Отчётность по договорам ГПХ с физлицами в 2026 году

Есть ли жизнь после ГПХ?

Вы заключаете договоры гражданско‑правового характера (ГПХ) с физическими лицами — и сталкиваетесь с ворохом отчётных обязательств? Вопрос не праздный: ошибки в сдаче отчётности чреваты штрафами, а недочёты в оформлении — претензиями со стороны контролирующих органов.

То, что вы хотели знать о ГПХ

В этой статье разберём по шагам, какие формы и в какие сроки нужно сдавать в 2026 году, если вы работаете с физлицами без статуса ИП и самозанятого. Контакты авторов в конце статьи.

Кто считается застрахованным по договорам ГПХ?

Ответ. Физические лица, не являющиеся ИП или самозанятыми, при заключении с ними:

• договоров оказания услуг или выполнения работ;
• авторских договоров;
• лицензионных договоров (в т. ч. о передаче полномочий по управлению правами);
• агентских и иных договоров, по которым они действуют в интересах заказчика,

признаются застрахованными по обязательному пенсионному, медицинскому и социальному страхованию (в т. ч. на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

Это значит: вы, как заказчик, обязаны начислять страховые взносы и сдавать соответствующую отчётность.

Важно: договоры, по которым переходит право собственности или иные вещные права (купля‑продажа, аренда, заём), не создают застрахованных лиц. По ним взносы не начисляются, отчётность не сдаётся.

Какую отчётность нужно сдавать в 2026 году?

Ответ. В 2026 году заказчики по договорам ГПХ сдают пять ключевых форм:

1. Сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 ЕФС‑1).
2. Расчёт по страховым взносам (РСВ).
3. Персонифицированные сведения о физических лицах.
4. Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 ЕФС‑1).
5. Расчёт по форме 6‑НДФЛ.

Разберём каждую форму детально.

Как и когда сдавать сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 ЕФС‑1)?

Ответ. С 2026 года эти сведения подаются по форме и порядку, утверждённым приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (Порядок № 1462).

Когда сдавать:

• при заключении договора — не позднее рабочего дня, следующего за днём подписания;
• при прекращении договора — не позднее рабочего дня, следующего за днём прекращения.

Что указывать:

• в графе 2 «Дата» — дату начала и окончания периода выполнения работ (оказания услуг) по договору ГПХ (п. 42 Порядка № 1462);
• в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» — дату заключения или расторжения договора (п. 49 Порядка № 1462).

Нюансы заполнения:

• Если дата заключения договора не совпадает с началом работ, в графе 2 укажите начало периода исполнения, а в графе 9 — дату заключения (письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14‑1/10/В‑4784).
• При досрочном расторжении подайте подраздел 1.1 на следующий рабочий день после подписания допсоглашения о расторжении (письмо СФР от 01.11.2025 № 19‑20/57026).
• При реорганизации (смене наименования) заказчика также нужно представить сведения.

Внимание: в графе 6 укажите специальный код для исполнителей по ГПХ (п. 46 Порядка № 1462).

Как сдавать расчёт по страховым взносам (РСВ)?

Ответ. Форма и порядок заполнения РСВ утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД‑7‑11/878@ (с изменениями).

Важные изменения с 2026 года:

• Для субъектов малого и среднего предпринимательства вступили в силу новые правила — сдавать РСВ по старой форме нельзя.
• ФНС планирует опубликовать обновлённую форму для отчётности за 1‑й квартал 2026 года (приказ на регистрации в Минюсте).
• В письме от 22.12.2025 № БС‑4‑11/11504@ ФНС дала рекомендованную форму для плательщиков, которым нужно отражать дополнительные данные.

Сроки сдачи: ежеквартально, не позднее 25‑го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

На заметку: сведения о лицах по трудовым договорам отражаются в РСВ даже при отсутствии выплат.

Когда подавать персонифицированные сведения о физлицах?

Ответ. Эти сведения сдаются согласно п. 7 ст. 431 НК РФ по форме из Приложения № 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД‑7‑11/878@.

Ключевой нюанс: персонифицированные сведения не нужно подавать в месяцы, когда сдаётся РСВ (письмо ФНС от 06.03.2023 № БС‑4‑11/2593@).

Как действовать:

• Подавайте сведения за первый и второй месяцы из последних трёх месяцев отчётного периода.
• Сведения за третий месяц войдут в РСВ за соответствующий квартал.

Как и когда сдавать сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 ЕФС‑1)?

Ответ. С 2026 года форма и порядок утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Срок сдачи: ежегодно, не позднее 25 января следующего года (п. 3 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ). Например, за 2026 год — до 25.01.2027.

Кому подавать: на застрахованных лиц, которые в отчётном году:

• работали на работах, дающих право на досрочную пенсию (ст. 30, 31, п. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 Закона № 400‑ФЗ);
• трудились в сельском хозяйстве с правом на повышенную фиксированную выплату к пенсии (ч. 14 ст. 17 Закона № 400‑ФЗ);
• имели иные особые периоды (отпуск по уходу за ребёнком, простой, отстранение от работы и т. д.).

Важно: если особых периодов не было, сдавать сведения не нужно. Для лиц по ГПХ подача возможна только при занятости на работах, дающих право на досрочную или повышенную пенсию.

Как работать с расчётом 6‑НДФЛ по договорам ГПХ?

Ответ. При каждой выплате дохода по ГПХ вы обязаны удержать НДФЛ как налоговый агент. Это касается и аванса.

Форма и порядок: приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД‑7‑11/649@ (с изменениями от 09.01.2024 № ЕД‑7‑11/1@).

Что учитывать:

• Правила применяются не только к договорам услуг/работ, но и к аренде имущества.
• Сроки и порядок сдачи 6‑НДФЛ в 2026 году остаются прежними — ориентируйтесь на действующие нормы НК РФ.

Итог: чек‑лист для бизнеса

Чтобы не пропустить сроки и не ошибиться в заполнении, держите под рукой этот список:

1. Подраздел 1.1 ЕФС‑1 — сдавайте при заключении/прекращении договора ГПХ (не позднее следующего рабочего дня).
2. РСВ — ежеквартально до 25‑го числа, с учётом новых форм с 2026 года.
3. Персонифицированные сведения — за первый и второй месяцы квартала (не в месяцы сдачи РСВ).
4. Подраздел 1.2 ЕФС‑1 — ежегодно до 25 января (только при наличии особых периодов).
5. 6‑НДФЛ — при каждой выплате дохода по ГПХ, с удержанием НДФЛ.

«1С:Бухобслуживание.Ленбаланс»: 8 (800) 222-21-75

Сервис бухгалтерских услуг полного спектра. Можем полностью заменить бухгалтерский отдел или сопровождать существующий. Подходит как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей.