За 15 лет работы мы цифровизировали сотни инфраструктурных, промышленных и девелоперских компаний: внедряли технологии информационного моделирования, систему управления проектами, системы бизнес-аналитики и другие решения для управления бизнесом. Как консультанты мы прошли значительное количество очень разных по сути и форме внедрений, не забывая обобщать свой опыт и изучая практики российских и зарубежных партнеров и конкурентов.
Результатом систематизированного опыта стала концепция Корпоративной Системы Информационного Менеджмента (КСИМС). Концепция сформирована на основе международных стандартов ISO 19650 и изложена в нашей книге «Популярный Информационный менеджмент в строительстве». Об этой концепции, применительно к девелопменту жилья, мы и поговорим ниже.
Задачи управления в девелоперском проекте
Для начала обсудим общие задачи управления в девелоперском проекте. Девелоперу необходимо пройти длинный путь от инвестиционной идеи и оформления земельного участка до проектирования, привлечения финансирования, маркетинга, продаж, строительства и ввода объекта. Эту мозаику задач можно собирать по-разному: одни строят типовое панельное жилье, другие — элитные дома с сервисом на уровне пятизвездочных отелей. И каждый бизнесмен, создавая компанию, формирует уникальную мозаику бизнес-процессов на основе своих возможностей и понимания, на чем конкретно он будет зарабатывать деньги, что является ключевым бизнес-процессом, а что можно отдать на подряд или аутсорс. Этот набор процессов и выстроенных отношений с подрядчиками и партнерами формирует уникальную бизнес-модель, которая, в свою очередь, порождает уникальную систему управления.
Если немного упростить, получается следующая последовательность:
- Определить, что делать внутри компании, а за что — платить подрядчикам и партнерам.
- Разработать требования и критерии для оценки успешного выполнения работ, передаваемых на сторону. Формализовать это в форме типовых контрактов.
- Разработать оргструктуру и назначить руководителей, которые будут отвечать за детализацию задач, планирование ресурсов, приемку выполненных работ у своих и привлеченных исполнителей.
- Определить для всех участников ключевые показатели эффективности (KPI) и способы позитивной и негативной мотивации.
Если все организовано грамотно – работа кипит, а «правильные люди принимают правильные управленческие решения». Что нужно правильному руководителю для принятия правильного управленческого решения? В первую очередь — достоверная и своевременная информация, а также немного времени на её анализ.
Сотрудники информацию подготавливают и вносят в информационные системы различные данные, преобразовывают эти данные, передают другим сотрудникам, те готовят информацию для своих руководителей. Все заняты и получают заработную плату. А если информации недостаточно, то руководитель начинает собственноручно добывать ее на совещаниях, задавая вопросы своим сотрудникам и сотрудникам подрядных организаций.
Некорректная информация или ее отсутствие приводят к фатальным управленческим ошибкам, а исправление ошибок теряет смысл, если экономика проекта уже мертва. Качественная информация — не просто сырые данные, а тщательно и своевременно подготовленные материалы для принятия решений – имеет цену и ценность и обязательно будет оплачена или живыми деньгами, или трудозатратами сотрудников, контрагентов и временем руководителей.
Ключевая задача для руководства в этой сфере — организовать работу так, чтобы снизить стоимость подготовки информации для каждого управленческого решения и, тем самым, снизить стоимость всей системы управления. На самой поверхности лежит простая идея складирования информации в единую информационную модель проекта или актива с присвоением метаданных каждому из разнородных контейнеров. Тогда вместо постоянных транзакций «точка-точка» мы получаем моделецентричную систему, где все участники передают в модель и забирают из нее необходимую информацию.
Важный элемент КСИМС – применение информационного моделирования (BIM или ТИМ). Но этой технологией нужно уметь правильно пользоваться. С одной стороны, с помощью BIM можно оптимизировать транзакции между получателями и поставщиками в рамках информационной модели, а с другой — ее применение повышает общую стоимость производства самой модели.
Правильный баланс между затратами и производительностью можно найти только в рамках специально созданной системы управления информацией.
При этом, в силу особенностей девелоперского бизнеса и огромного количества вариантов кооперации участников, невозможно создать единую типовую схему информационной модели. Однако можно говорить о существовании важных принципов формирования единых моделей.
Каждая транзакция, в результате которой происходит формирование информационной модели, имеет цену. Поэтому требуется только реально необходимая информация. Часто информационные модели похожи на склад одежды шопоголика — купил красивую вещь, а надеть некуда. Так и висят рядом гидрокостюм для серфинга, фрак и несколько пестрых вещей дорогих брендов.
Какая информация необходима?
Как понять какая информация необходима? Информационная модель формируется в соответствии с требованиями бизнеса к информации для принятия управленческих решений или для передачи информации другим участникам девелоперского проекта в соответствии с их требованиями.
Про случай, когда надо передать накопить, обработать и передать информацию другим участникам все более или менее понятно. Если государство или банк требуют xml или регулярную машиночитаемую отчетность, то придется их сформировать и передать. Хотя хорошо бы понимать, сколько будет стоить этот процесс и заложить его в цену готового продукта.
Для принятия решения руководителю нужен удобный дашборд, на котором представлена информация по различным предметным областям. Чем более высокий пост занимает руководитель, тем больше предметных областей будет на этом дашборде. Если система управления и работа с информацией формируется стихийно – для заполнения дашборда тратятся тысячи человеко-часов сотрудников и подрядчиков. И можно обратить внимание, какое количество дашбордов руководителей девелоперской компаний построены на базе Microsoft Excel, где формы заполняются вручную. Системный подход к управлению информацией обеспечивает снижение трудозатрат.
Именно такой системный подход к управлению информацией и описан в стандартах ISO 19650. Основополагающий принцип информационного менеджмента в строительстве (ИМС) состоит в том, что у физического актива всегда должен быть виртуальный аналог в виде информационной модели. Управление информацией — в рамках такой модели — нужно выполнять непрерывно и в течение всего жизненного цикла актива. При этом информационный менеджмент выступает как часть общей системы управления.
КСИМС – подсистема организационного управления
Создание КСИМС как подсистемы организационного управления — ответственный и сложный внедренческий проект. Потребуется:
- Распределить функции управления информацией между сторонами, то есть обозначить их роли, ответственность и полномочия в совместном производстве информационной модели.
- Внедрить процессы управления информацией в виде взаимосвязанных процедур, преобразующих «входы» (бизнес-требования) в «выходы» (информационные результаты).
- Создать информационные документы и ресурсы в виде политик, стандартов и вспомогательных материалов.
Сам же проект внедрения КСИМС в систему управления организацией будет состоять из трех этапов:
- Оценка потребности в информации для эффективного управления активами (или проектами). Этот этап отводится к аудиту действующей системы менеджмента в организации.
- Планирование цикла информационного менеджмента в строительстве (ИМС). На этот этапе планируют структуру информационной модели и определяют правила ее формирования и использования в совместной работе.
- Подбор и внедрение технологий для оцифровывания, производства и управления информацией. Происходит внедрение среды общих данных, системная интеграция и подбор соответствующего ПО для создания необходимых форм информации, которые будут в информационной модели.
Эффективность КСИМС, как подсистемы управления, зависит от того, насколько информационный менеджмент соответствует общим задачам девелопера и уровню его технологической зрелости. Информационный менеджмент не способен никого научить ни правильно строить, ни эксплуатировать объекты. Его миссия заключается в том, чтобы помочь тем, кто знает свое дело, выполнять его еще лучше — на протяжении всего жизненного цикла актива.