С 1 января 2026 года вступил в силу приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, которым признаны утратившими силу старые приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@. Они как раз утверждали форматы электронных документов о передаче товаров и результатов работ (услуг).
Из-за этого у бизнеса возник логичный вопрос: если прежний формат электронного акта отменен, можно ли вообще продолжать обмениваться актами через ЭДО, или теперь для этого нужен только УПД. ФНС прямо разъяснила, что запрета на электронные акты нет. Изменения затронули только старые утвержденные форматы, а возможность создавать первичные документы в виде неформализованных электронных документов сохранилась.
🔎 Что именно отменили с 2026 года
Важно разделять форму документа и формат обмена.
ФНС отменила не сами акты выполненных работ как вид первичного документа, а только ранее утвержденный специальный формат их представления в электронной форме. Это прямо следует из приказа № ЕД-7-26/28@, который с 01.01.2026 отменил приказы № 551@ и № 552@.
Поэтому с 2026 года перестали действовать именно старые формализованные XML-форматы акта выполненных работ и товарной накладной. Но сами первичные документы никуда не исчезли.
✅ Можно ли отправлять акт выполненных работ в pdf по ЭДО
Да, можно.
ФНС прямо указала, что и после 1 января 2026 года сохраняется возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге. Значит, акт выполненных работ можно передавать через ЭДО не только как УПД, но и как отдельный электронный документ, в том числе в формате pdf.
При этом действующее законодательство не ограничивает хозяйствующие субъекты в использовании «любого формата документа в электронном виде», если соблюдены требования к электронному документу и электронной подписи. Это подтверждает ФНС в письме от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048.
🧾 Только ли УПД можно передавать по ЭДО
Нет, не только УПД.
ФНС действительно рекомендует использовать УПД 5.03, утвержденный приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, и прямо пишет, что им можно оформлять передачу товаров, работ и услуг как вместе со счетом-фактурой, так и отдельно. Но одновременно ФНС отдельно подчеркивает, что сохраняется возможность создавать неформализованные электронные документы. То есть УПД — это удобный и официальный формат, но не единственный возможный вариант для электронного акта.
📄 Что важно для действительности pdf-акта
Чтобы электронный акт в pdf был полноценным первичным документом, он должен отвечать общим требованиям закона о бухучете.
ФНС в письме от 11.12.2017 напомнила, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Кроме того, электронный документ, подписанный по правилам закона об электронной подписи, признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью.
Следовательно, pdf-акт, подписанный надлежащей электронной подписью и содержащий обязательные реквизиты первички, может использоваться в обычном документообороте между контрагентами.
🏛️ Как такой документ потом представлять в налоговую
Здесь есть важный нюанс. Для обмена с контрагентом pdf-акт допустим, но при истребовании документа налоговой действует специальное правило статьи 93 НК РФ.
Если документы составлены в электронной форме по форматам, установленным ФНС, их можно направить в инспекцию в электронном виде по ТКС или через личный кабинет. Это прямо следует из п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если же документ создан не по установленному ФНС формату, ФНС в письме от 11.12.2017 разъяснила, что при истребовании в рамках налоговой проверки такие документы представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.
При этом сама статья 93 НК РФ позволяет представлять в инспекцию и электронные образы бумажных документов по установленным форматам, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. Поэтому на практике при работе с налоговой вопрос уже не в том, можно ли составить pdf-акт, а в том, как именно его корректно представить по требованию инспекции.
🛠️ Что это значит на практике
Для бизнеса это означает следующее.
Если вам удобно обмениваться с контрагентом отдельными актами в pdf через ЭДО, такой вариант в 2026 году допустим. Запретили не pdf и не акты как таковые, а только старые формализованные форматы 2015 года.
Но если компания хочет максимально простой обмен и меньше вопросов при автоматизированной обработке документов, ФНС рекомендует переходить на УПД. А если контрагентам удобнее привычный акт, его можно продолжать использовать в неформализованном виде.
✅ Вывод
Да, в 2026 году акты выполненных работ можно передавать по ЭДО в формате pdf. По ЭДО можно передавать не только УПД. С 1 января 2026 года отменены лишь старые утвержденные ФНС форматы электронного акта и накладной, но возможность использовать неформализованные электронные первичные документы сохранилась.
Главное — чтобы такой документ был корректно оформлен как первичный, подписан электронной подписью и, при необходимости представления в ИФНС, передавался в том порядке, который подходит для документов не по формату ФНС.
💡 Совет эксперта
Екатерина, ведущий консультант Инфоком:
Если вы работаете с ЭДО в 1С, в 2026 году лучше заранее определить единый подход по первичным документам: где использовать УПД, а где — неформализованные акты в pdf. Важно, чтобы в 1С были настроены корректные шаблоны, подписи и маршруты обмена документами с контрагентами. Тогда переход на новые правила пройдет без сбоев и лишних вопросов со стороны бухгалтерии и партнеров.
📞 Нужна помощь с ЭДО и первичными документами в 1С?
Компания Инфоком занимается сопровождением программ 1С, консультирует по работе в 1С и помогает пользователям по всей России.
Если вам нужно настроить в 1С обмен актами, УПД и другими электронными документами, выбрать удобный формат ЭДО и проверить корректность подписания документов, обратитесь в Инфоком. Поможем организовать документооборот удобно и без лишних рисков.
Нужна помощь по 1С / есть вопрос по 1С 👉 КЛИК СЮДА
🔔 Следите за новостями в нашем ТГ канале "Первый бухгалтерский". Клик сюда.
🔔 Подписывайтесь на наш канал в ВК. Клик сюда.
Поставьте, пожалуйста, лайк, если статья понравилась и была полезной, чтобы другие тоже смогли её увидеть.
Подпишитесь на наш канал.
ИНФОКОМ | IT-услуги для Вашего бизнеса
Работайте эффективно в 1С.