Каковы причины изменений в сфере СЭД
Изменения в законодательстве чаще всего провоцируют на рынке СЭД новый виток развития. Недавно активно развивалась сфера машиночитаемых доверенностей (МЧД), на очереди электронные перевозочные документы и транспортные накладные. Компаниям нужно уметь оформлять такие документы, а также организовывать их хранение в привязке к договорам. Изменения в налогообложении тоже требуют адаптации систем, например, поддержки новых налоговых ставок в УПД.
Нестабильная финансовая ситуация в мире вынуждает компании пересматривать ИТ-бюджеты. Значительная часть средств сегодня направляется на безопасность. Заказчики сокращают траты на развитие и перераспределяют средства между проектами. Нередко компании приобретают систему и дополнительные решения, но внедряют их своими силами, экономя на услугах интеграторов. Все чаще бизнес делает выбор в пользу коробочных решений с их поэтапной адаптацией, отказываясь от сурового кастома .
Из-за переориентации персонала на ВПК в остальных сферах есть дефицит квалифицированных специалистов. Компании ищут способы высвободить и перераспределить ресурсы. Здесь находит применение искусственный интеллект (ИИ), который используется для автоматизации рутинной работы.
Как на ИТ-отрасль влияет импортозамещение
Сегодня большинство новых проектов запускаются на импортозамещенном стеке. Наличие в реестре Минцифры стало фактическим стандартом для заметных на российском рынке ИТ-компаний. Многие клиенты даже не рассматривают вендоров без лицензий и сертификатов. Продукты, которые имеют лицензию ФСБ и версию поставки, сертифицированную ФСТЭК, используют в организациях с повышенными требованиями к кибербезопасности.
Иван Агапов
руководитель по развитию направления СЭД+ в компании Directum
Для нашей компании тема цифрового суверенитета началась еще до 2022 года с работ в госсекторе. С 2014 года мы активно работали с отечественными ОС и СУБД. Многое было на тот момент уже реализовано и в части работы на Linux и СУБД Postgres. Мы понимаем потребность бизнеса в надежности ИТ-ландшафта, поэтому развиваем взаимодействие наших продуктов с другим российским софтом. Совместимость продуктов Directum с СУБД Tantor позволяет большему числу компаний выстроить эффективную работу на качественном импортонезависимом ПО.
Что компании ожидают от функциональности СЭД
Можно выделить несколько уровней метрик. Базовый это скорость процессов, производительность обработки документов, экономия на расходных материалах, почтовых услугах, хранении. Компаниям важно видеть измеримые финансовые бизнес-результаты.
Но есть и более верхнеуровневые метрики:
- охват, а именно какой процент документов переведен в электронный вид, какие виды документов охвачены;
- прозрачность процессов на какой стадии находится согласуемый документ, кому отправить информацию;
- доступ к документам в любое время и с любого носителя.
Еще один из популярных запросов бизнеса в цифровизации долговременное хранение документов. Оно особенно актуально для кадрового электронного документооборота. Трудовые договоры и зарплатные ведомости нельзя уничтожать 50 лет и больше. Поэтому долговременной архив должен обеспечивать юридическую значимость даже при длительном хранении.
Также все больше компаний внедряют в бизнес-процессы искусственный интеллект. Обратная связь, полученная от интеграторов, подтверждает, что самый частый запрос это распознавание и сравнение документов.
Иван Агапов
руководитель по развитию направления СЭД+ в компании Directum
Мы начали заниматься темой ИИ еще до всплеска интереса к генеративным моделям, используя OCR. Сегодня интеллектуальные инструменты Directum готовят проекты резолюций для руководителей, генерируют аннотации к документам, проводят перекрестные и арифметические проверки в бухгалтерском документообороте.
Клиентам чаще всего нужны:
- Вопросно-ответный поиск на базе ИИ: он отвечает на вопросы на естественном языке как Алиса , но ищет данные внутри системы компании.
- Сравнение версий документов.
- Генерация писем и служебных записок: секретари составляют контент документов по короткому запросу не пишут тексты с нуля.
- Нормоконтроль документов на базе ИИ, который выявляет риски, которые человек может пропустить.
Такие ИИ-возможности доступны из коробки в интеллектуальной поставке Directum СЭД+. Надо сказать, что результаты уже есть. Например, компания IDS Borjomi Belarus Russia с помощью сравнения версий на одних только договорах экономит десятки часов работы юристов. А в Systeme Electric используют нормоконтроль для проверки договоров и экономят до 2 FTE в юридическом отделе.
За счет чего компании экономят ИТ-бюджеты
Заказчики не готовы инвестировать большие деньги в длительную разработку. Решение должно быть готовым и начать работать как можно быстрее. Клиенты приходят к пониманию, что коробка это быстрый способ получить лучший опыт, который вендор собрал с сотен проектов. Но это не значит, что индивидуальные внедрения исчезают. Крупные организации часто берут за основу готовое решение, а потом докручивают его под себя.
Иван Агапов
руководитель по развитию направления СЭД+ в компании Directum
К примеру, компания Кузбассразрезуголь , вторая по объемам добычи угля в стране, самостоятельно внедрила на базе Directum RX делопроизводство, договоры, доверенности и управление проектами за 2 месяца. Сегодня в экосистеме Directum больше 30 решений, закрывающих пул задач, связанных с управлением бизнесом: от кадров и корпоративных сервисов до стратегического планирования и проектного менеджмента это не считая классические инструменты ECM. И все эти решения включают возможности адаптации без кода.
Предприятия готовы изначально пересматривать свои процессы под систему, чтобы быстрее начать в ней работу и получить эффект, и со временем адаптировать систему под свои потребности. Опытные пользователи СЭД изначально формулируют измеримые цели. Но также их интересуют бизнес-эффекты в более широком диапазоне: ускорение оборачиваемости средств, снижение рисков, возможность зарабатывать больше.
Какие тренды определят будущее рынка СЭД
В ближайшие годы усилится внимание к ИИ. Интерес будет не только к устранению рутины, но и к повышению качества принимаемых решений. Продолжится тренд на коробочные внедрения. Также будут развиваться возможности для охвата всех сотрудников: кто работает в цехах, на складах, в дороге. Потребуются специальные решения, адаптированные к работе без интернета и на мобильных устройствах.
В ответ на этот вызов вендор выпустил решение Directum Omni суперапп для корпоративных коммуникаций и внутренних сервисов компании. Включает в себя мессенджер, ВКС, ИИ-помощника и помогает вовлечь сотрудников в цифровые коммуникации и повысить эффективность рабочего общения.
Экономическая ситуация может замедлить темпы, но не остановит развитие ИТ-проектов. Цифровизация стала для бизнеса понятным и необходимым шагом компании осознали, что рано или поздно к этому придется прийти.
Источник: cnews.ru