Как указано в ч. 3 ст. 94 Закона № 44-ФЗ экспертиза результатов, предусмотренных контрактом, может проводиться не только силами заказчика, но также привлечёнными экспертами и экспертными организациями. Ниже приведёт алгоритм действий при привлечении внешних экспертов для приёмки товара по контракту 44-ФЗ:
1. Заключение контракта на оказание услуг по проведению экспертизы с Заказчиком. Контракт заключается либо по результатам конкурентных процедур (аукцион, запрос котировок и др.), либо по результатам закупки у ЕП, либо в любой форме независимо от требований Закона № 44-ФЗ в случае, если договор является безвозмездным и не предусматривает каких-либо «денежных» обязанностей на стороне Заказчика.
Особых требований к содержанию такого контракта - нет. Общие рекомендации относительно условий, которые могут быть закреплены в контракте:
- предмет экспертизы, например, проверка результатов исполнения контракта в части соответствия его условиям (ч. 3 ст. 94 Закона № 44-ФЗ);
- функции и полномочия экспертной организации. В рамках экспертизы эксперт может запрашивать у заказчика и поставщика дополнительные материалы, относящиеся к предмету экспертизы (ч. 6 ст. 41 Закона № 44-ФЗ);
- сроки проведения экспертизы (с учетом сроков, предусмотренных для приемки товаров по контракту);
- обязанность экспертной организации письменно уведомить заказчика и поставщика о допустимости своего участия в проведении экспертизы и отсутствии оснований для недопуска к ее проведению перед началом экспертизы (ч. 3 ст. 41 Закона № 44-ФЗ). Без такого уведомления начинать экспертизу нельзя (см. Письмо Минфина России от 27.12.2017 № 24-02-07/87603);
- условие об ответственности экспертной организации, её уполномоченного представителя и должностных лиц, если предоставлены недостоверные результаты экспертизы, недостоверное или заведомо ложное экспертное заключение (ч. 4 ст. 34, ч. 7 ст. 41 Закона № 44-ФЗ). За предоставление заведомо ложного экспертного заключения предусмотрена как административная ответственность (ст. 7.32.6 КоАП РФ), так и уголовная ответственность (ст. 200.6 УК РФ).
2. До проведения экспертизы – обязательно направить заказчику и поставщику уведомление в письменной форме о допустимости своего участия в проведении экспертизы (в том числе об отсутствии оснований для недопуска к проведению экспертизы) (ч. 3 ст. 41 Закона № 44-ФЗ). Отправить лучше и по почте обычной, и по почте электронной. Форма уведомления - свободная.
3. Уведомить заказчика и поставщика о дате проведения экспертизы (проверки результатов исполнения контракта в части соответствия его условиям), попросить поставщика направить своего представителя на дату проведения экспертизы. Предоставить разумный срок для обеспечения явки представителей, хотя бы несколько дней.
День экспертизы может быть совмещён со днём монтажа и ввода в эксплуатацию товара сотрудниками поставщика, но это не обязательно. Главное, чтобы в день проведения экспертизы присутствовал представитель поставщика или, как минимум, было подтверждение того, что эксперт вызывал представителей поставщика.
В этом же уведомлении (1) нужно уведомить заказчика и поставщика о том, что при проведении экспертизы будет производиться фото и видеосъёмка (при её проведении), а также (2) эксперт может запросить документы, необходимые для проведения проверки товара (ч. 5 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).
Относительно допустимости фото / видеосъёмки – никаких запретов нет, кроме «экстраординарных» случаев, когда видеосъёмка осуществляется на режимном объекте, фиксируется государственная или коммерческая тайна. Что касается коммерческой тайны – такой режим не может быть распространён на товар и его использование, только на информацию + поставщик изначально должен передать товар, готовый к эксплуатации без ограничений.
Аналогичным образом, режим коммерческой тайны не может распространяться на сопроводительную документацию (включая инструкцию, технический паспорт) – такие документы должны быть переданы заказчику, это часть обязанности по поставке + не относится к информации, которая способна обеспечить «материальную выгоду» для поставщика.
4. Провести экспертизу. Запросить у представителей поставщика возражения о порядке проведения экспертизы и выводах, к которым пришли эксперты. Впоследствии приобщить возражения к экспертному заключению или указать их по тексту заключения, а также по возможности изложить в заключении комментарии по всем возражениям. Требований к форме и содержанию заключения нет. Главный критерий – выводы из заключения должны быть объективными и обоснованными, в максимальной степени подкреплены ссылками на контракт и НПА, которым должен соответствовать товар.
Ряд общих рекомендаций к содержанию. В экспертном заключении указываются:
- акты осмотров, сличительные ведомости (таблицы), расчеты и анализы, краткое описание произведенных действий и их результаты, выводы и заключения по каждой исследованной позиции;
- реквизиты организации, подпись руководителя и печать организации, проводившей экспертизу;
- дата и место его составления;
- наименование экспертизы;
- сведения об эксперте (экспертах) (должность, инициалы, фамилия, образование, специальность (общая и экспертная), ученая степень (если имеется);
- наименование поступивших на экспертизу товаров, работ, услуг (с указанием реквизитов сопроводительных документов) и представленных объектов исследования;
- дата, время и место производства экспертизы;
- вопросы, поставленные перед экспертом;
- подробное описание проведенных исследований в порядке поставленных перед экспертом вопросов;
- методы и приемы исследований должны быть изложены доступно для лиц, не имеющих специальных знаний (познаний);
- справочно-нормативные материалы, используемые методические пособия и литература, которыми эксперт руководствовался при ответе на поставленные вопросы, с указанием даты и места их издания;
- ссылки на приложения (иллюстрации, графики, таблицы и т. д.) и необходимые пояснения к ним;
- если в заключении эксперт использует специальные термины, то они должны разъясняться;
- оценка экспертом результатов исследования, обоснование вывода по поставленному перед ним вопросу, с расчетом выявленных отклонений в натуральных и стоимостных величинах, со ссылкой на положения нормативного документа (часть, пункт, подпункт, статья), который нарушен;
- фотографии объектов или участков выявленных недостатков и дефектов;
- иные сведения, указание которых необходимо, по мнению исполнителя, для качественного оказания услуги;
- ответы должны быть четкими, не допускающими различных толкований.
5. Подготовить экспертное заключение. Оно должно быть подписано уполномоченным представителем экспертной организации (ч. 7 ст. 41 Закона № 44-ФЗ). Фотоматериалы включить в заключение, видеоматериал – записать на диск / иной носитель и оформить в качестве приложения к заключению.
Далее - направить экземпляр заключения (вместе с диском) заказчику, который разместит документ в ЕИС. Выводы, изложенные в экспертном заключении, должны быть учтены заказчиком (ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).
