IT-компания «Электронные платформы» развивает систему прокторинга для онлайн-экзаменов и оценки персонала.«Экзамус». Штат компании - это сотни сотрудников по всей стране, и до недавнего времени каждый кадровый документ превращался в логистический квест.
Кадровые документы раньше ходили по почте. Письма терялись, возвращались, приходили с кривыми фото и неполными комплектами. Даже простое заявление растягивалось на недели. Те, кто руководит распределенными командами, работает с филиалами и самозанятыми, знают эту боль.
Основные проблемы:
- Почта — это медленно. Письма теряются, сотрудники не успевают дойти до отделения, заявления возвращаются обратно. Иногда документ ехал к адресату дольше, чем длился сам отпуск.
- Ужасное качество сканов. У удаленщиков редко есть домашний МФУ. В кадры прилетали темные фото с обрезанными углами и «кривыми» подписями в PDF. Кадровики превращались в корректоров: «Переснимите, пожалуйста, здесь не видно дату».
- Дистанционка как приговор. Когда вся команда ушла на удаленный формат, процесс окончательно сломался. Чтобы просто подписать приказ, человеку нужно было найти принтер, распечатать лист, поставить подпись, найти сканер и отправить файл обратно. Это занимало часы, а порой и дни.
Как всё изменили
В итоге кадровый специалист «Электронных платформ» Татьяна убедила руководство в том, что старые методы больше не работают, пора переходить на КЭДО. Выбрали сервис Nopaper.
Теперь процесс выглядит иначе:
- Документы подписывают за пару минут через смартфон.
- Никаких принтеров и сканеров — всё в одном приложении.
- Кадры получают аккуратные цифровые копии со всеми подписями.
- Ошибки исправляются мгновенно: документ можно отозвать и переотправить в два клика без лишних звонков.
Подробности о том, как проходил переезд на «цифру», читайте в нашем кейсе.
Больше полезного контента и актуальных разборов — присоединяйтесь к нам в соцсетях: 🔹Telegram | 🔹ВКонтакте | 🔹RUTUBE | 🔹YouTube