроль качества. Внедрена многоуровневая система проверок, дублирующая критерии ФНС. При формировании декларации по НДС система обрабатывает до 3 млн записей в книгах покупок и продаж.
— Функция «Быстрое закрытие». Позволяет завершать отчетный период при наличии некритичных ошибок с последующим их исправлением.
Этапы реализации проекта
Внедрение велось поэтапно по методологии, отработанной на проектах подобного масштаба:
— Предпроектное обследование. Проведен детальный анализ процессов отчетности и ИТ-ландшафта заказчика. Определены точки интеграции и сформирована архитектурная модель решения.
— Проектирование и пилот. Разработано техническое задание, создан пилотный контур системы. После опытной эксплуатации и сбора обратной связи принято решение о масштабировании.
— Масштабирование и запуск. Выполнены необходимые доработки, подключены все модули, проведено обучение 2000+ пользователей.
— Сопровождение. Обеспечена поддержка системы в период опытно-промышленной эксплуатации и дальнейшее развитие функциональности.
Результат
В результате проекта «МКСКОМ» автоматизировала полный цикл формирования отчетности для 91 филиала «Почты России». Разработана новая методика сбора консолидированной отчетности, настроены алгоритмы автоматического заполнения форм из учетных систем.
— Автоматизировано 127 форм отчетности (РСБУ, налоговый учет, статистика, МСФО)
— 91 филиал работает в единой системе
— Время загрузки полного пакета данных из учетной системы филиала сокращено до 5-10 минут
— Обеспечена обработка до 3 млн записей при формировании налоговых деклараций
Внедрены контрольные процедуры, позволившие повысить достоверность данных. Настроен процесс сверки внутригрупповых оборотов и подсистема управления нормативно-справочной информацией. Система передана в промышленную эксплуатацию, все поставленные задачи выполнены в полном объеме.