Многие указания руководители делают после того, как кто-то “накосячил”:
- Не сделали, когда надо было сделать
- Сделали, но не так как надо было сделать
И чтобы справиться с ситуацией и с надеждой, чтобы больше такого не повторялось, руководитель даёт указание: “Так не делать - делать так!”
Далее по кругу: ошибки - указания, как надо делать; ошибки - указания, как надо делать…
Что не так? В чём проблема?
Время идёт и за год подобных, как правило, “устных” указаний накапливается достаточно много.
Со временем новые указания начинают конфликтовать со старыми, так как иногда новые указания дублируют существующие, но с некоторыми противоречиями к предыдущим. И если указания руководителей никуда не записываются, а устаревшие указания не исправляются в актуальные, то сотрудники, которые стараются делать “как надо” - постепенно начинают попадать в замешательство от противоречий и ощущения: "правильно сделать невозможно".
Да и не упомнить всё, что было сказано за длительный период.
Второй момент — когда приходят новые сотрудники, они не знают, как было “сказано” до их прихода и допускают те же ошибки, которые допустили текущие сотрудники.
Думаю у вас будет согласие с тем, что модель, когда руководитель раздаёт верные и эффективные указания, но которые никуда не записываются, не очень оптимальна.
Поэтому, если бы сотрудники делали, как указано в неких “Правилах компании” или “Своде успешных действий”, то было бы ещё лучше.
Что можно было бы сделать?
Шаг №1 - выяснить нет ли уже такого или подобного указания?
Это первоначальный шаг. Перед тем, как давать новое указание выясните - нет ли уже такого же или подобного указания? Смысл давать указание, если оно уже существует в инструкциях?
И если это так, значит, либо сотрудник нарушил имеющееся правило, либо он о нём не знал. И то, и другое требует отдельного разбирательства, но нет необходимости в повторении указания, например, можно попросить сотрудника прочитать существующее правило для текущей ситуации и выполнить его.
Поэтому, если такое указание уже есть, сотруднику нужно выполнить существующее правило, а руководителю разобраться почему сотрудник не выполнил его самостоятельно.
Но, если такое указание отсутствовало, то переходим к шагу №2.
Шаг №2 - записать новое указание.
Куда записать? Это важно, но вторично; основная рекомендация, которую нужно понять и принять - каждое новое указание должно быть записано.
Самый примитивный и простой вариант, с которого можно было бы начать - все указания записывать в один онлайн-документ.
Запись производить - просто в виде списка правил, на который у всех сотрудников есть ссылка с доступом.
Далее ознакамливать сотрудников с каждым новым правилом, инструкцией или с их обновлением.
Конечно, это далеко не лучший вариант, но это на порядок лучше, чем когда указания руководителей, новые сказанные ими правила, нигде не фиксируются.
Кстати, если записать 10 указаний, затем ещё 20, вы увидите, что некоторые указания относятся к какой-то одной должности, а некоторые правила сразу к нескольким должностям одновременно, или например, сразу ко всем, допустим такое правило: “Зарплата выдаётся до 5 числа включительно” - это прямое указанию тому сотрудникам отвечающим за начисление и выплату з/п и в тоже время разъясняющая информация для всех сотрудников компании (как новых, так и старых, вдруг кто забудет со временем конкретное число). Это очень простое правило, но это “правило”, и если оно записано, на него можно опираться всем сотрудникам.
Например, чтобы выплатить з/п, она должна пройти стадию утверждения, а если не утвердят и будут вопросы у руководителя? Тогда требуется время чтобы уладить это и снова подать на утверждение, значит следующее правило может быть: “На согласование руководителю з/п должна быть подана до 4го числа включительно”. И так далее, от существующего и записанного правила мы можем отталкиваться и создавать вспомогательные правила, на которые все будут опираться и не будет необходимости ругаться и препираться.
Другой пример.
Записано такое правило: “Для получения отгула на следующий день или позже, предоставьте прямому руководителю письменное заявление, не позднее чем до 13:00, дню предшествующему отгулу. Руководитель обязан рассмотреть заявление до конца текущего рабочего дня.” , во-первых это конкретика - как действовать и сотруднику, и руководителю, что снижает риски в злоупотреблении полномочиями руководителями, так и пониманием, что нужно делать сотрудникам.
Понятно, что если случился “пожар”, то не до “писанины” - нужно раздать указания и выйти из опасной ситуации, но затем… желательно разобраться с тем, что произошло и что привело к необходимости раздавать такие указания.
На чём спотыкаются?
Думаю, что большинство из тех, кто дочитал до этого места, согласны - указания должны быть записаны, но если не решить следующую проблему, то ничего не измениться, несмотря на то, что есть согласие с основной рекомендацией.
Проблема такая - кто именно будет записывать указания за руководителями?
Сами руководители этого делать не будут, им банально некогда этим заниматься, они “пока одно поднимают, другое уже падает”. В лучшем случае, поручают кадровику или офис-менеджеру оформить приказ или распоряжение, а дальше это всё может накапливаться в неразобранном виде.
Я видел компанию, в которой за 2 года накопилось более 200 с лишним приказов и распоряжений (в год чуть больше 100). И эти документы лежали в папке с пронумерованными файлами, наподобие: "Приказ №16 от 12.05.2024". Часть из них носили разовый характер, типа кто кого заменяет на время отпуска, но часть была в виде реальных инструкций, кто теперь “носит”, а кто “катает”, и с кого и за что производить удержание, за ошибки.
Будь вы новым сотрудником, вы бы стали читать все эти документы, пытаясь разобраться есть ли среди них те, что относятся к вашей должности и к вашей работе?
Верно, их никто не читает.
С юридической точки зрения, компания защищена и на основании этих приказов имеет право взыскивать с сотрудников за их косяки, но обычно компании зарабатывают другим способом, поэтому более ценной задачей приказов и распоряжений было бы - выполнение сотрудниками того, что в них указано, в том числе ознакомление новичков.
И чтобы это сделать, нужно чтобы инструкции были описаны в каком-то ограниченном количестве документов (не 200 по отдельности) и упорядочены, хотя бы:
1 - Документы и инструкции с общими правилами - для всех сотрудников или нескольких должностей.
2 - Индивидуальные инструкции для каждой должности свои.
Таким образом, рекомендация следующая - должен быть ответственный, который будет следить за тем, чтобы записывать новые указания, а руководители взаимодействовали с этим сотрудником и сообщали ему свои новые указания.
Куда помещать новое указание “Правило”?
Документы, в которых есть указания (инструкции и правила), можно разделить на 4 типа:
Первый - указания, которые относятся не к одной должности, а минимум для 2х. Их можно помещать в один документ, с названием “Правила компании” или “Оргполитика” (Организационная политика). По аналогии с законами, которые относятся сразу ко всем людям в стране или некоторым группам.
Например, “Режим работы офиса/склада”, “Правила распределения отпусков”, “Правила по оплате счетов”.
Второй - регламенты - это документы, который устанавливают правила, порядок и стандарты выполнения процессов между подразделениями или сотрудниками. Обычно, там больше чем 1 участник, но может бы и один.
Они описывают, что должно быть сделано, кто отвечает за выполнение конкретных процессов и в какие сроки.
Например,
- “Регламент по организации монтажных работ” (там есть Инженера, Монтажники, Руководители проектов и др);
- “Регламент по работе с договорами поставщиков” (там есть Директор, Юрист, Менеджер по закупкам и др);
- “Регламент по проверке контрагентов” (там есть Сотрудник СБ, Юрист, Директор)
Из названий этих примеров сразу понятен какой конкретный процесс имеется в виду, а внутри указано кто за что отвечает и что конкретно и когда должен делать.
Третий - “должностные папки” (ДП) - это описание работы сотрудников для конкретной должности, в которых есть список обязанностей и инструкции как выполнять каждую из них, а также какие ожидаются результаты от их выполнения.
В ДП как раз и помещаются такие указания, как: “надо делать так - …” - для конкретной должности и конкретной ситуации.
Например, “ДП Кладовщика”, “ДП Бухгалтера”, “ДП Менеджера по продажам” и тд.
Важный нюанс, “должностные папки” это НЕ должностные инструкции, которые если кратко - являются кадровыми документами и в большей степени юридическими, чем практическими. Там пункты про то, что обе стороны должны друг другу и какие у них обязанности.
Например, в ДИ может быть такой пункт - “работник обязан следить за соблюдением пропускного режима”, а в “должностной папке” будет указано как именно он должен следить за этим режимом: когда начинать, что конкретно делать, в каких программах или журналах отмечать то-то и то-то, и чем это всё заканчивается, а также как поступать в “такой” ситуации, а как в “такой”.
Четвёртый - инструкции по работе в программах.
Например, “Как создать сделку в Битрикс”, “Как оформить заявку на отгрузку в 1С” или “Как произвести маркировку товара” и т.д.
Этих 4х типов вполне достаточно для удобной систематизации.
Резюме и план действий
- Назначьте ответственного за оформление правил и указаний руководителей.
- Перед тем, как записывать новое правило, пусть он убеждается, что оно новое.
- Применяйте рекомендацию про 4 типа документов.
----------------------------------
Приглашаем в наш Телеграм-канал.
Сопровождаем в разработке "Правил компании" и описанию работы сотрудника в "Должностных папках".
А также, помогаем настроить "Информационную панель руководителя" в "Ритме".