До 1 сентября 2026 года осталось меньше полугода. С этой даты перевозочные документы станут только электронными. Бумажные транспортные накладные, путевые листы, заказы и экспедиторские документы потеряют юридическую силу в большинстве случаев.
Разбираемся по шагам: кого касаются новые правила, что нужно успеть сделать и как сервис 1С-ЭПД помогает пройти этот переход без сбоев и лишних затрат.
1. Кого касаются новые правила и с каких чисел считать
С 1 сентября 2026 года вступают в силу поправки, внесенные Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Перевозочные документы становятся обязательными в электронном виде для всех участников перевозок вне зависимости от сферы деятельности.
Полный список документов, которые переходят в «цифру» :
- Транспортная накладная (ЭТрН)
- Путевой лист (ЭПЛ)
- Заказ (заявка) на перевозку
- Экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка)
- Железнодорожная накладная
- Грузовая накладная при авиаперевозках
Кто обязан участвовать в электронном документообороте :
- Грузоотправители — те, кто инициирует перевозку и подписывает первый титул
- Перевозчики — компании и ИП, непосредственно везущие груз
- Грузополучатели — те, кто принимает товар и подтверждает это своей подписью
- Экспедиторы — посредники, организующие перевозку
Важные даты 2026 года, которые нельзя пропустить :
Бумажные документы останутся только в исключительных случаях, перечень которых определит Минтранс. Рассчитывать на «бумажное исключение» в регулярной коммерческой перевозке не стоит.
2. Зачем переходить заранее, если срок еще не наступил
ФНС прямо рекомендует не ждать сентября, а начинать переход на ЭПД уже сейчас. Причин несколько:
Экономия на бумаге и курьерах
Стоимость оформления одного бумажного документа оценивается примерно в 700 рублей (по оценке Минтранса). Электронный аналог обходится около 15 рублей. Экономия становится очень весомой.
Оплата приходит быстрее на 20 дней
При использовании ЭПД не нужно отправлять бумажный оригинал накладной грузоотправителю. Все участники видят один документ, изменения появляются одновременно, взаиморасчеты ускоряются. В среднем срок оплаты сокращается на 20 календарных дней.
Документы нельзя потерять
Электронные документы хранятся в ГИС ЭПД и у оператора. Никаких «упала папка с накладными», «водитель забыл бумаги», «сгорело при пожаре». Любой документ можно найти за 30 секунд по реквизитам.
Меньше запросов от контролеров
У проверяющих будет прямой доступ к информации о перевозках в ГИС. Это значит меньше запросов к бизнесу, меньше отвлечений и меньше поводов для внезапных проверок.
Время на тестирование и отладку
ЭПД — это не просто замена бумаги на файлы. Меняются процессы взаимодействия между подразделениями и контрагентами. Лучше пройти этот путь сейчас, в спокойном режиме, чем в сентябре аврально разбираться с ошибками под угрозой срыва перевозок.
3. Что такое ЭТрН и как устроен обмен титулами
Электронная транспортная накладная — это не просто PDF-файл, а динамический документ, который состоит из нескольких частей, называемых титулами. Каждый участник подписывает свою часть в строго определенном порядке.
Обязательные титулы ЭТрН
Документ движется по цепочке: после подписания каждого титула информация мгновенно уходит в ГИС ЭПД через оператора. Инспектор на трассе может считать QR-код с телефона водителя и увидеть легальный ли груз, прошел ли водитель медосмотр, все ли подписи собраны.
Аналогично устроен электронный путевой лист (ЭПЛ), который содержит до 6 титулов: оформление, медосмотр, техконтроль, показания одометра при выезде и заезде, послерейсовый осмотр.
4. Что нужно сделать для перехода: пошаговый план
Шаг 1. Получить электронные подписи (КЭП) и оформить МЧД
Для работы с ЭПД нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП):
- Руководителю — на себя
- Сотрудникам (логистам, диспетчерам, бухгалтерам) — тоже нужны подписи, но теперь в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД)
МЧД подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени компании.
Для водителей достаточно простой электронной подписи или неквалифицированной (можно получить бесплатно в приложении «Госключ»). Подписывать документы водители смогут через мобильное приложение 1С-ЭПД .
Шаг 2. Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД
Передавать данные напрямую в ГИС ЭПД нельзя — только через аккредитованных операторов (реестр на сайте Минтранса) .
Если вы работаете в 1С, логично подключить сервис 1С-ЭПД, который уже интегрирован с большинством популярных конфигураций. В этом случае вы получаете готовое подключение к оператору без дополнительных танцев с бубном.
Шаг 3. Настроить обмен в учетной системе
В программах 1С (Бухгалтерия, УНФ, УТ, ERP, УАТ, ТЛЭ и др.) уже есть встроенный функционал для работы с ЭПД. Настройка занимает один день и не требует программирования.
Шаг 4. Обеспечить сотрудников техникой
Водителям понадобятся смартфоны или планшеты с выходом в интернет. Мобильное приложение 1С-ЭПД (iOS/Android) позволяет подписывать документы в дороге, вносить показания одометра, отметки механика, и при этом работать офлайн — данные отправятся, когда появится связь.
Шаг 5. Пригласить контрагентов к обмену
Чтобы обмениваться электронными документами с клиентами и партнерами, нужно отправить им приглашение через встроенный сервис 1С-ЭДО. Это как добавить друга в соцсети — быстро и без бумаг.
Даже если у контрагентов другие операторы ЭДО, проблема решается через роуминг — между основными операторами он уже настроен.
5. Как сервис 1С-ЭПД помогает соблюсти новые требования
1С-ЭПД — это официально поддерживаемый сервис для полного цикла работы с электронными перевозочными документами прямо в интерфейсе программ 1С.
Что умеет сервис
✅ Формировать ЭТрН, ЭПЛ, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, договоры фрахтования
✅ Автоматически заполнять реквизиты из справочников 1С — никакого двойного ввода и ошибок
✅ Подписывать документы КЭП прямо в программе, без переключений
✅ Отправлять и получать через ГИС ЭПД
✅ Отслеживать статусы в рабочем месте «Текущие дела ЭДО»
✅ Хранить все документы в электронном архиве с быстрым поиском
Преимущества для разных участников
Стоимость и экономия
Цена одного отправленного ЭПД в сервисе — от 7 рублей. При этом можно начать работать без предоплаты: тариф активируется автоматически после отправки первого документа.
Для сравнения: Минтранс оценивает стоимость одного бумажного документа в 700 рублей. Разница говорит сама за себя.
6. Экспедиторам: особое внимание на реестр «ГосЛог»
С 1 марта 2026 года на базе платформы «ГосЛог» запускается обязательный государственный реестр экспедиторов.
Для кого обязательно: все компании и ИП, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги.
Срок для уже работающих: до 1 мая 2026 года нужно подать уведомление о своей деятельности.
Последствия игнорирования: с сентября работа без записи в реестре становится незаконной. Крупные клиенты, следящие за безопасностью, просто перестанут с вами работать. При исключении из реестра перевозчик теряет право на оказание услуг.
7. Короткий чек-лист: что сделать до 1 сентября
- Проверить, попадает ли ваш бизнес под новые правила (почти 100% да)
- Получить/продлить КЭП на руководителя
- Оформить КЭП для сотрудников и машиночитаемые доверенности (МЧД)
- Подключиться к оператору ИС ЭПД (лучше через 1С-ЭПД)
- Настроить обмен в 1С (один день работы специалиста)
- Обеспечить водителей смартфонами с мобильным приложением
- Отправить приглашения контрагентам к обмену
- Экспедиторам: до 1 мая зарегистрироваться в реестре «ГосЛог»
- Провести тестовые перевозки в электронном формате
Главный вывод
Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 — это не эксперимент и не опция. Это требование закона, которое коснется каждого, кто хоть как-то связан с перевозками грузов .
Но пугаться не стоит. Современные инструменты, в первую очередь сервис 1С-ЭПД, делают переход максимально плавным и безболезненным. Вы продолжаете работать в привычной 1С, а всю техническую часть — обмен с ГИС, проверку форматов, отправку уведомлений — берет на себя сервис.
Более того, те, кто начнет переход заранее, успеют:
- протестировать процессы без аврала
- обучить сотрудников в спокойном режиме
- сэкономить на бумаге и курьерах
- ускорить оплаты от контрагентов
Откладывать на сентябрь — значит гарантированно получить стресс, риск сбоев и возможные штрафы. Лучше пройти этот путь сейчас, когда есть время все настроить и проверить.
Остались вопросы по переходу на ЭПД или настройке сервиса 1С-ЭПД? Обращайтесь к вашему партнеру 1С.
Нет партнера? Напишите нам в сообщения или оставьте комментарий — подскажем, к кому из партнёров в вашем регионе обратиться.